Q : ยอด/ตัวเลขไม่ตรงควรเริ่มไล่จากไหน
A : เมื่อพบความแตกต่างของยอดข้อมูลในระบบ สิ่งสำคัญคือการหาสาเหตุให้ได้ก่อนการแก้ไข โดยการไล่ตรวจสอบอย่างเป็นขั้นตอนจะช่วยให้สามารถระบุจุดเริ่มต้นของความผิดปกติ และแก้ไขได้อย่างถูกต้องตรงจุด ซึ่งจะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการปรับปรุงรายการในภายหลัง
สาเหตุ :
- ยอดที่ไม่ตรงอาจเกิดได้จากหลายจุดในระบบ
- หากเริ่มตรวจสอบไม่ถูกจุด จะใช้เวลานานและหาได้ยาก
- การหาจุดเริ่มต้นของส่วนต่างจะช่วยจำกัดขอบเขตการตรวจสอบให้ชัดเจนขึ้น
วัตถุประสงค์ :
เพื่อตรวจสอบหาสาเหตุของยอดที่ไม่ตรงอย่างเป็นลำดับ โดยเริ่มจากระบุลักษณะของส่วนต่าง ช่วงเวลาที่เริ่มผิด โมดูลที่เกี่ยวข้อง และเอกสารต้นเหตุ ก่อนพิจารณาวิธีปรับปรุงรายการให้ถูกต้อง
เป้าหมาย :
- ระบุจำนวนเงินที่ต่างได้ชัดเจน
- ระบุช่วงเวลาที่เริ่มเกิดส่วนต่างได้
- ระบุได้ว่าส่วนต่างเกิดจากโมดูลใด
- หาเอกสารตัวแรกที่ทำให้ยอดเริ่มต่าง
- พิจารณาวิธีแก้ไขรายการได้ถูกต้องตามหลักฐาน
ขั้นตอนการปฏิบัติ :
1) ตรวจสอบยอดยกมา (Opening Balance Check)
ก่อนจะดูรายการระหว่างเดือน ต้องมั่นใจก่อนว่า "ต้นทาง" ถูกต้อง
- ตรวจสอบยอดคงเหลือยกมา : นำงบทดลอง (Trial Balance) ณ วันสิ้นงวดก่อน มาเทียบกับยอดยกมาต้นงวดนี้ว่าตรงกันหรือไม่
- เช็กความสมดุล (Balance) : ยอดยกมาฝั่ง Debit และ Credit ต้องเท่ากันเสมอ
- ตรวจสอบการปิดงวด : มีใครไป "ยกเลิกการปิดงบ" ของปีที่แล้วหรือเดือนที่แล้ว เพื่อแก้ไขข้อมูลหลังจากที่ยกยอดมาแล้วหรือไม่
- ตรวจสอบจำนวนเงินที่ต่าง : เริ่มจากระบุให้ชัดเจนว่ายอดต่างกันเท่าไร เพื่อใช้เป็นจุดตั้งต้นในการไล่หาสาเหตุ
2) ตรวจสอบรายการระหว่างงวด (Transaction Check)
หากยอดยกมาถูกแล้ว ให้มาดูรายการที่เกิดขึ้นในเดือนปัจจุบัน
- รายการที่ยังไม่ได้ Post ไม่ถูกบัญชี : ตรวจสอบว่ามีเอกสารที่มีการ Post การลงบัญชีไม่ถูกต้อง ผิดบัญชีหรือไม่
- รายการค้าง (Pending) : เช็กรายการที่อาจจะบันทึกค้างไว้แต่ยังไม่สมบูรณ์ เช่น บันทึกฝั่งเดียว หรือรายการที่รอการอนุมัติ
- การบันทึกซ้ำหรือข้ามงวด : ตรวจสอบวันที่ในเอกสาร (Document Date) ว่ามีการบันทึกวันที่ผิดเดือน หรือคีย์รายการซ้ำซ้อนหรือไม่
- ตรวจสอบช่วงเวลาที่เริ่มต่าง : เปรียบเทียบยอดเป็นรายงวดหรือรายวัน เพื่อดูว่ายอดเริ่มต่างตั้งแต่เมื่อไร และจำกัดช่วงเวลาที่ต้องตรวจสอบ
3) ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างโมดูล (Module Reconciliation)
ตรวจสอบว่าระบบย่อย (Sub-ledger) กับบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ตรงกันหรือไม่ พร้อมกับสามารถตรวจสอบต่อว่าส่วนต่างเกิดจาก Module ใด และหาเอกสารตัวแรกที่ทำให้ยอดเริ่มต่าง เมื่อพบต้นเหตุแล้วจึงพิจารณาตามหลักฐานว่าควรปรับปรุงผ่านสมุดรายวันทั่วไปหรือแก้ไขที่เอกสารต้นทาง
- สต็อกสินค้า : ยอดคงเหลือใน "รายงานสินค้าคงคลัง" ตรงกับ "บัญชีคุมสต็อก" ในแยกประเภทหรือไม่
- ลูกหนี้/เจ้าหนี้ : ยอดหนี้ค้างชำระรายตัว รวมกันแล้วตรงกับ "บัญชีคุมลูกหนี้/เจ้าหนี้" ในงบทดลองหรือไม่
- ธนาคาร : ยอดเงินสดในระบบ ตรงกับ Statement หรือใบสำคัญรับ-จ่ายจริงหรือไม่
4) ตรวจสอบการแก้ไขย้อนหลัง (History Log Check)
ตรวจสอบการกระทำที่ส่งผลต่อตัวเลขที่เคย "นิ่ง" ไปแล้ว
- การแก้ไขข้อมูลหลังการตรวจ : มีการเข้าไปแก้ไขหรือลบเอกสารในงวดที่เคยตรวจสอบเสร็จไปแล้วหรือไม่
- การปรับปรุงรายการ (JV) : ตรวจสอบใบสำคัญรายวันทั่วไป (Journal Voucher) ว่ามีการปรับปรุงยอดที่ส่งผลกระทบต่อบัญชีที่กำลังตรวจสอบอยู่หรือไม่
5) การประมวลผลใหม่ (System Recalculation)
บางครั้งอาจเกิดจาก Index ของฐานข้อมูล หรือการคำนวณสะสมในระบบคลาดเคลื่อน
- สั่ง Recalculate: ให้ระบบทำการ "ประมวลผลยอดสะสมใหม่" ตั้งแต่ต้นงวด เพื่อให้ระบบวิ่งยอด (Running Balance) ใหม่อีกครั้งตามฐานข้อมูลล่าสุด
- Refresh Reports: ตรวจสอบว่ารายงานที่เรียกดูเป็นข้อมูล Update ล่าสุดแล้วหรือยัง
ประโยชน์ที่ได้รับ :
- ช่วยลดเวลาในการค้นหาสาเหตุของยอดไม่ตรง
- ทำให้การตรวจสอบเป็นระบบและมีลำดับชัดเจน
- ช่วยระบุจุดผิดพลาดได้ตรงสาเหตุ
- ลดความเสี่ยงในการแก้ไขรายการผิดวิธี
