การบริหารการหยุดงานหรือ Absence Management เป็นกระบวนการที่บริษัทหรือองค์กรใช้ในการจัดการกับการขาดงานหรือการลาของพนักงานในวันที่พวกเขาไม่สามารถทำงานได้เนื่องจากเหตุผลต่าง ๆ เช่น การป่วย, วันหยุดประจำสัปดาห์, การลาพักร้อน, หรือเหตุสุดวิสัยอื่น ๆ ที่อนุญาตให้พนักงานลางานได้ตามนโยบายของบริษัท
การบริหารการหยุดงานมีความสำคัญเนื่องจากมีผลต่อผลผลิตและประสิทธิภาพขององค์กร การจัดการการขาดงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้บริษัทสามารถดำเนินงานได้ตามปกติแม้ว่าจะมีการลาของพนักงานก็ตาม เป็นนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติที่องค์กรจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ
- ควบคุมให้การหยุดงานของพนักงานเป็นไปตามความจำเป็นและเป็นจริง ตามที่กฎหมายและองค์กรกำหนด
- ให้มีขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อการพิจารณาอนุมัติและจดบันทึก
- ให้มีแผนงานทดแทนงานของผู้หยุดงาน เพื่อรักษาความสม่ำเสมอในการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จำเป็นต้องหยุดงานในระยะยาว เช่น การคลอดและดูแลบุตร
น้องบีพลัสจะพามาดู ขั้นตอนและประการสำคัญในการบริหารการหยุดงาน การทำให้นโยบายและระเบียบเรื่องการหยุดงานมีประสิทธิผลสูงสุด
1. อบรมผู้บริหารและหัวหน้างาน ปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ด้วย โดยเฉพาะหัวหน้าหน่วยงานจะต้องได้รับการอบรมให้สามารถอธิบายให้พนักงานของตนได้ทราบว่านโยบายและระเบียบเหล่านั้นมีความหมายและการนำไปใช้ปฏิบัติอย่างไร ประเมินผลการขาดงานของพนักงานจะช่วยให้บริษัทสามารถทราบถึงแนวโน้มและปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น
2. ไม่ฝีนพนักงานให้ต้องทำงานถ้าไม่พร้อม และจะช่วยในการวางแผนแก้ไขในอนาคต การส่งเสริมสุขภาพและความรู้สึกดีของพนักงานอาจช่วยลดการลาเนื่องจากป่วยหรือเหตุผลทางจิตใจ ให้ความสนับสนุนและความเห็นชอบในการลาของพนักงานจะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกว่าพวกเขามีค่าและได้รับการปฏิบัติต่อกันอย่างถูกต้อง
3. พิจารณาการนำ Bradford factor มาปรับใช้
สูตรการคำนวณของ Bradford คือ S x S x D = B โดย...
S คือจำนวนครั้งของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
D คือจำนวนวันรวมของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
B คือคะแนนที่จะนำไปใช้กับมาตรการทางวินัย
4.หารือกับหัวหน้างานภายหลังการหยุดงาน จัดตารางงานให้มีความยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อรองรับการขาดงานของพนักงาน โดยไม่ทำให้งานขาดความสามารถ ตรวจสอบคำขอลาเพื่อความถูกต้องและเพื่อตรวจสอบว่ามีพนักงานที่พร้อมจะทดแทนงานของคนที่ลาหรือไม่
5.นำนโยบายเวลาการทำงานแบบยืดหยุ่นและการทำงานที่บ้านมาปรับใช้ บริษัทควรมีนโยบายการลาที่ชัดเจนและโปร่งใสสำหรับพนักงาน เอกสารนี้ควรระบุเงื่อนไขการลา ปริมาณของวันลาที่พนักงานมีสิทธิ์ ขั้นตอนในการขอลา และระเบียบการแจ้งลาล่วงหน้า
6.นำ software การบริหารการหยุดงานมาใช้ การใช้ระบบลาออนไลน์ช่วยในการทำให้กระบวนการขอลางานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานสามารถยื่นคำขอลาและผู้จัดการสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธลาได้ผ่านระบบ
ที่มา ดร. ปิยนันท์ สวัสดิ์ศฤงฆาร
