เมื่อนึกถึงการรวบรวมเวลาทำงานของพนักงานในแต่ละวัน เพื่อนำมาคำนวณขาดลามาสายของพนักงาน ส่วนใหญ่ HR จะทำการจัดทำรูปแบบ Excel แล้วนำมาใส่สูตรเพื่อคำนวณเวลาทำงานตามพฤติกรรมต่างๆ ของพนักงานแต่ละวัน ซึ่งต้องใช้เวลาอย่างมากจนไม่มีเวลาในการทำการวิเคราะห์พฤติกรรมการทำงาน การสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร การพัฒนาบุคคลากร เพราะต้องใช้เวลากับการตรวจสอบทุกตัวเลขการลงเวลาที่จดด้วยมือมากรอกเข้า EXCEL ลองคิดดูง่ายที่สุด พนักงาน 1 ท่าน ลงเวลา เข้าออก 2 ครั้ง ถ้าทำงาน 20 วัน เท่ากับมีจำนวนเวลา 80 รายการ ถ้ามีพนักงาน 20 ท่าน เท่ากับอย่างต่ำใน 20วันต้องมีรายการเวลาทำงาน 800 รายการ ซึ่งยังไม่รวมการบันทึกเวลาพัก เวลาเข้าโอที ออกโอที ฯลฯ ยังไม่รวมกับการบันทึกวันลาต่างๆในแต่ละวัน ลองคิดดูว่ากว่าจะรวบรวมได้ครบ และนำมาคำนวณจะใช้เวลามากมายเพียงใด
ถ้าคุณต้องการผลลัพธ์ของการทำงานในแต่ละวันของพนักงาน จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
HR จะต้องทำการรวบรวมข้อมูลทั้ง เวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน และ ต้องมีเงื่อนไขการทำงานที่เป็นข้อตกลงเวลาทำงาน ตามนโยบายของบริษัทที่ได้แจ้งให้กับพนักงานทราบว่าจะต้องมาทำงานเวลาใดบ้าง โดยในแต่ละบริษัทก็จะมีข้อตกลงในการทำงานที่อาจจะเหมือนกัน หรือ ต่างกัน และ ข้อตกลงพิเศษต่าง ๆ เช่นการทำงานควบกะ ควงกะ หรือข้อตกลงในการทำโทษหากผิดข้อตกลง การให้เพิ่มถ้าทำเกินข้อตกลง สำหรับในแต่ละบริษัทก็จะมีการกำหนดเงื่อนไขการมาทำงานของพนักงานแต่ละคน โดยแต่ละบริษัทอาจจะมีข้อตกลงเวลาทำงานที่ไม่เท่ากัน เช่น
บริษัท B : เป็นโรงงานอุตสาหกรรม มีเงื่อนไขการทำงานของพนักงานแต่ละกลุ่มไม่ตรงกัน เนื่องจากจะมีการทำงานทั้งในสำนักงานและโรงงาน โดยแบ่งเป็นเงื่อนไขข้อตกลงเวลาทำงาน ดังนี้
- พนักงานรายเดือน ประจำออฟฟิศ : เข้างาน 08.00 – 17.00 น. พัก เวลา 12.00 – 13.00 น. รูดบัตร เฉพาะตอนเข้างานและออกงาน
- พนักงานรายวัน กะเช้า : เข้างาน 08.00 – 17.00 น. พัก เวลา 12.00 – 13.00 น. รูดบัตรทั้งเวลาเข้าออกงาน และ เวลาพัก
- พนักงานรายวัน กะดึก : เข้างาน 20.00 น. ถึง 05.00 น. พัก เวลา 00.00 – 01.00 น. รูดบัตรทั้งเวลาเข้าออกงาน และ เวลาพัก
ซึ่งจะเห็นได้ว่า ถ้ายิ่งข้อตกลงเวลาทำงานมีหลากหลายเงื่อนไข หลายช่วงเวลา การที่จะต้องใช้ Excel มาเพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์นั้น ก็คงจะต้องมีการบันทึกข้อมูลที่เยอะพอสมควร ซึ่งในแต่ละวันจะต้องรวบรวมเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน และ จะต้องมาคำนวณหาผลลัพธ์แต่ละวัน ตามเงื่อนไขเวลาทำงานอีก ซึ่งคงจะต้องใช้เวลาไม่น้อยเลยทีเดียว ถ้าทางฝ่าย HR จะต้องคำนวณหาผลลัพธ์ด้วย File Excel ก็คงจะสร้างความยากลำบากให้ฝ่ายบุคคลเป็นอย่างมาก
ข้อด้อยของการใช้ Excel
1.ใช้เวลาในการทำงานเยอะมาก ยิ่งถ้าบริษัทไหนที่มีข้อตกลงเวลาทำงานมากกว่า 1 เงื่อนไขด้วยแล้ว ก็จะยุ่งยากมากในการคำนวณผลและตรวจสอบผลลัพธ์ต่างๆ
