เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา 1 คน HR ต้องทำอย่างไรบ้าง

BUSINESS PLUS HRM ขออนุญาตแชร์ความรู้วิธีการที่ระบบจะเข้ามาช่วยงาน HR ในส่วนใดได้บ้างเพื่อความสะดวกต่อ HR มือใหม่ เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา 1 ท่าน HR ต้องทำอย่างไรบ้าง

1.เมื่อตกลงรับพนักงานใหม่

1.1.จัดทำสัญญาจ้างงาน ประกาศนโยบายพรบ.คุ้มรองข้อมูลส่วนบุคคลให้พนักงานทราบและยินยอม

1.2.หน้าที่ความรับผิดชอบตาม JD

1.3.จัดทำแฟ้มทะเบียนพนักงาน / เก็บข้อมูลจากการสมัครงาน

2.ประชาสัมพันธ์แจ้งพนักงานใหม่ให้พนักงานองค์กรทราบ

2.1.แจ้งต้นสังกัด เพื่อการพัฒนาพนักงานและประเมินผล เช่น การทำตามกระบวนการ On-boarding

2.2.ประชาสัมพํนธ์ล่วงหน้าเพื่อแนะนำพนักงานให้องค์กรทราบ  ผ่านสื่อต่างๆที่องค์กรมี

2.3.ประชาสัมพันธ์ต้อนรับพนักงานใหม่ในวันแรกที่พนักงานมาเริ่มงาน

3.เก็บข้อมูลเพื่อการจ่ายเงินเดือน/ค่าแรง พร้อมส่งมอบบัตรพนักงาน

3.1.กรณีใช้เครื่องบันทึกเวลาจัดเก็บ เช่น ลายนิ้วมือ หรือ ใบหน้า เป็นต้น

3.2.บัตรพนักงาน

3.3.เลขที่บัญชีเพื่อโอนเงินเดือน

4. ปฐมนิเทศพนักงาน

4.1.แนะนำความเป็นมาขององค์กร สินค้าบริษัท

4.2.กฎระเบียบ

4.3.สิทธิต่าง ๆ เช่น  สิทธิการลา สวัสดิการต่างๆ  การเบิกต่าง ๆ เป็นต้น

5.แจ้งรับพนักงานใหม่กับหน่วยราชการ / สถาบันการเงิน

5.1. แจ้งประกันสังคม

5.1.1 พนักงานที่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันคนแล้วยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1)

5.1.2 พนักงานยังไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน

(สปส. 1-03/สปส.9-02)

5.2. กองทุนเงินทดแทน

แจ้งแบบรายงานสภาพการจ้างงานและสภาพการทำงานของบริษัท แบบ คร.11

5.3.กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)การสมัครและแจ้งกับสถาบันการเงิน

6.การฝึกอบรม /กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

6.1. ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบกิจการ (แบบ สท.1 และ สท.4) เมื่อมีลูกจ้างใหม่ทำให้องค์กรมีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป ยื่นสท.1และสท.4 ยื่นกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

6.2. อบรมหลักสูตรพื้นฐานและเฉพาะทาง บันทึกประวัติการอบรม นำส่งผลการอบรม ให้กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน (กรณีองค์กรมีพนักงานครบ 100 คนขึ้นไป)

7. กรณีพนักงานครบ 100 คน ขึ้นไป ดำเนินการ จ้างงานผู้พิการ อัตราส่วน  100: 1 คน โดย

7.1 ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบกิจการ (แบบ สท.1 และ สท.4) เมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป

7.2.แจ้งเข้าผู้พิการ ตามอัตราส่วน 100: 1  แจ้งตามมาตรา 33 ยื่นแบบ สปส.1-03/1,สปส.1-03,สปส9-02 ของประกันสังคม

8.ประเมินผ่านทดลองงาน

9. กรณีพนักงานใหม่ทำให้องค์กรมีพนักงาน ครบ 50 คนขึ้นไป

ดำเนินการ จัดตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการ อย่างน้อย 5 คน ส่งให้ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานพื้นที่ โดย

10.สวัสดิการที่ต้องจัดอย่างน้อยตามกระทรวงแรงงานกำหนด เมื่อมีพนักงานใหม่ทำให้องค์กรมีจำนวนพนักงานครบตามอัตราที่กำหนด

