เป็นระบบที่เน้นช่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล ในเรื่องการพัฒนาฝึกอบรม บุคลากรเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกองค์กร การพัฒนาบุคลากรให้สามารถปฏิบัติงานที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญมาก การฝึกอบรมเป็นวิธีหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรให้มีคุณภาพตามที่องค์กรตั้งเป้าหมายไว้

ดังนั้นทุกองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรอย่างจริงจัง ซึ่งจำเป็นต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ การจะพัฒนาฝึกอบรมพนักงานองค์กรจำเป็นต้องวิเคราะห์และสำรวจความต้องการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับนโยบายความจำเป็นและงบประมาณ โดยจัดทำเป็นแผนฝึกอบรมประจำปีขึ้นมา กำหนดหลักสูตรอบรมพร้อมค่าใช้จ่ายและจัดทำตารางการอบรมสำหรับแผนกต่างๆ ในองค์กร สำหรับการฝึกอบรมก็ต้องมีการเตรียมขั้นตอนต่างๆ รวมถึง วิทยากรฝึกอบรม, สถานที่จัดการฝึกอบรม และแจ้งเตือนพนักงานให้เข้ารับการฝึกอบรม

ภายหลังการอบรมแล้ว ก็ต้องมีการเก็บประวัติการอบรมพร้อมบันทึกผลประเมินพนักงานและวิทยากร รวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ นอกจากนั้นยังต้องติดตามประสิทธิภาพและวัดผลหลังการอบรม เพื่อนำมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ชี้วัดขององค์กร และ สามารถนำข้อมูลไปแก้ไขปัญหา ปรับปรุง พัฒนาองค์กรให้เจริญก้าวหน้าเติบโตอย่างยั่งยืนได้ ซึ่งในรายละเอียดต่างๆ นั้น ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีการดำเนินงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนการรวบรวมและประเมินผลทั้งก่อนและหลังการอบรมอย่างมาก

BUSINESS PLUS จึงได้ออกแบบ Bplus e-Premium ส่วนพัฒนาฝึกอบรม(e-Training)) เพื่อเน้นช่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล ในเรื่องการพัฒนาฝึกอบรม

คุณสมบัติเด่นและการทำงานของระบบพัฒนาฝึกอบรม
  • ขั้นตอนการทำงานของระบบแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
    1. การเตรียมข้อมูลหลักสูตรอบรม
    2. การจัดทำแผนอบรมประจำปีและการเปิดอบรมหลักสูตร
    3. การประเมินผลอบรมและติดตามประสิทธิภาพหลังการอบรม
  • ระบบได้ถูกออกแบบมาตอบสนองความต้องการของทุกๆ คนในองค์กรตั้งแต่
    1. ผู้บริหาร
    2. ผู้จัดการแผนก
    3. ฝ่ายบุคคล
    4. พนักงาน
    5. วิทยากร

ผู้บริหาร

  1. จะทราบรายละเอียดหลักสูตรที่พนักงานต้องการจะอบรม เพื่อนำมาวิเคราะห์ว่า แต่ละหลักสูตรจะสามารถนำมาพัฒนาการทำงานของพนักงานให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง
  2. สามารถเข้ามาตรวจสอบงบประมาณการอบรม ตามที่ได้อนุมัติไว้ในระบบได้
  3. สามารถตรวจสอบผลหลังจากอบรมแต่ละหลักสูตร และเรียกรายงานตรวจสอบได้

ผู้จัดการแผนก

  1. ให้ข้อมูลหลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งงานภายในสังกัดแผนกของตนเองจำเป็นต้องเข้าอบรมแก่ทางฝ่ายบุคคล
  2. ให้ข้อมูลหลักสูตรที่แต่ละตำแหน่งงานภายในสังกัดแผนกของตนเองต้องการเข้าฝึกอบรมเพิ่มเติมเสริมทักษะแก่ทางฝ่ายบุคคล
  3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานโดยสามารถติดตามวัดผลการทำงานหลังผ่านการมาฝึกอบรมได้โดยให้ข้อมูลประเมินประสิทธิภาพหลังการอบรมของพนักงานในแผนกตนเอง แก่ทางฝ่ายบุคคล เพื่อทราบว่าการฝึกอบรมนี้มีผลต่อการพัฒนางานของแผนกตามเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่
  4. มีเมล์แจ้งเตือนไปยังผู้จัดการเพื่อให้ทราบรายชื่อของพนักงาน ในสังกัดที่จะเข้าอบรมในแต่ละหลักสูตร
  5. สามารถเข้ามายืนยันผู้เข้าอบรมในสังกัดของตนเองได้และสามารถคัดเลือกรายชื่อพนักงานที่ตรงตามคุณสมบัติเข้ารับการอบรม ในแต่ละหลักสูตรได้
  6. สามารถตรวจสอบประวัติการอบรมของพนักงานในสังกัดได้ เพื่อจะได้วิเคราะห์และตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละท่านผ่านการอบรมหลักสูตรใดแล้วบ้าง

