หัวหน้าไม่เห็นค่า ลูกน้องไม่เข้าหา HR ช่วยอะไรได้บ้าง

การจัดการปัญหาอย่างเร่งด่วน ระยะสั้น

หาก HR พิจารณาเห็นว่าจำเป็นต้องมีการพูดคุยกันทั้งสองฝ่าย เพื่อให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพและสำเร็จลุล่วงไปได้ ป้องกันไม่ให้เกิดการทำงานที่เกิดแรงเฉื่อย และด้อยประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่เกิดปัญหา HR ต้องเข้าพูดคุยกับทั้งหัวหน้างาน และลูกน้อง โดยเป็นการแยกพูดคุยแต่ละฝ่ายก่อน เพื่อประเมินสถานการณ์และรับทราบถึงมุมมองของทั้งสองฝ่าย เมื่อประเมินแล้ว พิจารณาว่า การให้ทั้งสองฝ่ายเผชิญหน้ากัน และพูดคุยกัน จะสร้างแนวทางออกที่เป็นบวก จึงจัดการพูดคุย โดยกำหนดประเด็นในการพูดคุย โดยชี้แจงวัตถุประสงค์ในการพูดคุยกับทั้งสองฝ่ายว่า เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน ในสิ่งที่ทั้งสองฝ่ายมีมุมมองที่ไม่ตรงกัน และเกิดการสื่อสารที่ไม่คลาดเคลื่อน หรือไม่สมบูรณ์ โดยประเด็นดังกล่าวทำให้เกิดผลกระทบในการทำงาน

โดย HR ทำหน้าที่เป็น facilitator และสามารถตั้งหัวข้อในการพูดคุย  ดังนี้

• สถานการณ์ที่เกิดขึ้น
• มุมมองของทั้งสองฝ่าย
• สิ่งที่ต้องทั้งสองฝ่ายอยากบอกให้ทราบ ซึ่งกันและกัน
• ร่วม brainstorm แนวทางแก้ไข
• สรุปแนวทางแก้ไขที่เป็น mutual understanding
• สิ่งที่ทั้งสองฝ่ายต้องการร้องขอ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาแนวทางเดิม
• Commitment จากทั้งสองฝ่าย

บทบาท HR ต้องเป็นคนกลางที่ประสานความสัมพันธ์ทั้งสองฝ่ายให้ดีขึ้น และ HR ต้องเป็นผู้ควบคุมกระบวนการพูดคุย โดยทำหน้าที่เป็น facilitator ทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจในมุมมองของแต่ละคน ในส่วนหัวหน้างาน สิ่งที่หัวหน้างานต้องมีหน้าที่ รับผิดขอบ ต่อภาพรวมผลการทำงานทั้งหมด และนำเสนอต่อผู้บริหาร การรายงานผล การแจ้งสาเหตุปัญหาที่พบ การกระตือรือร้นต่อการจัดการปัญหาของลูกน้อง มีผลต่อความสำเร็จของงานและภาพรวมขององค์กร

ในส่วนของลูกน้อง หน้าที่งานตรงหน้าที่ดูแล ความทุ่มเท พยายาม เวลาทำงานล่วงเวลาที่อุทิศให้กับบริษัท การใส่ใจในการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็ว มีความสำคัญที่ทำหน้าการทำงานสำเร็จลุล่วงได้ และประหยัดทรัพยากรต่างๆขององค์กรได้มากขึ้น HR ต้องทำบทบาทในการประสาน กระชับข้อความที่สื่อสานกัน สะท้อนสิ่งที่ทั้งสองฝ่ายต้องการ และผ่อนหนัก ผ่อนเบาในสถานการณ์การพูดคุย จนกระทั่งทั้งสองฝ่าย สร้าง commitment ในการทำงานกันต่อไป HR ควรปิดท้ายบทสนทนา โดย แสดงความชื่นชม ( Recognition )  ทั้งสองฝ่ายในการเปิดใจพูดคุย เพื่อนำไปสู่การแก้ไขปัญหาร่วมกันกัน และกล่าวถึงผลงานร่วมกันของแผนก ที่มีส่วนทำให้องค์กรเกิดความสำเร็จตามเป้าหมาย จากนั้น HR ควร follow up ว่าสถานการณ์ของทั้งสองฝ่ายดีขึ้นหรือไม่ ในทางปฏิบัติแล้ว หากทั้งสองฝ่ายมี commitment ร่วมกัน สถานการณ์จะดีขึ้น แต่หากไม่ดีขึ้น ต้องเรียกพูดคุยอีกครั้งถึง เพื่อปรับความเข้าใจกันต่อไป

