HR ควรรู้ ... สิ่งที่ควรทำเมื่อต้องแจกใบเตือน

          ใบเตือน (Warning Letter) เป็นเอกสารที่นายจ้างใช้สื่อสารถึงพนักงานเมื่อพบพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือการทำงานที่ไม่ได้ตามมาตรฐานขององค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อแจ้งให้ทราบถึงปัญหาและโอกาสในการปรับปรุงตัวก่อนที่จะเกิดมาตรการที่รุนแรงขึ้น เช่น การพักงานหรือการเลิกจ้าง

สิ่งที่ HR ควรทำเมื่อต้องแจกใบเตือน

1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว

   การสื่อสารแบบตัวต่อตัวช่วยลดความรู้สึกอับอายและแสดงให้เห็นถึงความจริงใจในการแก้ปัญหา

2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ

   การดำเนินการอย่างรวดเร็วช่วยแสดงให้เห็นถึงความจริงจังและลดความคลุมเครือ

3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัว

   ระบุให้ชัดเจนถึงผลที่ตามมาหากปัญหายังคงอยู่ เช่น การพักงานหรือการเลิกจ้าง

4. ขอลายเซ็นพนักงาน

   ลายเซ็นในใบเตือนเป็นหลักฐานว่าพนักงานได้รับทราบเรื่องนี้ แม้พนักงานจะไม่เห็นด้วย

5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ

   การอ้างอิงข้อมูลที่ชัดเจนและตรวจสอบได้ช่วยลดข้อโต้แย้ง

6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง

   ความถูกต้องของเอกสารช่วยลดความเสี่ยงต่อความเข้าใจผิดและปัญหาทางกฎหมาย

7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย

   เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการแจกใบเตือนเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน

และสิ่งสำคัญ

• ใบเตือนควรเป็นส่วนหนึ่งของแผนพัฒนาพนักงาน
• ควรใช้แนวทางที่สร้างสรรค์และมุ่งแก้ไขปัญหา
• การให้โอกาสพนักงานปรับปรุงตัวก่อนดำเนินมาตรการขั้นต่อไปช่วยสร้างความยุติธรรมในองค์กร

ที่มา hrnote.asia