รายละเอียดต่าง ๆเราจะขอแชร์พร้อมกับแนะนำให้สมาชิกที่ใช้ BUSINESS PLUS HRM ทราบไปด้วยว่าระบบช่วยงานได้ในส่วนไหนบ้างอย่างไรไปด้วยดังนี้  

1.เมื่อตกลงรับพนักงานใหม่

1.1.จัดทำสัญญาจ้างงาน ประกาศนโยบายพรบ.คุ้มรองข้อมูลส่วนบุคคลให้พนักงานทราบและยินยอม

ในโปรแกรมเงินเดือน Business plus HRM หน้าจอแฟ้มประวัติพนักงานสามารถแนบเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานได้ เช่น แนบสัญญาจ้าง ใบสมัคร

1.2.หน้าที่ความรับผิดชอบตาม JD

1.3.จัดทำแฟ้มทะเบียนพนักงาน / เก็บข้อมูลจากการสมัครงาน

ฝ่ายบุคคล ทำการเพิ่มประวัติพนักงานใหม่ เข้าโปรแกรมเงินเดือน โดยบันทึกข้อมูลตามใบสมัครและข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

2.ประชาสัมพันธ์แจ้งพนักงานใหม่ให้พนักงานองค์กรทราบ

2.1.แจ้งต้นสังกัด เพื่อการพัฒนาพนักงานและประเมินผล เช่น การทำตามกระบวนการ On-boarding

ฟังก์ชั่นแจ้งข่าวของ HRM Connect แจ้งต้นสังกัดเพื่อเตรียมความพร้อมเตรียมแผนงานสำหรับพนักงานใหม่

หากมีการเซ็นสัญญาจ้างเข้าทำงานแล้ว HR กดเมนูแจ้งข่าว ที่เชื่อมกับ Application  HRM Connect  แจ้งต้นสังกัดของพนักงานให้ทราบ เพื่อให้แต่ละฝ่าย เตรียมแผนงานสำหรับพนักงานใหม่ ในลำดับถัดไป

เลือกเฉพาะพนักงานที่ต้องการ แนบไฟล์เอกสาร ระบุรายละเอียดเนื้อหาตามต้องการได้ ฟังก์ชั่นนี้รวมถึงการแจ้งหัวหน้างานในต้นสังกัดของพนักงานได้เช่นเดียวกัน เพื่อแจ้งให้ต้นสังกัดเตรียมพร้อมแผนงานสำหรับพนักงานใหม่

หัวหน้างานต้นสังกัดจะได้รับข้อความในแอพพลิเคชั่น HRM Connect จากฝ่ายบุคคลทันที

2.2.ประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าเพื่อแนะนำพนักงานให้องค์กรทราบ  ผ่านสื่อต่างๆที่องค์กรมี

การประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่างๆหรือประกาศของ HR สามารถใช้ เมนูแจ้งข่าวอื่นๆ ที่เชื่อมกับ ระบบ HRM Connect แจ้งข่าวในโปรแกรมเงินเดือนพนักงานทุกคนก็จะได้รับข้อความในแอพพลิเคชั่น  HRM Connect ทันที สามารถแนบไฟล์รูปเพิ่มเติมได้

พนักงานทุกคนในองค์กรจะได้รับข้อความใน APP HRM Connect ในหมวดข้อมูลจากฝ่ายพัฒนาบุคลากรพร้อมกัน

2.3.ประชาสัมพันธ์ต้อนรับพนักงานใหม่ในวันแรกที่พนักงานมาเริ่มงาน

การประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่างๆหรือประกาศของ HR สามารถใช้ เมนูแจ้งข่าวอื่นๆ ที่เชื่อมกับ ระบบ HRM Connect แจ้งข่าวในโปรแกรมเงินเดือนพนักงานทุกคนก็จะได้รับข้อความในแอพพลิเคชั่น  HRM Connect ทันที สามารถแนบไฟล์รูปเพิ่มเติมได้

พนักงานทุกคนในองค์กรจะได้รับข้อความใน APP HRM Connect ในหมวดข้อมูลจากฝ่ายพัฒนาบุคลากรพร้อมกัน

