1. วัตถุประสงค์- เพื่อให้การชำระเงินหนี้เป็นไปอย่างถูกต้อง โดยระบบต้องการให้หักยอดจาก ใบลดหนี้ที่คงค้าง ก่อนชำระเงินออกจริง เพื่อป้องกันการจ่ายเงินมากกว่าที่ควรจ่าย และเพื่อให้ยอดหนี้ที่เหลือสะท้อนตัวเลขสุทธิที่ถูกต้อง
2. เป้าหมาย - เพื่อให้ยอดการชำระเงินตรงกับยอดหนี้สุทธิ (ยอดหนี้ - ใบลดหนี้) เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเกินความจำเป็น เพื่อให้การเคลียร์เจ้าหนี้เป็นระบบ และไม่มีใบลดหนี้ค้างคาในระบบ
เพื่อให้การบันทึกบัญชีตรงตามหลักการบัญชีที่ถูกต้อง และสอดคล้องกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง
3. ประโยชน์- เพื่อให้สามารถชำระหนี้ ตามยอดคงเหลือได้อย่างถูกต้อง ทำให้ยอดเจ้าหนี้คงค้างในบัญชี ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้การกระทบยอด (reconciliation) ระหว่างเจ้าหนี้กับใบชำระเงินเป็นไปอย่างแม่นยำ
4.วิธีการปฎิบัติ
4.1 วิธีการบันทึกเอกสาร
1. เพิ่มเอกสารจ่ายชำระหนี้ จากนั้นเมื่อทำการใส่รหัสเจ้าหนี้ที่ทำการชำระ หน้าจอจะแสดงเอกสาร ที่มียอดค้างให้ ทั้งเอกสารตั้งหนี้และลดหนี้
กรณีที่ติ๊กชำระ แล้วไม่ได้ระบุกลุ่มนี้ ระบบจะแจ้งเตือน
ท่านจะต้องทำการระบุกลุ่มหนี้ (ใส่ตัวเลขใดก็ได้ ทั้งรายการใบลดหนี้และเพิ่มหนี้ เพื่อให้ระบบรู้ว่า จะต้องหักล้างหนี้กับบิลไหน) จากนั้น ทำการรวมยอดหนี้และระบุรายละเอียดการจ่ายชำระ ตามยอดหนี้ที่คงเหลือ ในลำดับถัดไปได้ ระบบจะถือว่าท่านทำการจ่ายชำระสมบูรณ์แล้ว
** กรณีที่อ่านจากใบขออนุมัติจ่ายและใบเตรียมเช็คจ่าย ระบบจะแสดงกลุ่มหนี้ให้อัตโนมัติ ท่านสามารถทำการระบุรายละเอียดชำรได้เลย
