การรับมือกับความต้องการของลูกค้า คือหนึ่งในเรื่องท้าทายในการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน เพราะบางครั้งลูกค้าไม่ได้ให้ข้อมูลที่ครบถ้วนเพียงพอต่อการทำงานตามที่ลูกค้าต้องการ ความคาดหวังในผลงานที่เกินกว่าขอบเขตงานที่ตกลงกันเอาไว้ หรือผลงานของเราอาจไม่ตรงกับความต้องการของลูกค้า จนต้องแก้ไขงานหลายครั้งกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ตรงตามความต้องการของลูกค้า จนอาจนำไปสู่การจ่ายเงินล่าช้ากว่าที่กำหนดได้ ความท้าทายเหล่านี้อาจทำให้คนทำงานรู้สึกเหนื่อยล้า และอาจทำลายความสัมพันธ์ในที่ทำงาน
การทำตามความต้องการของลูกค้าทั้งหมดโดยที่ไม่พิจารณาถึงความเป็นไปได้ และไม่รักษาผลประโยชน์ให้กับคนทำงาน ทำให้เราต้องสูญเสียมูลค่าทางธุรกิจมากมาย ไม่ว่าจะจากการต่อราคา การจ่ายเงินที่ล่าช้า แต่การผัดผ่อนไม่ยอมจ่ายเงิน ส่งผลให้การทำงานไม่ลื่นไหล ต้องสูญเสียทรัพยากรในการทำงานมากกว่าที่ควรจะเป็น ทำให้ความสัมพันธ์ในทีมแย่ลง เกิดความเครียด เพิ่มอัตราการลาออก และทำให้ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือขององค์กรแย่ลงตามไปด้วย
เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ ตรงตามความต้องการของลูกค้า และทำให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจและความประทับใจ น้องบีพลัส มีเคล็ดลับมาแนะนำ
1. ใจเย็นไว้ก่อน
การรับมืออย่างใจเย็นแสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการทำงานและแสดงถึงความทุ่มเทตั้งใจในการดูแลลูกค้า สงบสติอารมณ์เอาไว้ การแสดงความไม่พอใจกลับไป นอกจากจะไม่ช่วยแก้ไขอะไรแล้ว ยังทำให้ชื่อเสียงของคุณเสียหายอีกด้วย การโต้ตอบด้วยอารมณ์จะยิ่งเกิดผลลัพธ์และภาพลักษณ์ที่ไม่ดีตามมา
2. สื่อสารอย่างระมัดระวัง
การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยสร้างและรักษาสายสัมพันธ์กับลูกค้า เมื่อลูกค้ารู้สึกไม่พอใจ คุณยิ่งต้องสื่อสารอย่างระมัดระวังมากขึ้น ทั้งการเลือกใช้คำพูดและวิธีการพูด ระมัดระวังการเลือกใช้คำ และความหมายโดยนัยที่ลูกค้าอาจตีความได้จากคำพูดเหล่านั้น หากพบว่าเราและลูกค้ามีเคมีที่ไม่ตรงกัน และคุณไม่สามารถหาวิธีทำงานกับลูกค้ารายใดรายหนึ่งได้ การมอบหมายให้สมาชิกคนอื่นในทีมช่วยดูแลลูกค้ารายนี้ต่ออาจเป็นทางออกที่ดีที่สุด
3. ลูกค้าไม่เข้าใจงานของเรา อาจเป็นเพราะมีประสบการณ์ในเรื่องนี้น้อย
ทำความเข้าใจว่าลูกค้าบางรายมีอาจมีประสบการณ์เกี่ยวกับงานของคุณอย่างจำกัด จนทำให้ไม่เข้าใจความเฉพาะเจาะจง ความซับซ้อน และความท้าทายของงานบางโครงการ จึงอาจให้พวกเขาพูดสิ่งที่ฟังดูไม่ใส่ใจหรือพูดเรื่องผิด ๆ ออกมา การคิดว่าลูกค้ามี “ประสบการณ์ที่จำกัด” นี้จะช่วยเปลี่ยนมุมมองของคุณ และช่วยให้คุณรู้สึกเห็นอกเห็นใจลูกค้ามากขึ้น
4. อย่าเก็บมาคิดเป็นเรื่องส่วนตัว
เมื่อมีคนวิจารณ์งานของเรา ไม่ว่าลูกค้าจะเรียกร้องเกี่ยวกับคุณ งานของคุณ หรืออาชีพของคุณ ไม่ได้หมายความว่าเขากำลังวิจารณ์ที่ตัวคุณโดยตรง ให้คิดเสียว่าเป็นเรื่องงาน ต้องกำหนดขอบเขตเอาไว้ด้วยว่าพฤติกรรมที่ไม่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ผิด หากสถานการณ์เลวร้ายลง ให้คุณแสดงความเป็นมืออาชีพและแจ้งข้อกังวลเกี่ยวกับลูกค้าให้ผู้จัดการทราบ
5. แก้ปัญหาให้ตรงจุดและวัดผลได้
"ถ้าเราแก้ปัญหาตรงนี้ จะช่วยให้ผลงานดีขึ้นหรือไม่” หากลูกค้ายังไม่พอใจกับวิธีแก้ปัญหาที่คุณนำเสนอไป ให้ถามพวกเขาทันทีว่าต้องการให้คุณทำอะไรแทน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทั้งคู่คิดเห็นตรงกันเพื่อที่จะสามารถทำงานขั้นตอนต่อไปได้ตรงตามที่ต้องการ
6. ตอบกลับทันที
การตอบสนองที่ล่าช้ามักจะทำให้ลูกค้าไม่พึงพอใจ ควรรีบจัดลำดับความสำคัญให้ลูกค้าทันทีเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังดำเนินการแก้ไขอยู่ กำลังตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้น และแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังเร่งแก้ปัญหาให้ การรับทราบถึงความกังวลของลูกค้าและรีบสร้างการสื่อสารที่ดีตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจ
7. เมื่อทุกอย่างล้มเหลว ให้ลดการขาดทุนและเดินหน้าต่อไป
คุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้ หรือความคาดหวังของลูกค้าอาจไม่ตรงกับผลลัพธ์ที่คุณสามารถทำให้ได้ จนเกิดความเครียดและสิ้นเปลืองทรัพยากรของบริษัทจนอาจนำไปสู่การทำงานที่ไม่คุ้มกับรายได้ หากพิจารณาดูแล้วว่าไม่สามารถทำงานร่วมกันต่อได้จริง ๆ การปฏิเสธลูกค้าตามตรงจึงเป็นทางออกที่ดีและตรงไปตรงมาที่สุด เพื่อให้ลูกค้าค้นหาบริษัทใหม่ที่สามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการมากที่สุด
ที่มา JobsDB