ฝ่ายบุคคล

  1. ควบคุมกระบวนการฝึกอบรมได้อย่างเป็นระบบ
  2. ฝ่ายบุคคลสามารถช่วยควบคุมดูแลงบประมาณและค่าใช้จ่าย การจัดฝึกอบรมของแต่ละแผนกภายในองค์กรได้
  3. เก็บรายละเอียดหลักสูตรที่จะจัดเปิดอบรมให้แก่พนักงานได้ไม่จำกัดจำนวนหลักสูตร
  4. สามารถกำหนดคุณสมบัติของพนักงานที่จะเข้าอบรมในแต่ละแผนกได้ เพื่อช่วยเพิ่มความสะดวกในการเปิดอบรมประจำปี โดยระบบจะแสดงรายชื่อพนักงานตรงกับคุณสมบัติที่กำหนดไว้ในหลักสูตร
  5. สามารถเรียกรายงานตรวจสอบได้ว่ามีพนักงานคนใดบ้างที่คุณสมบัติตรงตามหลักสูตรแต่ยังไม่ได้เข้าอบรม เพื่อใช้สำหรับวิเคราะห์และวางแผนการอบรมในครั้งถัดไป
  6. จัดทำแผนการฝึกอบรมได้ทั้งในกรณีที่จัดเปิดฝึกอบรมตามที่ได้จากผลสำรวจ และกรณีที่เปิดให้มีการฝึกอบรมระหว่างปี ที่ทั่วๆ ไปเรียกกันว่า แผนฉุกเฉินเพื่อตอบสนองความต้องการเร่งด่วนได้
  7. รองรับแผนการพัฒนาบุคลากร เช่น กำหนดตำแหน่งงานที่ต้องการเข้ารับอบรม, กำหนดหลักสูตรที่ผู้อบรมต้องผ่านการอบรมหัวข้อพื้นฐานก่อน เป็นต้น
  8. เปิดอบรมหลักสูตรตามแผนการฝึกอบรมโดยสามารถจัดทำตารางการฝึกอบรมและกำหนดได้ว่าแต่ละรุ่น ให้อบรมช่วงวันใด, สถานที่อบรมใด. วิทยากรอบรม, ระบุพนักงานที่ต้องการฝึกอบรม โดยอิงตามแผนการอบรมที่จัดทำไว้ได้อย่างถูกต้องลดเวลาการทำงานของฝ่ายบุคคลอย่างมาก
  9. รองรับการบันทึกงบประมาณอบรมประจำปี ทั้งในส่วนของการขออนุมัติอบรมและเมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ก็สามารถเข้ามายืนยันการอบรมในระบบได้
  10. หลังจากที่อบรมเรียบร้อยแล้ว สามารถเข้ามาทำการปิดอบรมเพื่อสรุปค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการอบรมในแต่ละหลักสูตร และสามารถเรียกรายงานเพื่อตรวจสอบรายละเอียดได้
  11. สามารถเข้ามายืนยันได้ว่าพนักงานคนใดเข้ามาอบรมหรือไม่ได้เข้ามาอบรม และระบุสาเหตุที่ไม่ได้เข้าอบรมได้
  12. กำหนดดัชนีชี้วัดการฝึกอบรม เพื่อนำไปวัดผล KPI ภายในองค์กรในเรื่องของการฝึกอบรมได้ สำหรับการพัฒนาหรือเข้าระบบมาตรฐานต่างๆ เช่น ISO ในรุ่นและเวอร์ชั่นต่างๆ และสามารถกำหนดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ISO ในรายงานได้ เช่น รหัสเอกสาร, วันที่ประกาศใช้, วันที่สิ้นสุด เป็นต้น
  13. ลดความวุ่นวาย ที่ฝ่ายบุคคลต้องคอยแจ้งให้พนักงานทราบถึงคิวการอบรม โดยส่งอีเมล์แจ้งเตือนให้ผู้เข้าอบรมรับทราบก่อน ถึงวันอบรมจริงและสามารถส่งอีเมล์แจ้งเตือนได้ไม่จำกัดครั้งจนถึงวันที่เริ่มอบรม ตลอดจนการแจ้งเตือนไปยังหัวหน้าของพนักงานผู้เข้าอบรมทราบได้ด้วย
  14. มีปฏิทินการฝึกอบรมที่สามารถดูตารางการเปิดอบรมได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ โดยแบ่งการแสดงผลปฏิทินตามลักษณะการใช้งานของพนักงานแต่ละคนได้ เช่น ฝ่ายบุคคล, ผู้จัดการแผนก,พนักงานทั่วไป เป็นต้น

