Q:ต้องการ กำหนดอัตราแลกเปลี่ยน โดยไม่ต้องไปแก้ทุกเอกสารทีละไฟล์
A:แนะนำไปที่ บัญชี ตั้งค่า สกุลเงิน เลือกสกุลเงินที่ต้องการ และคลิกขวาเลือก แก้ไข ระบุอัตราแลกเปลี่ยนที่ต้องการ กดบันทึก
สาเหตุ:
ปัจจุบัน เอกสารในระบบหลายรายการใช้อัตราแลกเปลี่ยนเดียวกัน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยน ผู้ใช้งานต้องเข้าไปแก้ไขเอกสารแต่ละรายการแยกกัน การดำเนินการดังกล่าวทำให้เสียเวลา และอาจเกิดความผิดพลาดของข้อมูลได้
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้สามารถกำหนดอัตราแลกเปลี่ยนจากจุดเดียวในระบบ และให้เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องใช้อัตราเดียวกันโดยอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการแก้ไขข้อมูลซ้ำซ้อน และทำให้การทำงานสะดวกมากขึ้น
เป้าหมาย:
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยน ผู้ดูแลระบบสามารถปรับปรุงข้อมูลได้จากจุดเดียวในระบบ อัตราแลกเปลี่ยนที่ปรับปรุงใหม่จะมีผลกับเอกสารที่จัดทำขึ้นภายหลังจากการแก้ไข ส่วนเอกสารที่จัดทำไว้ก่อนหน้า จะยังคงใช้อัตราเดิมตามข้อมูลที่บันทึกไว้ แนวทางนี้ช่วยให้การบริหารจัดการทำได้สะดวกขึ้น และไม่กระทบต่อข้อมูลเดิมที่ได้บันทึกไว้แล้ว
ผลลัพธ์/ประโยชน์:
-
ช่วยลดระยะเวลาในการแก้ไขและปรับปรุงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยน
-
ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขเอกสารหลายรายการ
-
ทำให้อัตราแลกเปลี่ยนในระบบมีความถูกต้อง สอดคล้อง และเป็นปัจจุบัน
-
เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของฝ่ายบัญชีและผู้ใช้งานระบบโดยรวม
-
ลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการทำงาน และช่วยให้สามารถควบคุมข้อมูลได้ง่ายขึ้น
