จะบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างไร โดยไม่มี “เอกสารใบเสร็จ”
สำหรับรายจ่ายของกิจการ มักจะพบปัญหาบ่อยครั้งเกี่ยวกับการจ่ายค่าใช้จ่ายออกไป แต่ทางผู้ให้บริการไม่สามารถออกบิลใบเสร็จให้ได้ ทำให้นักบัญชีไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ หรือไม่ถือว่ารายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ทำให้สภาพทางการเงินของกิจการไม่ตรงความเป็นจริง และเมื่อกิจการมีค่าใช้จ่ายต่ำ สิ่งที่ตามมาคือคุณเสียภาษีมากกว่าความเป็นจริง
เพราะตามหลักของกรมสรรพากรแล้ว เงินที่จ่ายออกไปนั้นจะต้องมีหลักฐานการชำระเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น ถ้าไม่มีใบเสร็จรับเงิน ก็ต้องมีหลักฐานผู้รับเงิน ว่าเป็นจ่ายออกไปเพื่อใคร และสำหรับทำอะไร
ไม่มีบิล แล้วจะทำบัญชีอย่างไร
ยกตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่มักจะไม่มีใบเสร็จรับเงิน ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ
- ค่ารถแท็กซี่
- ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
- รถตู้โดยสาร
- ซื้อวัตถุดิบจากตลาดสด หรือ จากบุคคลธรรมดา
ในทางปฏิบัติผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าใช้จ่ายข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง โดยให้พนักงานที่ไปรับบริการหรือซื้อสินค้าเขียนรายการ และเซ็นต์ชื่อรับรอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
- ใบรับรองใบเสร็จรับเงิน
- ใบเบิกเงิน รายงานการเดินทาง
- ใบขออนุมัติ
รายละเอียดในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินทีควรมี
1.การออกใบแทนใบเสร็จรับเงิน จำเป็นต้องมี
- ชื่อหัวกระดาษระบุให้ชัดเจน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
- ชื่อบริษัท ที่อยู่บริษัท
- วัน เดือน ปี
- รายการที่จ่าย
- จำนวนเงิน ทั้งตัวเลข ตัวอักษร
- หมายเหตุ
- ชื่อผู้จ่ายชำระเงิน รับรองการจ่ายเงิน เป็นต้น
- ชื่อผู้อนุมัติการการจ่ายเงิน
2.รายละเอียดในการเขียนใบเสร็จรับเงินจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้
- ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ฯลฯ
- รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
- ขาไป: เดินทางจากบริษัทไปธนาคาร สาขาบางใหญ่ ค่าแท็กซี่ 200 บาท
- ขากลับ: เดินทางจากธนาคาร สาขาบางใหญ่ กลับบริษัท ค่าแท็กซี่ 200 บาท รวมเงิน 400 บาท
- ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น) จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ
ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้
ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน
1. ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
2. จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
3. โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย
**และหลักฐานการ หักภาษี ณ ที่จ่าย ในกรณีที่จ่าย 1000 บาทขึ้นไป**
Bplus ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพบริหารเงินทดรองจ่าย
- บริหารเงินทดรองจ่าย ตรวจสอบเงินทดรองจ่ายกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และเงินทดรองจ่ายคงเหลือของพนักงานผู้รับผิดชอบ
- ควบคุมเงินทดรองจ่ายต่อบุคคลได้หลายวงเงินตามประเภทของงานได้อย่างดีสมุดเงินสดแยกตามพนักงานผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบยอดตั้งเบิก และยอดเงินคงเหลือของผู้ถือเงิน
- ปิดช่องทางทุจริต ทั้งการอนุมัติจ่ายตาม Document control และการตรวจสอบกระทบยอด Reconcile