โดยรวมแล้วฝ่ายบุคคลได้รับประโยชน์อย่างมาก ตั้งแต่

  1. ลดเวลาการรวบรวมหลักสูตรการจัดทำตารางอบรม
  2. ลดการค้นหาเอกสารหลักสูตรที่ต้องการ ด้วยการค้นหาตามหัวข้อประเภทหลักสูตรในระบบ
  3. สามารถจัดเก็บประวัติการฝึกอบรมพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวกในการสืบค้นและนำข้อมูลไปใช้ประกอบการพัฒนาเส้นทางก้าวหน้าของพนักงานต่อไปได้
  4. ลดเวลาการทำงาน มีเวลาเหลือสำหรับการพัฒนาบุคลากรมากขึ้น
  5. ออกรายงานส่งหน่วยงานราชการและรายงานภายในสำหรับวิเคราะห์ต่างๆ เพื่อเป็นประโยชน์ทั้งกับแผนก, ผู้บริหาร และองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
  6. ออกรายงานนำส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน โดยสามารถนำส่งรายชื่อพนักงานในระหว่างปีได้ โดยที่รายงานไม่แสดงชื่อพนักงานคนเดิมที่เคยนำส่งแล้ว

พนักงานจะได้รับประโยชน์

  1. อำนวยความสะดวกในการใช้งาน ในกรณีที่พนักงานไม่อยู่ประจำสำนักงาน สามารถใช้งานระบบผ่าน Internet ได้
  2. มีอีเมล์แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดการอบรม โดยระบบจะส่งอีเมล์ให้อัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดตามที่ทางฝ่ายบุคคลตั้งค่าไว้
  3. พนักงานทราบตารางการอบรมของตนเองล่วงหน้า ในรูปแบบปฏิทินที่ง่าย เพื่อวางแผนการทำงานที่สอดคล้องกับตารางการอบรม ส่งต่องานหรือมอบหมายงานเพื่อให้การทำงานต่อเนื่องไม่ติดปัญหาว่าต้องรอพนักงานท่านนั้นเพราะพนักงานไปอบรม
  4. พนักงานสามารถให้คะแนนประเมินความพึงพอใจและบอกถึงประโยชน์ที่ได้รับจากหลักสูตรที่ตนเองได้ไปอบรมเพื่อประโยชน์ในการวิเคราะห์ต่อไป เช่น เหมาะที่จะส่งพนักงานรุ่นอื่นๆ ไปอบรมต่อหรือไม่ หรือต้องเปลี่ยนสถาบัน หรือผู้บรรยาย
  5. สามารถตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมของตนเองได้

วิทยากร

  1. มีระบบเก็บผลการประเมินอบรมของพนักงานในแต่ละรุ่น พร้อมทั้งตัดเกณฑ์ประเมินตามคะแนนที่ได้ให้อัตโนมัติ
  2. บันทึกผลประเมินติดตามวัดประสิทธิภาพการทำงานหลังการฝึกอบรมในแต่ละรุ่นจากผู้จัดการแผนกพร้อมทั้งตัดเกณฑ์ประเมินตามคะแนนที่ได้ให้อัตโนมัติ

