การจัดการสินค้าคงคลัง มีความสำคัญมากสำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะกับคนที่ทำ eCommerce เพราะนอกจากจะเป็นเรื่องยากแล้ว ยังมีต้นทุนที่สูง และ ใช้เวลานานอีกด้วย นั่นคือเหตุผลที่หลาย ๆ บริษัททั่วโลกลงทุนกับระบบ Inventory Management System กันมากมาย เพื่อลดปัญหาต่าง ๆ รวมถึงทำให้คลังสินค้าทำงานได้ง่ายขึ้น ซึ่งวิธีการที่ได้รับความนิยมกันมาช้านานก็คือ just-in-time (JIT) คือ ระบบทันเวลาพอดี (พัฒนาครั้งแรกจาก บริษัท TOYOTA ประเทศญี่ปุ่น)
แนวคิด : เพื่อลดปริมาณสินค้าคงเหลือให้เป็นศูนย์ หรือไม่มีการเก็บสินค้าไว้เลย ** โดยอาศัยความร่วมมือจากผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) ให้ส่งวัตถุดิบเข้ามาถึงที่ฝ่ายผลิตต้องการใช้พอดี หลักการ
1. ผลิตปริมาณที่ลูกค้าต้องการ
2. ผลิตให้ทันเวลาที่ลูกค้าต้องการ
3. ฝ่ายผลิตต้องไม่มีงานระหว่างทำค้างในกระบวนการผลิต
4. วิธีการผลิตต้องได้มาตรฐาน
5. งานทุกชิ้นต้องได้มาตรฐาน
6. ลดความสูญเสียจากขั้นตอนการผลิต
การจัดการสินค้าคงคลังแบบ just-in-time (JIT) นั้นช่วยให้ธุรกิจมีสมดุลระหว่างความต้องการของลูกค้า วัตถุดิบ และ ความต้องการการผลิต แต่ … การจะทำให้ JIT นั้นดำเนินการได้อย่างราบรื่น กระบวนการทาง Supply Chain จะต้องเป๊ะมาก เพื่อที่ทุกอย่างจะดำเนินการได้ตามขั้นตอนที่วางเอาไว้ ดังนั้นคุณเหมาะหรือไม่กับการจัดการสินค้าคงคลังแบบ just-in-time ? มาหาคำตอบไปด้วยกัน
ก่อนอื่นเลย Just-in-Time คืออะไร
Just-in-Time คือ ทางเลือกหนึ่งในการจัดการ Supply Chain ที่ช่วยลด Overhead Cost การจัดการสินค้าคงคลังแบบ JIT เป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้คุณสามารถสั่งซื้อ และ รับวัตถุดิบ หรือ ผลิตภัณฑ์ จากซัพพลายเออร์ของคุณในปริมาณที่ช่วยให้คุณสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องมีสินค้าคงคลังมากเกินไป (พูดง่าย ๆ คือ สั่งมาเท่าไหร่ผลิตแล้วขายหมดเท่านั้น ไม่มีเหลือ) แต่การจะทำ JIT ได้อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าต้องเป๊ะมาก ไม่ว่าจะเป็น การคาดการณ์ความต้องการของตลาด การขนส่ง หรือแม้แต่คุณภาพของ supplier ก็ส่งผลต่อการทำ JIT ด้วย
วัตถุประสงค์ของการทำ JIT
แน่นอนว่าการที่บริหารทุกอย่างให้พอดีแบบเป๊ะ ๆ ไม่ขาด ไม่เกิน ต้นทุนมาอันดับหนึ่งเลย สิ่งที่ได้ตามมาคือ การลด waste ที่เกิดขึ้นจากการทำงาน และ การเพิ่มประสิทธิภาพ
-
ลด deadstock : การผลิตมากเกินความต้องการของตลาด สามารถเกิดขึ้นได้เสมอ และ เมื่อเกิดการสะสมของสินค้าที่ขายไม่หมด จะทำให้เกิดของต้นทุนของเสียได้ ซึ่ง JIT จะช่วยลดการผลิตที่เกินความจำเป็น นำมาซึ่ง deadstock ที่ลดลง
-
ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการสินค้าคงคลัง : ค่าใช้จ่ายในการทำคลังสินค้านั้นสูงอยู่แล้ว การยิ่งมีสินค้าเยอะเกิดไปนั้นเป็นสิ่งที่ไร้ประโยชน์สำหรับคลังสินค้า เก็บเท่าที่พอขายให้ลูกค้าทันเวลา และ เพียงพอดีที่สุด
-
ทำให้กระแสเงินสดดีขึ้น : JIT นั้นทำให้เราไม่ต้องลงเงินก้อนใหญ่ไปการซื้อสินค้ามาสต็อก หรือ การเช่าคลังสินค้าขนาดใหญ่มาเพื่อเก็บของ ทำให้คุณมีเงินก้อนเพื่อมาหมุนให้ธุรกิจมากขึ้น
-
ทำให้ควบคุมการผลิตได้มากขึ้น : ด้วยการคาดการณ์ที่แม่นยำที่เกี่ยวกับ ความต้องการการผลิต และ ความต้องการสินค้าของลูกค้า ซึ่งทำให้พวกเขามีความยืดหยุ่น และ ควบคุมกระบวนการผลิตได้มากขึ้น
