1. วัตถุประสงค์
เพื่อควบคุมความถูกต้องในการใช้งานเช็คภายในระบบบัญชี ป้องกันการใช้เลขที่เช็คซ้ำซ้อน ซึ่งอาจก่อให้เกิดความสับสนหรือความผิดพลาดทางบัญชีและการเงิน
2. เป้าหมาย
-
ป้องกันความเสียหายจากการใช้เช็คผิดซ้ำ
-
ควบคุมกระบวนการทำงานของฝ่ายบัญชีให้เป็นระบบ
-
ลดความเสี่ยงจากการจัดการเช็คผิดขั้นตอน
-
ส่งเสริมให้มีแนวทางการยกเลิกเอกสารที่ปลอดภัยและไม่กระทบต่อข้อมูลเช็คเดิม
3. ประโยชน์
-
ป้องกันไม่ให้เช็คที่ถูกใช้ไปแล้ว ถูกนำกลับมาใช้ใหม่โดยไม่ตั้งใจ
-
เพิ่มความน่าเชื่อถือในข้อมูลบัญชี โดยเฉพาะรายการรับ/จ่ายเงินที่อ้างอิงเช็ค
-
ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจขั้นตอนการแก้ไขที่ถูกต้องเมื่อจำเป็นต้องยกเลิกเอกสาร
-
ลดภาระในการติดตามข้อผิดพลาดย้อนหลัง เช่น เช็คซ้ำ, การรับชำระซ้ำ หรือการจ่ายเงินผิด
4. วิธีปฏิบัติ
หากมีความจำเป็นต้องยกเลิกเอกสารที่เคยใช้เช็คเดิม เช่น เอกสารรับชำระหนี้หรือจ่ายเงิน ควรดำเนินการตามลำดับดังนี้:
✅ ขั้นตอนที่ถูกต้อง (เพื่อให้เช็คกลับมาใช้งานได้อีก):
-
เข้าเอกสารเดิม ที่อ้างอิงเลขที่เช็ค
-
เปลี่ยนช่องทางการชำระเงิน จาก เช็ค เป็น เงินสด หรือ เงินธนาคาร ** เพื่อให้ระบบถอดการผูกข้อมูลระหว่างเช็คกับเอกสารนั้น**
-
จากนั้นจึง ทำการยกเลิกเอกสาร ได้ตามปกติ
-
เมื่อยกเลิกเสร็จ เช็คเดิมจะกลับมาอยู่ในสถานะ "ยังไม่ถูกใช้" และสามารถใช้งานใหม่ได้
❌ วิธีที่ไม่แนะนำ:
สรุป
ระบบ Bplus ERP ออกแบบมาเพื่อรักษาความถูกต้องของการใช้เช็คโดยเฉพาะ หากผู้ใช้งานต้องการยกเลิกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเช็ค ควร เปลี่ยนวิธีการชำระเงินก่อน แล้วจึงยกเลิกเอกสาร เพื่อไม่ให้เช็คถูกล็อกสถานะและสามารถนำกลับมาใช้งานได้ใหม่ ช่วยให้การจัดการเอกสารและเช็คมีความปลอดภัย และไม่เกิดความสับสนในระบบบัญชี.