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรม

  1. ลดเอกสารแบบฟอร์มประเมินหลักสูตรที่ต้องพิมพ์ให้พนักงานใช้สำหรับประเมินหลักสูตรที่ได้ไปอบรมมา โดยให้พนักงานเข้ามาประเมินหลักสูตรผ่านระบบแทน
  2. พนักงานสามารถเข้ามาตรวจสอบดูประวัติการอบรมของตนเองผ่านระบบได้ ทำให้ช่วยลดเวลาการทำงานของฝ่ายบุคคลในการที่ต้องคอยตรวจสอบประวัติการอบรมให้แก่พนักงานแต่ละคน
  3. นำผลประเมินที่พนักงานประเมินความพึงพอใจและประโยชน์ที่ได้รับจากการอบรมหลักสูตรมาวิเคราะห์ต่อไปได้ว่า จะเปิดอบรมหลักสูตรนี้อีกหรือไม่ เพื่อจะได้จัดอบรมให้ตรงกับความต้องการและช่วยลดค่าใช้จ่ายในการอบรมหลักสูตรที่ไม่จำเป็นได้
  4. นำงบประมาณที่เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมมาตรวจสอบการใช้งบประมาณของแต่ละแผนกและนำไปเป็นข้อมูล ในการวางแผนงบประมาณการฝึกอบรมในปีต่อๆ ไปได้
  5. นำข้อมูลการฝึกอบรมของพนักงานมาวัด KPI ว่าได้ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรกำหนดไว้หรือไม่ เพื่อหาวิธีการพัฒนาศักยภาพของพนักงานต่อไป
  6. นำผลคะแนนการประเมินประสิทธิภาพ หลังการอบรมของพนักงานมาเป็นตัววัดได้ว่า พนักงานสามารถนำความรู้ที่ได้รับการฝึกอบรมมานั้น ประยุกต์ใช้กับงานให้เกิดประโยชน์ได้หรือไม่ และหลักสูตรที่อบรมนั้นเหมาะสมกับพนักงานหรือไม่
  7. สามารถตอบสนองความจำเป็นขององค์กรได้ แก้ไขปัญหาอุปสรรคจากการขาดแคลนพนักงานที่มีคุณภาพ ตลอดจนรองรับการขยายตัวของธุรกิจความก้าวหน้าขององค์กรได้
  8. สามารถสนองความจำเป็นของภารกิจที่เป็นปัญหาและของพนักงานได้
  9. ผู้เข้ารับการฝึกอบรมทราบถึงสิ่งที่ตนจะบรรลุจากโครงการฝึกอบรมทั้งวัตถุประสงค์ เนื้อหาวิชา ระยะเวลา ตลอดจนประโยชน์ที่จะได้รับจากการฝึกอบรม

พร้อมสรรพด้วยรายงานใช้ภายในองค์กร รายงานวิเคราะห์และรายงานสำหรับส่งหน่วยงานราชการ เช่น

  1. รายงานสรุปผลการประเมินอบรมของพนักงาน
  2. รายงานประวัติการฝึกอบรมพนักงาน
  3. รายงานสรุปยอดงบประมาณการฝึกอบรมและค่าใช้จ่ายแผนก
  4. รายงานสรุป KPI การฝึกอบรมของพนักงาน ฯลฯ
  5. แบบแสดงการจ่ายเงินสมทบกองทุนพัฒนาฝีมือแรงงาน (สท2)
  6. คำขอรับการรับรองหลักสูตรรายละเอียดที่เกี่ยวข้องและรายการค่าใช้จ่ายในการฝึกยกระดับฝีมือแรงงานและฝึกเปลี่ยนสาขาอาชีพ (ฝย/ฝป 2-1)
  7. คำขอรับการรับรองหลักสูตรในการฝึกยกระดับฝีมือแรงงานและฝึกเปลี่ยนสาขาอาชีพ (ฝป/ฝย 3)
  8. คำขอรับรองหลักสูตรในการฝึกยกระดับฝีมือแรงงานและฝึกเปลี่ยนสาขาอาชีพ (ฝย/ฝป 2-2)

e-Training 

Employees are valuable resource of any organization. Personnel Developing Platform are accurately and very important. However, Training is one of methodology to develop employee’s resource efficiency and meet the organization’s goal.

Therefore, every organization decided to focus on training and developing employees that need to perform consistently and systematically. To improve employees in the organization, the analysis survey is very important in accordance with the policy. Requirement and budgeting need to be determined as a training plan, schedule and cost for each department. Moreover, there still have to prepared for the specialist trainers and also inform employee by using notification alert

After Training process, there would have to keep both trainees and trainers ‘s record and evaluation after training including with all expenses. HR Department have to compare the objective indicators and resolve the sustainable growth for all transactions.

BUSINESS PLUS design and develop sustainable system call “Employee Relation System – Training (e-Training) to assist HR tasks for Training.

Key Features and Functionality of the system

  • The process is divided into 3 States as following
    1. Prepare data for Training Course.
    2. Prepare for annual training plan and course.
    3. Performance Evaluation after training.
  • The system has been designed to meet the requirement of everyone in the organization :
    1. Executive
    2. Manager
    3. HR
    4. Employees
    5. Trainer or Lecturer

Executive

  1. To determine details of the training course and analyst each course for employee’s performance improvement.
  2. Applicable to monitor training budget approval.
  3. Applicable to check and monitor result after each training course completed.

