ในกรณีเป็นค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ที่ไม่สามารถแยกการจ่ายได้ แต่ต้องการแยกการรับรู้ในการลงบัญชีกระจายไปในแต่ละแผนก เพื่อรองรับการปิดงบการเงินแยกแผนก สามารถบันทึกได้ในเอกสารใบสำคัญจ่าย หรือ ใบสำคัญทั่วไป โดยต้องทำการปันส่วนค่าใช้จ่ายตามสัดส่วนที่นโยบายบริษัทกำหนด แล้วนำมาบันทึก ซึ่งในเอกสารทั้ง 2 เอกสารจะสามารถเลือกแผนกสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละตัว และบันทึกรวมกันในเอกสารเดียวได้ จึงทำให้ลงบัญชีและออกงบกำไรขาดทุนแยกแผนกได้
กรณีที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายทีละแผนก
1.ถ้าบันทึกหน้างานประจำวันซื้อขาย ไม่สามารถบันทึกหลายแผนกได้ 1 เอกสารสามารถบันทึกได้ 1 แผนก
2.ถ้าบันทึกหน้างานประจำวัน สามารถกำหนดแผนกได้ตามที่ต้องการ เช่น ค่าไฟ ต้องการแบ่งเป็น 2 แผนกคือ แผนกบริหาร กับแผนกผลิต สามารถคีย์รหัสค่าใช้จ่าย ได้ 2 บรรทัด แต่ละบรรทัดให้เลือกค่าใช่จ่ายว่าต้องการลงแผนกไหน