2.ถ้าจะต้องดำเนินการคำนวณด้วย Excel จะต้องมั่นใจว่ามีคนที่มีเวลาและมีความชำนาญทางด้าน Excel โดยเฉพาะสูตรที่ซับซ้อน เพื่อมาจัดการให้ตรงกับข้อตกลง
3.เจ้าหน้าที่ที่จะต้องมาดำเนินการจะต้องเป็นคนที่มีความแม่นยำสูงมาก เพราะข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานเป็นข้อมูลที่มีความความละเอียด หากไม่แม่นยำพอ อาจจะทำให้มีข้อโต้แย้งกับพนักงานได้
4.การตรวจสอบข้อมูลสรุปทำได้ยาก เพราะในการทำด้วย Excel จะต้องมี Sheet ที่เป็นรายละเอียดข้อมูลดิบ จะต้องมี Sheet ที่แสดงผลลัพธ์แต่ละวัน แล้วยังจะต้องมีข้อมูลที่เป็นสรุปแต่ละมุมมองต่างๆอีกมากมาย เพื่อนำมาวิเคราะห์การทำงานของพนักงานด้วย
5.ไม่มีสถานะเป็น DATA ที่เรียกใช้ข้อมูลช่วงไหนเวลาไหนก็ได้ เป็นเพียงตารางทำงาน ตามงวด ๆ ที่กรอกข้อมูลไว้เท่านั้น ซึ่งยากต่อการนำมาใช้เพื่อการสรุปสถิติ และ วิเคราะห์ เสมือนต้องลงตัวลขใหม่ทุกครั้งถ้าต้องการข้อมูลในช่วงเวลาที่ไม่ตรงงวดที่ทำไว้
การจัดการเวลาทำงานของพนักงานด้วย ระบบประมวลผลบันทึกเวลา ของ BUSINESS PLUS HRM
ช่วยให้ท่านใช้เวลาในการจัดการน้อยลง รวมถึง ระบบที่มีความแม่นยำสูงก็จะช่วยให้การตรวจสอบต่างๆสะดวกมากขึ้นอีกด้วย โดยจะขอแนะนำระบบการประมวลผลบันทึกเวลา ของ โปรแกรม Bplus HRM ซึ่งจะช่วยให้การคำนวณผลลัพธ์ของเวลาทำงานให้กับท่านได้อัตโนมัติ ดังนี้
1.สามารถตั้งค่าข้อตกลงเวลาทำงานได้แบบไม่จำกัด
2.ในการแจ้งให้พนักงานทราบว่าจะต้องทำงานเวลาใด หรือ ที่ตามภาษาของ HR เรียกกันบ่อยๆ คือ การประกาศกะการทำงาน ถ้าท่านได้จัดการผ่านระบบก็สามารถทำได้โดยง่าย โดยจะกำหนด ทั้งเดือน หรือ ทั้งปี แบบล่วงหน้าได้
3.รับเวลาทำงานผ่านเครื่องบันทึกเวลา หรือ APPLICATION CHECK-IN (เหมาะสำหรับยุค NEW NORMAL)
ประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้งานระบบประมวลผลบันทึกเวลา ของ โปรแกรม Bplus HRM
- ช่วยลดเวลาในการทำงานให้น้อยลง ไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมเวลาทำงาน โดยระบบนำเข้าเวลาและคำนวณผลลัพธ์ให้เรียบร้อย
- ช่วยในการประมวลผล จะทำให้มีความถูกต้อง และ ความแม่นยำ และเป็นการทำงานโดยอัตโนมัติแทนคน และด้วยการที่สามารถกำหนดเงื่อนไขข้อตกลงเวลาทำงานต่างๆได้ ดังนั้น เมื่อทำการตั้งค่าไว้แล้ว ระบบจะคำนวณให้ได้ถูกต้องและมีความแม่นยำสูง
- ลดการจ้างพนักงาน : ในเมื่อจัดการทุกอย่างได้ในระบบ ก็สามารถลดคนทำงานให้น้อยลง
- เป็น DATA เป็นฐานข้อมูลที่สามารถจัดทำรายงานต่างๆที่ช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้น รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นรายงานแสดงรายละเอียดแต่ละวัน หรือ รายงานสรุปต่อเดือน และ สรุปต่อปี ทำให้สามารถช่วยตรวจสอบพฤติกรรมการทำงานของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว เป็นเครื่องมือที่นำข้อมูลมาวิเคราะห์นำเสนอได้ในหลายหลายมุมมอง อย่างอัตโนมัติ ไม่ต้องทำการรวบรวมทุกครั้งที่ผู้บริหารต้องการเรียกหารายงาน
BUSINESS PLUS HRM ช่วยโปรแกรมสำเร็จรูปที่ออกแบบมาเพื่องานฝ่ายบุคคลโดยเฉพาะเท่านั้นที่จะช่วยท่านก้าวพ้นจากการทำได้เพียง ADMIN HR ได้