Manager

  1. Determine training information under each positioning with in Department to HR.
  2. Determine additional training information under each positioning to enhance employees skills to HR.
  3. Enhance Employees performance via can be tracked back and monitored performance each employees after training course completed. To ensure that each course can be effectively approached as a desired goal or not.
  4. Notification e-mail alert to Manager to determine a list of employees who affiliated to participant’s in each course.
  5. Be able to verify and select qualified participant under their own Department for each training course.
  6. Be able to check and analyze training record for qualified participant under their own Department.

Human Recourse

  1. Applicable to control training course systematically.
  2. HR can help to control all expenses and budget of training course for each department.
  3. Keep an unlimited detailed training course.
  4. To enhance for the ease of annual training course, specify qualification employees who attend the course by display selected name list that qualified within the curriculum.
  5. Be able to check report of qualified employees who meet the curriculum but still has not attended the training. To analyze and plan for the training course next time.
  6. Applicable to prepare for the training plan both opening course according to the survey and contingency plan.
  7. Support for Employees’ improving plan such as specify for job positioning that need to be trained, specify for upper curriculum that has to be passed all basic course before.
  8. Applicable to prepare and specify training schedule, training places, lecturer and qualified employees for each course based on training plan correctly, to reduce the time for HR.
  9. Capable to record and confirm for annual training budget in case both on process of approval request or already been approved.
  10. After each training course completed, there can close and conclude for all expenses each course and also can generate report for monitoring.
  11. Applicable to confirm whether any employees attend or not attend the course and also specify the reason.
  12. Determine the training indicators for KPI measurement in the organization, to improve and modify standardize as ISO (any version) : there can specify such as document code, announce and expire date etc.
  13. Reduce any complexity tasks for HR that have to inform employees about the training queue via e-mail notification with unlimited sending and also notify to manager as well.
  14. Provide training calendar that can view easily and effectively, separated to each positioning such as HR, Department Manager, and Employees etc.

Capable to print and submit the report to Department of Labor immediately, Overall, there will be very useful for HR as following :

  1. Reduce the time for training course schedule.
  2. Reduce the time for searching curriculum by the category topics for each course.
  3. Be able to keep the record of training course efficiently. And easy to search information selected to develop a path of further progress.
  4. Reduce working time, there have enough time for employee’ s improvement.
  5. Be able to generate report for government agencies and internal report for organization.
  6. Be able to generate the report to the Department of Labor by submitting list of employee during the year that reported by the anonymous employee previously remitted.
 

Employees

  1. Ease of use in case of any employees can connect to the system via using the internet.
  2. E-mail notification alert when close to the training program. The system will automatically send e-mail as HR set aside.
  3. Employees know the training schedule ahead of ourselves based on the calendar format, planning as consistency with the training schedule. And transmit all tasks continuously.
  4. Employees can weight their score satisfaction and determine the benefits from the training course to capitalize on further analysis such as Appropriate to send other employees to attend the course or not? Or need to change new institute or lecturer.
  5. Be able to recheck their own training record.

Trainer (Lecturer)

  1. Provide the evaluation system and keep record for each generation including rate cut by the score automatically.
  2. Keep the performance evaluation record after training course completed including rate cut by the score automatically.

Benefits Summary

  1. Reduce the evaluation forms via printing as hard copy. Employees can access to evaluate via the system.
  2. Reduce operating time because employees can check their training history record through the system.
  3. Be able to analyze the result of the employees’ satisfaction and benefit from the training course with possibility that the course will be opened again or not? In order to meet the training requirement and reduce unnecessary cost.
  4. Determine to check the budget and expense comparison for each department. And plan for the next year period.
  5. Capable to compare training record history to measure with the KPI’s organization to find out how to develop the potential of employees.
  6. Capable to use the training score to evaluate the effectiveness of the knowledge measurement, to measure whether appropriate or not ?.
  7. Applicable to meet the organization’s requirement via solving the lack of qualified employees and support to the organization‘ s expansion.
  8. Applicable to satisfy the needs and problem from employees.
  9. Participants know what they will achieve from the training program which have the objective and benefit that gain from the training.

Along with the analysis reports for both organization and government :

  1. Training evaluation Report for employees
  2. Training staff Report for employees
  3. Summary report for training budget and expenses
  4. Summary report for KPI‘s Training for employees
  5. Report for Department of Skill Development
 

ดาวน์โหลดไฟล์