3.เก็บข้อมูลเพื่อการจ่ายเงินเดือน/ค่าแรง พร้อมส่งมอบบัตรพนักงาน

3.1.กรณีใช้เครื่องบันทึกเวลาจัดเก็บ เช่น ลายนิ้วมือ หรือ ใบหน้า เป็นต้น

พนักงานดาวโหลด APP Bplus HRM Connect > กดลงทะเบียน > กรอกข้อมูลเบอร์มือถือ กำหนดรหัส ผ่าน > เข้าใช้งาน > ยืนยันตัวตนแสดงชื่อ สังกัด บริษัท สามารถกดลงเวลาสำนักงาน แทนการใช้งานเครื่องสแกนนิ้ว สแกนหน้าได้เลย

3.2.บัตรพนักงาน

เมื่อทำการเพิ่มประวัติพนักงานในโปรแกรม พร้อมใส่รูปถ่ายพนักงาน สามารถพิมพ์บัตรพนักงานจากโปรแกรมได้

3.3.เลขที่บัญชีเพื่อโอนเงินเดือน

เมื่อรับพนักงานเข้ามา และแจ้งเปิดบัญชีที่ทางบริษัทกำหนดและพนักงานส่งหน้า book bank ให้ ฝ่ายบุคคลทำการเพิ่มข้อมูลในแฟ้มประวัติดังกล่าว

4. ปฐมนิเทศพนักงาน

4.1.แนะนำความเป็นมาขององค์กร สินค้าบริษัท

4.2.กฎระเบียบ

4.3.สิทธิต่าง ๆ เช่น  สิทธิการลา สวัสดิการต่างๆ  การเบิกต่าง ๆ เป็นต้น

เตรียมเปิดหลักสูตรอบรมพนักงานใหม่ผ่านระบบ e-Training กรณีการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ แจ้งกฎระเบียบข้อปฏิบัติ ทิศทางองค์กรต่างๆให้กับพนักงานใหม่ สามารถเปิดหลักสูตรอบรมในระบบ E-training ไว้ ดังตัวอย่าง จัดทำหลักสูตรปฐมนิเทศพนักงานใหม่ รุ่น 256406

กำหนดแผนฝึกอบรมประจำปี

เปิดตารางอบรมเมื่อมีการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ กำหนดรุ่นที่เปิดตารางการอบรมในแต่ละครั้ง

ตามที่ได้เปิดหลักสูตรอบรมปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไว้เรียบร้อยแล้ว หากถึงกำหนดวันที่พนักงานมาเริ่มงานแล้ว สารถเปิดหลักสูตรอบรมได้เลย  รวมถึงการบันทึกประวัติฝึกอบรมของพนักงานในแฟ้มประวัติ

หลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรมปฐมนิเทศพนักงาน สามารถให้พนักงานทำแบบทดสอบหลังการอบรมเพื่อประเมินพนักงานได้ทันที

หลังจากพนักงานทำแบบประเมินหลังอบรม HR สามารถติดตามผลการอบรมและประเมินพนักงานได้

หลังจากมีการปฐมนิเทศเรียบร้อยแล้ว HR ทำการปิดอบรม ระบบจะทำการบันทึกประวัติการฝึกอบรมในประวัติพนักงานให้เองอัตโนมัติ

5.แจ้งรับพนักงานใหม่กับหน่วยราชการ / สถาบันการเงิน

5.1. แจ้งประกันสังคม

5.1.1 พนักงานที่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันคนแล้วยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1)

การเตรียมไฟล์ส่งทะเบียนผู้ประกันตนที่เคยขึ้นทะเบียนแล้ว  Online  สามารถ ส่งออกไฟล์ รูปแบบ .DAT หรือ TXT  ได้ โดยไปที่หน้าจอ งานเงินเดือน > ผลการคำนวณเงินเดือน > เมนูเตรียมดิสก์ > เลือก ส่งทะเบียนพนักงานย้ายสำนักประกันสังคม (สปส.6-08 ) > ระบุเดือนที่ต้องการนำส่งพนักงาน > กดสำเนา > หาที่ Save file จะได้เป็นไฟล์ SSOSENT_6-08.DAT สามารถนำไฟล์เข้าหน้าเว็บของประกันสังคม เพื่อนำส่งได้เลย

5.1.2 พนักงานยังไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03/สปส.9-02)

ทาง HR แจ้งเข้าประกันสังคมให้กับพนักงานได้ โดยมี 2 วิธี ดังนี้

• เรียกรายงาน สปส.1-03 ในโปรแกรม โดยมีตัวอย่างรายงาน ดังนี้
• ส่งข้อมูลรายชื่อพนักงานผ่านอิเล็คทรอนิคส์ ดังนี้

