Tailor Communication ปรับวิธีสื่อสารให้เหมาะกับแต่ละคน

          การทำงานร่วมกับคนหลากหลายบทบาท การสื่อสารแบบเดียวใช้ได้กับทุกคน แทบไม่เกิดขึ้นจริง Tailor Communication คือแนวคิดสำคัญที่ช่วยให้ HR และหัวหน้าทีมสื่อสารได้ตรงใจมากขึ้น ลดความเข้าใจผิด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน

• วิเคราะห์สไตล์การสื่อสารของแต่ละคน

แต่ละคนมีวิธีรับสารและประมวลผลข้อมูลต่างกัน บางคนชอบข้อมูลชัด กระชับ บางคนต้องการรายละเอียดและเหตุผล ขณะที่บางคนให้ความสำคัญกับความรู้สึกและบรรยากาศ HR ควรเริ่มจากการสังเกตพฤติกรรมการทำงาน การตั้งคำถาม และรูปแบบการตอบสนอง เพื่อเข้าใจว่าสไตล์การสื่อสารแบบไหนเหมาะกับแต่ละคน

• เลือกช่องทางที่เหมาะสมกับผู้รับสาร

ช่องทางการสื่อสารมีผลต่อความเข้าใจอย่างมาก บางเรื่องเหมาะกับการพูดคุยแบบตัวต่อตัว บางเรื่องควรใช้อีเมลเพื่อความชัดเจนและเป็นหลักฐาน บางคนเข้าใจง่ายจากแผนภาพหรืออินโฟกราฟิก ขณะที่บางคนต้องลองลงมือทำจริง การเลือกช่องทางให้ตรงกับผู้รับสารจะช่วยลดการตีความผิดและประหยัดเวลาในการทำงาน

• ปรับโทนเสียงและคำพูดให้เหมาะกับบุคลิก

โทนเสียง คำพูด และจังหวะการสื่อสารส่งผลต่อความรู้สึกของผู้ฟังอย่างมาก การพูดตรงเกินไปอาจทำให้บางคนรู้สึกกดดัน ในขณะที่การพูดอ้อมมากเกินไปอาจทำให้บางคนสับสน HR และผู้นำควรเลือกใช้ภาษาที่เหมาะสมกับบุคลิกของผู้รับสาร เพื่อให้สารที่ส่งไปถูกเปิดรับมากขึ้น

• ฟังและสังเกตปฏิกิริยา เพื่อปรับการสื่อสารให้ดียิ่งขึ้น

Tailor Communication ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียว การฟังอย่างตั้งใจและสังเกตปฏิกิริยา สีหน้า น้ำเสียง หรือคำถามที่ตามมา จะช่วยให้รู้ว่าสิ่งที่สื่อไปได้ผลหรือไม่ หากเห็นสัญญาณความไม่เข้าใจหรือไม่สบายใจ ควรปรับวิธีสื่อสารทันที

          บทบาทของ HR  การปรับวิธีสื่อสารคือหัวใจของการบริหารคน ไม่ว่าจะเป็นการให้ฟีดแบ็ก การสื่อสารนโยบาย หรือการแก้ปัญหาความขัดแย้ง เมื่อพนักงานรู้สึกว่า “เราเข้าใจเขา” ความไว้วางใจและความร่วมมือก็จะเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ Tailor Communication จึงไม่ใช่แค่ทักษะการพูด แต่เป็นทักษะเชิงกลยุทธ์ ที่ช่วยให้งาน HR และการทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพและยั่งยืนมากยิ่งขึ้น