ความยากของระบบนี้คือ
-
ความเสี่ยงที่สินค้าจะขาดตลาด : อย่างที่กล่าว การที่ทุกอย่างจะตรงเวลา Just-in-Time ได้ กระบวนการต่าง ๆ ต้องเป๊ะมาก ๆ ไม่ว่าจะการขนส่ง การจัดหา การผลิต หรือแม้แต่ กระบวนการเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการผลิต การคาดการณ์ที่แม่นยำจะช่วยลดความเสี่ยงได้ แต่การคาดการณ์แน่นอนว่ามีโอกาสคาดเคลื่อนอยู่แล้ว
-
รบกวนกระบวนการอื่น ๆ ใน Supply Chain : การที่กระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง ไม่สามารถทำได้ตามแผนและเวลาที่วางไว้ ส่งผลต่อทุก ๆ กระบวนการได้เลย เพราะ เราไม่ได้มีการเผื่ออะไรไว้เยอะมาก ยกตัวอย่างเช่น เราสั่งสินค้ามาจากจีน เป็นวัตถุดิบในการผลิต แล้วอยู่ ๆ เรือขนส่งล่าช้า การผลิตที่ต้องดำเนินการต่อเนื่อง เพื่อให้สินค้ามีพอขาย จะได้รับผลกระทบไปด้วย
-
การคาดการณ์ความต้องการของตลาดต้องแม่น : หากคาดการณ์ไว้น้อยไป สินค้าขาดตลาด ผลเสียไม่ใช่แค่เรื่อง Opportunity Cost แต่อาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนไปซื้อสินค้าของคู่แข่งได้เลย
6 ขั้นตอนสำคัญเพื่อเริ่มทำ Just-In-Time
1. วางแผน : คุณต้องพัฒนาแผนการผลิตสินค้า เช่น ปริมาณสินค้าที่คุ้มค่าที่จะผลิตเท่าไหร่ แล้วใช้เวลาในการผลิตเท่าไหร่ เพราะข้อมูลเหล่านั้น จะต้องถูกส่งต่อไปให้ supplier ให้เตรียมของให้คุณได้ทันเวลา แนะนำให้ลองมอง process ต่าง ๆ ในการผลิต แล้ว lean process ก่อน ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็น หรือ กระบวนการที่ใช้เวลาแต่ไม่ได้สร้างมูลค่า
2. สื่อสารแผนให้คนในองค์กรทราบ : มีแผนแล้ว จะรู้คนเดียวไม่ได้ คำว่าทีมนั้นสำคัญ ทุกคนต้องเข้าใจทิศทางขององค์กรไปในทางเดียวกัน จะทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น นอกจากนี้การเตรียมความพร้อมทีมก็สำคัญ ส่งทีมไปอบรม หรือ ฝึกฝนทักษะที่จำเป็นเพิ่มเติม
3. รวบรวมข้อมูล และ ตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบัน : เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับระดับสต็อกปัจจุบันของคุณ และ เป็นสัญญาณเริ่มต้นของคุณ ว่ากระบวนการอื่น ๆ ใน supply chain มีความถูกต้อง
4. สื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องใน supply chain : ในการจัดการสินค้าคงคลังแบบ JIT ผู้ที่เป็น supplier นั้นมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของ JIT มาก ๆ การแชร์ข้อมูลซึ่งกันและกัน แจ้งสถานการณ์ต่าง ๆ กันโดยไม่ผิดบังนั้นเป็นสิ่งจำเป็น
5. สร้างระบบส่งสัญญาณ : เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณต้องสร้างสัญญาณที่แจ้งเตือนคุณ รวมถึง supplier ของคุณได้ว่า สินค้ากำลังจะหมดสต็อก ถึงเวลาเติมสต็อกแล้ว เป็นต้น การใช้ระบบ digital เข้ามาจะยิ่งดี เพราะสมัยนี้ การจะมาทำ Manual ก็คงไม่ไหว โดยเฉพาะบริษัทที่มีสินค้าหลาย SKU
6. จัดทำ KM (Knowledge Management) : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทำ JIT ของคุณได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดี และผู้เกี่ยวข้องทุกคนรับรู้ในกระบวนการทำอย่างชัดเจน รวมถึงทำการวัดประสิทธิภาพของ JIT และ เปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อกระบวนการทุกอย่างนิ่งแล้ว ควรทำข้อมูลเก็บไว้ เพื่อให้คนรุ่นหลัง หรือ ผู้ที่มารับช่วงต่อจากเราสามารถเริ่มงานได้ง่ายขึ้นด้วย
ที่มา www.scglogistics.co.th
