ทำ To do list ที่ไม่ธรรมดา กำหนดกรอบเวลาชัดเจน...
Time Blocking ดีอย่างไร ?
สาเหตุการทำงานช้า หรือไม่มีประสิทธิภาพ ต้นเหตุจริง ๆ มาจากการจัดการเวลาที่ไม่ถูกต้อง
การแบ่งเวลาออกเป็นบล็อก ๆ แล้วกำหนดล่วงหน้าว่าเวลาไหนจะต้องทำอะไร ทำตอนไหน และทำนานเท่าไหร่ โดยที่งานและกิจกรรมต่าง ๆ จะถูกเลือกมาทำ 1 งานต่อ 1 บล็อก และจะถูกจัดเรียงตามความสำคัญ ทำงานเสร็จทันโดยที่ยังมีเวลาพักผ่อนส่วนตัวให้ได้คลายเครียด ลดปัญหาสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่เกิดจากการทำงานหนักเกินไป รวมถึงลดโอกาสเกิดภาวะ Burnout หรือภาวะหมดไฟในการทำงาน
Proactive Block กับ Reactive Block ต่างกันอย่างไร ?
Proactive Block คือ บล็อกเวลาสำหรับงานที่ถูกวางแผนไว้แล้ว เป็นงานที่จะต้องทำให้เสร็จ หรืองานสำคัญที่จำเป็นต้องทำ และต้องใช้ความตั้งใจในการทำมาก อาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง มีสำคัญกระทบต่อความคืบหน้า เช่น การร่างสัญญา และเอกสารสำคัญ เป็นต้น
Reactive Block คือ บล็อกเวลาสำหรับงานกะทันหันจากคนอื่น ๆ และสิ่งอื่น ๆ ที่จะเข้ามารบกวนโดยที่คุณไม่รู้มาก่อน เช่น การตอบอีเมล การต้องเข้าประชุมงานอย่างเร่งด่วน หรืออาจจะเป็นช่วงเวลาว่างหรือเวลาส่วนตัวของคุณเองก็ได้
พบเทคนิค Time Blocking ที่ช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย
- ทำ To Do List ลิสต์สิ่งที่ต้องทำออกมาเป็นข้อ ให้ชัดเจน งานไหนคืออะไร ทำอย่างไร
- ใส่ Deadline ของงาน กำหนดวันส่งมอบของแต่ละงานเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน และทำความลำดับความสำคัญของงานนั้นๆ
- กะเวลาที่ต้องใช้ทำงาน ประมาณการคร่าวๆ ว่าแต่ละงานใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ และจัดเวลาให้ดี
- แบ่งบล็อก Proactive และ Reactive ให้ลงตัว กำหนดว่าบล็อกไหนจะเป็น Proactive block และบล็อกไหนจะเป็น Reactive block ระยะเวลาของบล็อกสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม
- จัดบล็อกเวลาล่วงหน้า เมื่อได้ To do list งานที่จะต้องทำทั้งหมดออกมาแล้ว ก็เอางานเหล่ามาแบ่งว่างานไหนจะอยู่ใน Proactive block งานไหนจะอยู่ใน Reactive block และต้องไม่ลืมกันช่วงเวลาส่วนที่เป็น Reactive block ไว้เผื่อการนัดประชุมที่ไม่ได้นัดล่วงหน้า หรืองานที่ต้องทำอย่างกะทันหันด้วย
- บอกให้คนอื่นรู้ เมื่อมีตารางเวลาชัดเจนแล้ว นอกจากบันทึกลงปฏิทินส่วนตัวของคุณแล้ว ก็ควรบอกให้คนอื่นที่ทำงานร่วมกันกับคุณรับรู้ไว้ด้วย ลดปัญหาการรบกวนระหว่างทำงาน
- รู้จักนาฬิการ่างกายของตัวคุณเอง สังเกตตัวเองว่า เวลาไหนที่มีสมาธิมากที่สุด เวลาไหนที่ควรพักผ่อน
- มีวินัยอย่างเคร่งครัด ควรทำงานตามแผนนั้นอย่างเคร่งครัด มีวินัย ไม่วอกแวก ในช่วงเวลาทำงานก็ให้ทำงานให้เต็มที่ เวลาไหนที่ต้องพักก็ต้องพัก แบ่งเวลาให้ชัดเชน
- ปรับปรุงบล็อกเวลาอยู่เสมอ หากมีงานที่ไม่เสร็จตามแผนบล็อกเวลาที่คุณวางไว้ ควรทบทวนงาน และปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ ให้เหมาะสมกับการทำงานของคุณ
ที่มา JobsDB
