รายการ	จำนวน	จำนวนเงิน
ไม่มีรายการ

Meeting Overload การประชุมมากเกินไปใช่จะดี

การประชุมถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารและประสานงานในองค์กร แต่ถ้าการประชุมเกิดมากเกินไป อาจส่งผลเสียต่อทั้ง ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และ บรรยากาศการทำงานโดยรวม ปัญหาเหล่านี้เรียกว่า Meeting Overload ซึ่งมักเกิดขึ้นได้จากความจำเป็นของการประชุมที่ไม่ชัดเจน หรือการจัดการเวลาที่ไม่เหมาะสม

ทำไม Meeting Overload ถึงเป็นปัญหา ?

ลดประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานเสียเวลาจากงานหลักไปกับการเข้าประชุมหลายครั้งต่อวัน
เพิ่มความเครียดและความเหนื่อยล้า การประชุมต่อเนื่องโดยไม่มีเวลาเว้นช่วงพัก ทำให้สมองและร่างกายเหนื่อยล้า
ลดความสร้างสรรค์และความคิดเชิงกลยุทธ์ พนักงานมีเวลาน้อยในการคิดวิเคราะห์และทำงานเชิงลึก
เสียเวลาโดยไม่จำเป็น บางครั้งผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้มีบทบาทหรือข้อมูลที่จะช่วยในการตัดสินใจ

น้องบีพลัสมีวิธีจัดการ Meeting Overload มาแนะนำ

1. ประเมินความจำเป็นของการประชุม ก่อนเรียกประชุม ควรตั้งคำถามว่า จำเป็นจริงหรือไม่ บางเรื่องสามารถแก้ไขด้วยอีเมล แชท หรือเอกสารแชร์ออนไลน์

2. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ทุกการประชุมควรมี วัตถุประสงค์ชัดเจน เช่น การตัดสินใจเรื่องสำคัญ การอัปเดตข้อมูล หรือการระดมไอเดีย การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจนมักจะล้มเหลวและเสียเวลา

3. จำกัดเวลาและจำนวนผู้เข้าร่วม กำหนดเวลาให้ชัดเจน เช่น 30–45 นาทีต่อการประชุม โดยเลือกเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรง เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

4. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม การประชุมออนไลน์ หรือเครื่องมือ Collaboration Tools เช่น Zoom, Teams, Notion, Slack สามารถลดการเดินทางและช่วยประหยัดเวลาได้

5. จัดตารางพักและลดความถี่ของการประชุม วางช่วงพักระหว่างการประชุมต่อเนื่องเพื่อให้สมองได้พัก ลดความถี่ของการประชุมที่ไม่จำเป็น เช่น ประชุมรายวันสามารถปรับเป็นรายสัปดาห์

ฝ่ายบุคคลและหัวหน้างานสามารถช่วย ควบคุม Meeting Overload

ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของการประชุม
สร้างแนวทางการประชุมที่ชัดเจน เช่น กำหนดเวลา วาระการประชุม และผู้เข้าร่วม
ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ เคารพเวลาของพนักงาน

การประชุมเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง แต่ถ้ามีมากเกินไป จะส่งผลเสียต่อพนักงานและสังคมการทำงาน การลด Meeting Overload ควร

ประเมินความจำเป็นก่อนเรียกประชุม
กำหนดวัตถุประสงค์และวาระชัดเจน
จำกัดเวลาและจำนวนผู้เข้าร่วม
ใช้เทคโนโลยีช่วยการสื่อสาร
จัดตารางพักและลดความถี่ของการประชุม

การปรับวิธีประชุมให้น้อยลงและมีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานมีเวลาโฟกัสงานสำคัญ แต่ยังสร้าง สังคมการทำงานที่สุขภาพดีและมีความสมดุล อีกด้วย

ที่มา hrnote.asia

หากคุณกำลังมองหาระบบเงินเดือนและ HR ที่ครอบคลุม เราขอแนะนำ Bplus HRM - โปรแกรมเงินเดือนครบวงจรสำหรับองค์กรไทย ที่รองรับทั้งแบบโปรแกรมเงินเดือน On-premise หรือโปรแกรมเงินเดือน on Cloud และโปรแกรมเงินเดือนแบบออนไลน์ใช้งานผ่านเว็บ ซึ่งโปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูปอย่าง Bplus HRM ไม่เพียงช่วยลดเวลาและความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน แต่ยังช่วยบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกระบบที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานและสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทยโดยเฉพาะ Bplus HRM คือทางเลือกที่คุ้มค่าและน่าเชื่อถือ สามารถติดต่อขอชมการสาธิตและทดลองใช้ระบบได้ที่เว็บไซต์ทางการของ Business Plus