การขายสินค้าหรือการให้บริการมีหลักฐานที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นใบรับที่แสดงการรับชำระเงินหากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็จะต้องมีใบกำกับภาษีมาเกี่ยวข้องนอกเหนือจากใบเสร็จรับเงินลักษณะของใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีจะต้องมีสาระสำคัญที่กฎหมายกำหนดไว้จึงจะถือว่าถูกต้องสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะใช้ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินในฉบับเดียวกันก็ได้
ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้วหรือลูกค้าได้ชำระเงินให้แล้วซึ่งรายละเอียดในใบเสร็จรับเงินต้องระบุข้อมูลสำคัญในการซื้อขาย ชื่อ-สกุล ที่อยู่อาศัย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีวันที่ทำรายการซื้อขายเลขที่ใบเสร็จรับเงินและรายการสินค้าหรือบริการ โดยตามกฎหมายกำหนดให้ออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งเมื่อราคาสินค้าหรือบริการมีมูลค่าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป
การทำธุรกิจในรูปแบบ บุคคลธรรมดา หรือ นิติบุคคล เมื่อลูกค้าจ่ายชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งเกิน 100 บาทผู้ขายมีหน้าที่ต้องออกเอกสาร"ใบรับ"ให้แก่ลูกค้า
บิลเงินสดสามารถใช้แทนใบรับได้เพียงแต่ต้องเพิ่มข้อมูลหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายกรณีผู้ขายไม่ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายมีโทษปรับ 500 บาท สำหรับบุคคลธรรมดาหมายเลขบัตรประชาชน = หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี "มาตรา 127 ทวิ กำหนดโทษเอาไว้" ไม่มีการออกใบรับหรือไม่ออกใบรับให้ในทันทีที่รับเงินหรือออกใบรับเป็นจำนวนเงินน้อยกว่าที่ได้รับหรือรับชำระราคาจริงต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าร้อยบาทหรือจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือนหรือทั้งจำทั้งปรับ
สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติม ตามลิงค์นี้เลยค่ะ : https://www.rd.go.th/publish/5203.0.html
นอกจากนี้ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการจะต้องเก็บต้นขั้วหรือสำเนาใบรับดังกล่าวไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ออกใบรับ หากไม่ปฏิบัติตามต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าร้อยบาท
ใบกำกับภาษีคืออะไร
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)จะต้องออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้าหรือบริการเพื่อเป็นหลักฐานแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการนั้นๆ รวมถึงแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มที่เก็บจากราคาสินค้าหรือบริการในแต่ละครั้ง
โดยทั่วไปแล้วเอกสารที่มีหลักฐานการจ่ายเงินสมบูรณ์ถูกต้องเป็นไปตามกฏหมายและสรรพากรยอมรับเอกสารรายจ่ายนั้นควรจะมีข้อความดังนี้
- ชื่อที่อยู่ของผู้รับเงิน/ผู้ขาย
- มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขบัตรประจำตัวประชาชนสำหรับบุคคลธรรมดา
- มีชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อ/ผู้จ่ายเงิน
- มีรายละเอียดสินค้า/บริการจำนวนเงิน
- เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ
แล้วจะต้องทำอย่างไรเมื่อซื้อของแล้วผู้ขายไม่ออกหลักฐานให้?
เมื่อซื้อของแล้วผู้ขายไม่ออกหลักฐานให้ สรรพากรได้กำหนดกรอบไว้ให้ผู้ประกอบการมีทางเลือก ดังนี้
- ทำใบรับเงิน ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ วันเดือนปีที่จ่ายรายการที่จ่ายเงินว่าจ่ายเป็นค่าอะไร จำนวนเงินและลายเซ็นผู้รับเงิน
- แนบสำเนาบัตรประชาชน
- แนบหลักฐานการจ่ายชำระอื่นๆประกอบ เช่น สำเนาเช็ค สำเนาใบ pay-in slip
- กรณีต้องมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องหักก็แนบสำเนาการหักภาษีประกอบด้วย
ข้อสรุป เรื่องของหลักฐานรายจ่ายมักถูกประเมินภาษีค่อนข้างบ่อย เช่น ใบเสร็จรับเงินไม่ระบุชื่อผู้ซื้อไม่มีหลักฐานการซื้อสินค้ามาแสดงดังนั้นบริษัทต้องเลือกซื้อสินค้าจากผู้ประกอบการที่ลงบัญชีถูกต้องออกบิลสมบูรณ์หรือทำตามหลักข้อหารือสรรพากรก็จะทำให้หลุดรอดปลอดภัยจากบ่วงภาษีได้
อ้างอิง https://www.wayaccounting.com