การจัดการปัญหาแบบระยะยาว และสร้างความยั่งยืน

ควรสร้าง “Recognition Culture” ให้เกิดขึ้น องค์กรควรมีการวางรูปแบบวัฒนธรรมการสื่อสารที่กำหนดให้มีการสื่อสารกันเป็นประจำระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง และวางหัวข้อในการสื่อสารอย่างชัดเจน ในการพูดคุย สนทนา และวางเรื่องการชื่นชม ยินดี จะเสริมสร้างเรื่องการสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้างานและลูกน้องได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่น กำหนดการ event เดือนละ 1 ครั้ง เป็นการสนทนา พูดคุย สื่อสาร วัตถุประสงค์เพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าลูกน้อง และระหว่างทีม โดยตั้งชื่อการ event ให้เป็นทางบวกในการกระตุ้นขวัญกำลังใจ สร้างความเป็นหนึ่งเดียวกัน เช่น

1.Oneness Team monthly meeting

2.Moving onward Monthly Conversation

3.We are Great team monthly talk

4.Afternoon Coffee Happy Talk

จากนั้น วางแนวทางในการพูดคุยและเวลาในการจัด event ประมาณ 1- 1.30 ชม.

• Check in ความรู้สึกแต่ละคน ณ ขณะนั้น
• สิ่งที่เกิดขึ้นกับชีวิตส่วนตัว การทำงาน
• อยากขอบคุณใคร ในเดือนที่ผ่านมา เพราะอะไร
• อยากขอโทษใคร ในเดือนที่ผ่านมา เพราะอะไร
• และอยากชื่นชมใคร ในเดือนที่ผ่านมา เพราะอะไร
• อยากขอความช่วยเหลือ ความร่วมมือจากใคร เพื่อให้เราสามารถทำงานได้ดีขึ้น หรือผ่านพ้นสิ่งที่เป็นอุปสรรค ณ ปัจจุบันได้
• Commitment กับตนเอง เพื่อสร้างความรู้สึก แรงจูงใจในการทำงานต่อไป
• Check out ความรู้สึกแต่ละคน ก่อนจบ event

หัวหน้าเองควรทำหน้าที่เป็น Leader และ facilitator ในการจัดการพูดคุย และกล่าวถึงแต่ละคนในทีม ขอบคุณที่ทำงานร่วมกันมา และทำให้เป้าหมายทีมสำเร็จ ส่งผลต่อเป้าหมายร่วมขององค์กร หัวหน้าควรชื่นชมพนักงานที่มีผลการทำงานที่ดีเยี่ยม และบอกถึงคุณค่าที่พนักงานนั้นส่งมอบผลการทำงานที่ดี พร้อมทั้งให้กำลังใจในทีม ว่าสามารถช่วยเหลือทีมได้เช่นเดียวกัน หัวใจของการพูดคุยคือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ( Relation )  สร้างความเชื่อมั่นในทีมงาน ( Trust ) สร้างความผูกพันธ์ภายในทีม ( Engage ) ทำให้เกิดความร่วมมือร่วมใจ หากพิจารณาแล้ว คือการประยุกต์ใช้ CFR( Conversation Feedback and Recognition ) บางส่วน ในการบริหารงานแบบ OKRs ซึ่งแท้จริงแล้ว การ Recognition ให้ความชื่นชม ให้คุณค่า ให้ความสำคัญกับความรู้สึกของคน มิได้จำกัดที่รูปแบบการบริหารแบบใด แต่สำคัญคือผู้นำต้องเป็นตัวอย่างที่ดี ส่งเสริมการสื่อสารเชิงบวกนี้ให้เกิดขึ้น จนเป็นวัฒนธรรมการสื่อสารประจำกันภายใน เพื่อให้เกิดการเล็งเห็นคุณค่าในตัวพนักงาน จากหัวหน้างาน และความเข้าใจจากเพื่อนร่วมทีม

ต้องปลูกฝัง และสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารเชิงบวกนี้ ให้เกิดขึ้นในการทำงานให้เกิดขึ้น และทำอย่างต่อเนื่อง HR มีบทบาทในการวางรูปแบบและอธิบายกับหัวหน้างานในการดำเนินการ จากนั้น ช่วงสามเดือนแรก เข้าร่วมเป็น Observer จากนั้น จึงให้หัวหน้างานแต่ละแผนกดำเนินการเอง และส่งสรุปผลของ event ให้ HR ทราบ เพื่อสามารถเข้าช่วยเหลือ หรือสร้างกิจกรรมอื่นๆเพิ่มเติม เพื่อสนับสนุนให้พนักงานมีขวัญ กำลังใจ สร้างแรงจูงใจให้ดีขึ้น

ที่มา hrnote.asia