บริษัท อี-บิซิเนส พลัส จำกัด - ระบบโอนข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าเป็นใบรับสินค้าตามจำนวนรับจริง


    งานการรับสินค้า ที่หลายๆ กิจการมักพบปัญหาในการรับสินค้าจากใบสั่งซื้อ เช่น รับรายการผิดไม่ตรงกับใบสั่งซื้อ, รับสินค้าที่ไม่ได้สั่งซื้อ, รับสินค้าขาดไม่ครบตามใบสั่งซื้อ, บันทึกรับสินค้าผิดบาร์โค้ด, Supplier ส่งสินค้าและเปิดบิลเกินจากรายการที่สั่งซื้อ เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดมีผลต่อระบบสินค้าคงคลัง ไม่สามารถจำหน่ายสินค้าได้ เพราะการรับผิดพลาดจากจำนวนและรายการสินค้าที่บันทึกผิดพลาด ระบบภาษีซื้อที่ไม่สามารถนำส่งได้ทันเวลาจากการที่จัดการติดตามสินค้าและเอกสารที่ช้าไม่ทันต่อเหตุการณ์ ระบบเจ้าหนี้ในการชำระหนี้ผิดพลาด และท้ายที่สุดคือระบบบัญชีที่จะปิดงบไม่ได้
    ระบบโอนข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าเป็นใบรับสินค้าตามจำนวนรับจริง Business Plus Receive From Scan จึงออกแบบมาเพื่อควบคุมขั้นตอนการรับสินค้า ด้วยวิธีการสแกนสินค้าตามที่ Supplier จัดส่ง เพื่อระบบทำการเทียบข้อมูลกับใบสั่งซื้อในระบบ Business Plus Account & ERP เมื่อสแกนจนครบสินค้าที่ส่งมาทั้งหมด โปรแกรมจะสร้างเอกสารรับสินค้าให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องบันทึกใบรับสินค้าอ่านจากใบสั่งซื้อสินค้าอีกครั้งทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน ในกรณีที่พบรายการที่รับและสั่งซื้อไม่ตรงกัน คือจับคู่เทียบกันระหว่างการสแกนบาร์โค้ดสินค้าไม่ได้ ทำให้การรับสินค้ากับเอกสารใบสั่งซื้อพบว่ายังมีรายการสินค้าค้างที่หน้าจอโปรแกรมก็จะทำการปรับปรุงรายการในใบสั่งซื้อสินค้าทำให้ทราบถึงจำนวนสินค้าที่ค้างรับได้ หรือสแกนสินค้าที่ส่งมาเทียบจนครบตามใบสั่งซื้อแล้วแต่ยังมีของค้างกองไม่ได้สแกน ก็แสดงว่ามีการส่งของเกินกว่าที่สั่งซื้อ เป็นต้น
    นอกจากนั้นระบบยังเพิ่มความสะดวกในการบรรจุสินค้าลงกล่องที่ทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว โดยพิมพ์ใบปะกล่องเป็นการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน และทำให้การตรวจสอบสินค้าภายในกล่องทำได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนการทำงานมีรูปแบบง่าย ๆ ดังนี้

  1. ฝ่ายจัดซื้อ จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อส่งให้ Supplier โดยเอกสารใบสั่งซื้อ ระบบสามารถพิมพ์รหัสแท่งบาร์โค้ดคู่กับการแสดงเลขที่เอกสารสั่งซื้อในใบสั่งซื้อได้ เพื่อประโยชน์ในการบันทึกรับ


  2. เมื่อ Supplier จัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ ฝ่ายสโตร์จะมีหน้าที่ตรวจสอบรายการสินค้า ระหว่างสินค้าจริงเทียบกับใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง โดย
    2.1 บันทึกเลขที่ใบสั่งซื้อเพื่อเริ่มต้นการรับสินค้า หรือ ใช้เครื่องอ่านสแกนบาร์โค้ดเลขที่เอกสารสั่งซื้อแทน ซึ่งทำให้การทำงานได้รวดเร็วขึ้นป้องกันการผิดพลาดจากการคีย์ผิด ระบบจะโหลดข้อมูลเข้าโปรแกรม RcvFromScan เพื่อนำข้อมูลรายการสั่งซื้อมาตรวจสอบกับสินค้าจริงที่จะดำเนินการสแกนรับทีละรายการ
    2.2 เมื่อสแกนสินค้าที่ Supplier ส่งครบ เมื่อทำการปิดกล่อง โปรแกรมจะสร้างเอกสารใบรับสินค้าจากการซื้อให้อัตโนมัติตามรายการสินค้าที่สแกน ส่วนรายการสินค้าที่ไม่ได้สแกน โปรแกรมจะสร้างสถานะค้างรับทีใบสั่งซื้อเดิม เพื่อให้สามารถตรวจสอบแล้ว นำมาสแกนเพิ่มเติมภายหลังได้


  3. เมื่อทำการรับเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมสามารถพิมพ์ใบปะกล่องเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บสินค้าเข้าชั้นวาง ในโกดัง และเพื่อเป็นการยืนยันการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า และสามารถพิมพ์ใบ Packing List เพื่อให้ผู้บันทึก รับสินค้าลงชื่อยืนยันการรับสินค้า



    ระบบโอนข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าเป็นใบรับสินค้าตามการรับจริง Business Plus Receive From Scan จึง เป็นเครื่องมือช่วยลดข้อผิดพลาดและอำนวยความสะดวกให้งานการรับสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น