5.2. กองทุนเงินทดแทน

• แจ้งแบบรายงานสภาพการจ้างงานและสภาพการทำงานของบริษัท แบบ คร.11

5.3.กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี) การสมัครและแจ้งกับสถาบันการเงิน

โปรแกรมเงินเดือน Business Plus  Hrm สามารถ Export text file นำส่งรายชื่อผู้สมัครกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้

6.การฝึกอบรม /กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

6.1. ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบกิจการ (แบบ สท.1 และ สท.4) เมื่อมีลูกจ้างใหม่ทำให้องค์กรมีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป ยื่นสท.1และสท.4 ยื่นกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

6.2. อบรมหลักสูตรพื้นฐานและเฉพาะทาง บันทึกประวัติการอบรม นำส่งผลการอบรม ให้กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน (กรณีองค์กรมีพนักงานครบ 100 คนขึ้นไป)

ระบบ E-training รองรับการจัดทำหลักสูตรอบรมพร้อมบันทึกประวัติฝึกอบรม สามารถเรียกรายงานนำส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงานได้ กรณีพนักงานครบ 100 ขึ้นไป

ตัวอย่างรายงานประวัติการฝึกอบรมพร้อมค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างรายงาน รายชื่อพนักงานส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน

ระบบ E-training มีรายงานส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงานดังกล่าวรองรับ  ในกรณีที่ต้องการเรียกดูรายงานต่างๆเก็บเป็นแบบฟอร์มไว้ เนื่องจาก ข้อมูลส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงานดังกล่าวนี้ได้ปรับรูปแบบเป็นการยื่นผ่านระบบ E-service ทั้งหมดแล้ว

ยื่นแบบแสดงการจ่ายเงินสมทบกองทุนพัฒนาฝีมือแรงงาน -กรณีไม่มีการอบรมครบตามที่กฎหมายกำหนด แบบ สท.2

ตัวอย่างรายงาน สท. 2 ในระบบ E-training ของ Business plus

7. กรณีพนักงานครบ 100 คน ขึ้นไป ดำเนินการ จ้างงานผู้พิการ อัตราส่วน  100: 1 คน โดย

7.1 ขึ้นทะเบียนผู้ประกอบกิจการ (แบบ สท.1 และ สท.4) เมื่อมีลูกจ้างตั้งแต่ 100 คนขึ้นไป

7.2.แจ้งเข้าผู้พิการ ตามอัตราส่วน 100: 1 แจ้งตามมาตรา 33 ยื่นแบบ สปส.1-03/1,สปส.1-03,สปส9-02 ของประกันสังคม

8.ประเมินผ่านทดลองงาน

ในแต่ละเดือนที่รับพนักงานใหม่เข้ามา ต้องการมีการประเมินผ่านทดลองงาน ระบบสามารถเรียกรายงานพนักงานพ้นทดลองงานในแต่ละเดือนเพื่อเตรียมข้อมูลความพร้อมประเมินให้ต้นสังกัดแต่ละฝ่ายได้

หมวดรายงานในระบบ E-training สามารถเรียกรายงานสรุปผลการประเมินจากการอบรมแต่ละหลักสูตรได้

หมวดรายงานสถิติเกี่ยวกับการมาทำงานของพนักงาน

9. กรณีพนักงานใหม่ทำให้องค์กรมีพนักงาน ครบ 50 คนขึ้นไป

ดำเนินการ จัดตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการ อย่างน้อย 5 คน ส่งให้ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานพื้นที่ โดย

10.สวัสดิการที่ต้องจัดอย่างน้อยตามกระทรวงแรงงานกำหนด เมื่อพนักงานใหม่ทำให้องค์มีจำนวนพนักงานครบตามอัตราที่กำหนด

สวัสดิการแรงงานได้ถูกจัดแบ่งออกเป็น 2 ประเภท

1.สวัสดิการแรงงานตามที่กฎหมายกำหนด

2.สวัสดิการแรงงานนอกเหนือจากที่กฎหมายกำหนด

ซึ่งสวัสดิการแรงงานตามที่กฎหมายกำหนด เป็นสวัสดิการที่ได้มีการพิจารณาแล้วว่าเป็นสิ่งจำเป็นพื้นฐานสำหรับลูกจ้างในสถานประกอบกิจการ ซึ่งกฎหมายที่ใช้บังคับเพื่อให้สถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปต้องมีการจัดสวัสดิการประเภทนี้

