ในกรณีเป็นค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ที่ไม่สามารถแยกการจ่ายได้ แต่ต้องการแยกการรับรู้ในการลงบัญชีกระจายไปในแต่ละแผนก เพื่อรองรับการปิดงบการเงินแยกแผนก สามารถบันทึกได้ในเอกสารใบสำคัญจ่าย หรือ ใบสำคัญทั่วไป โดยต้องทำการปันส่วนค่าใช้จ่ายตามสัดส่วนที่นโยบายบริษัทกำหนด แล้วนำมาบันทึก ซึ่งในเอกสารทั้ง 2 เอกสารจะสามารถเลือกแผนกสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละตัว และบันทึกรวมกันในเอกสารเดียวได้ จึงทำให้ลงบัญชีและออกงบกำไรขาดทุนแยกแผนกได้