(1) สถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป

1.ให้นายจ้างจัดให้มีน้ำสะอาดสำหรับดื่ม ห้องน้ำ และห้องส้วมอันถูกต้องตามสุขลักษณะและมีปริมาณเพียงพอแก่ลูกจ้าง

2.นายจ้างต้องจัดให้มีบริการเพื่อช่วยเหลือลูกจ้างเมื่อประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยในการปฐมพยาบาลหรือในการรักษาพยาบาล

(2) สถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป

ต้องจัดให้มีเวชภัณฑ์และยาเพื่อใช้ในการปฐมพยาบาลในจำนวนที่เพียงพอ อย่างน้อยตามรายการดังต่อไปนี้

(ก) กรรไกร

(ข) แก้วยาน้ำ และแก้วยาเม็ด

(ค) เข็มกลัด

(ง) ถ้วยน้ำ

(จ) ที่ป้ายยา 

(ฉ) ปรอทวัดไข้

(ช) ปากคีบปลายทู่

(ซ) ผ้าพันยืด

(ฌ) ผ้าสามเหลี่ยม

(ญ) สายยางรัดห้ามเลือด

(ฎ) สำลี ผ้าก๊อซ ผ้าพันแผล และผ้ายางปลาสเตอร์ปิดแผล

(ฏ) หลอดหยดยา

(ฐ) ขี้ผึ้งแก้ปวดบวม

(ฑ) ทิงเจอร์ไอโอดีน หรือโพวิโดน-ไอโอดีน

(ฒ) น้ำยาโพวิโดน-ไอโอดีน ชนิดฟอกแผล

(ณ) ผงน้ำตาลเกลือแร่

(ด) ยาแก้ผดผื่นที่ไม่ได้มาจากการติดเชื้อ

(ต) ยาแก้แพ้

(ถ) ยาทาแก้ผดผื่นคัน

(ท) ยาธาตุน้ำแดง

(ธ) ยาบรรเทาปวดลดไข้

(น) ยารักษาแผลน้ำร้อนลวก

(บ) ยาลดกรดในกระเพาะอาหาร

(ป) เหล้าแอมโมเนียหอม

(ผ) แอลกอฮอล์เช็ดแผล

(ฝ) ขี้ผึ้งป้ายตา

(พ) ถ้วยล้างตา

(ฟ) น้ำกรดบอริคล้างตา

(ภ) ยาหยอดตา

(3) สถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 200 คนขึ้นไป

ต้องจัดให้มีเวชภัณฑ์และยาเพื่อใช้ในการปฐมพยาบาลตามสถานประกอบกิจการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป

1.ห้องรักษาพยาบาลพร้อมเตียงพักคนไข้อย่างน้อยหนึ่งเตียง เวชภัณฑ์และยานอกจากที่ระบุไว้ในข้อ (2) ตามความจำเป็นและเพียงพอแก่การรักษาพยาบาล เบื้องต้น

2.พยาบาลตั้งแต่ระดับพยาบาลเทคนิคขึ้นไปไว้ประจำอย่างน้อยหนึ่งคนตลอดเวลาทำงาน

3.แพทย์แผนปัจจุบันชั้นหนึ่งอย่างน้อยหนึ่งคน เพื่อตรวจรักษาพยาบาลไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละสองครั้งและเมื่อรวมเวลาแล้วต้อง ไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละหกชั่วโมงในเวลาทำงาน

เนื้อหาอื่นที่น่าสนใจ

สิ่งจำเป็นพื้นฐานสำหรับกิจการที่ต้องจัดให้มี

เนื้อหาอื่นที่น่าสนใจ (พนักงานใหม่)

5 ขั้นตอนในการเตรียมการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่

7 วิธี SME ทำได้! ปั้นพนักงานใหม่ ให้กลายเป็นมือโปร

5 ขั้นตอนในการคัดเลือกพนักงานใหม่ ที่ทำให้การสัมภาษณ์ครั้งต่อไปง่าย! อย่างไม่เคยเป็นมาก่อน

พนักงานใหม่ควรปฏิบัติตัวอย่างไรในช่วงทดลองงาน

พนักงานใหม่ ต้องทำตัวอย่างไร