หนึ่งในความท้าทายของทั้ง HR และหัวหน้างาน คือการดูแลให้การทำงานในองค์กรดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง แม้จะมีการโยกย้ายตำแหน่ง พนักงานลาออก ลาพักร้อน หรือลาคลอด ซึ่งสถานการณ์เหล่านี้จำเป็นต้องมีการ ถ่ายโอนงาน (Hand Over) เพื่อให้ผู้รับงานใหม่สามารถทำงานต่อได้อย่างราบรื่นโดยไม่เสียเวลา
หากองค์กรไม่มีระบบหรือขั้นตอนที่ดีพอ มักเกิดปัญหา งานค้าง งานสะดุด ความผิดพลาดในการทำงาน และความเสียหายต่อธุรกิจ ดังนั้น HR และหัวหน้างานจึงควรให้ความสำคัญกับกระบวนการถ่ายโอนงาน
น้องบีพลัสมี 4 แนวทางขั้นตอนจัดการถ่ายโอนงานให้ราบรื่น มาฝากกัน
1. ระบุงานที่สำคัญ
เริ่มจากการแยกแยะว่างานใดคือ งานหลัก งานประจำ และงานที่สำคัญที่สุดต่อทีม/องค์กร เช่น งานที่เกี่ยวกับลูกค้าโดยตรง งานที่มีระยะเวลากำหนดตายตัว (Deadline) หรืองานที่หากหยุดชะงักจะส่งผลต่อโครงการใหญ่
2. พูดคุยกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง
เมื่อระบุงานได้แล้ว ควรมีการ พูดคุยและตกลงกับหัวหน้างาน ทีมงาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อชี้แจงรายละเอียดงาน ความคืบหน้า และสิ่งที่ต้องส่งมอบ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดความเข้าใจผิด และทำให้ผู้รับงานใหม่เตรียมตัวได้ถูกต้อง
3. วางแผนจัดทำคู่มือการส่งต่องาน
เพื่อป้องกันการตกหล่น ควรมีการ วางแผนสร้างคู่มือการส่งต่องาน (Handover Document) โดยรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น
- ภาพรวมของงานและเป้าหมาย
- ขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด
- รายชื่อผู้ประสานงานสำคัญ
- รหัสผ่านหรือการเข้าถึงระบบที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
- ข้อควรระวังและปัญหาที่มักเจอบ่อย
4. ลงมือเขียนและทดสอบคู่มือ
เมื่อวางแผนแล้ว ควร เขียนคู่มือส่งต่องานจริง และให้ผู้รับงานลองทำตามขั้นตอนที่ระบุ หากพบจุดที่ไม่ชัดเจน ควรปรับแก้ทันทีเพื่อให้ใช้งานได้จริง อย่าลืมอัปเดตคู่มือเป็นระยะ เพราะงานอาจมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดอยู่ตลอดเวลา
การถ่ายโอนงานไม่ใช่แค่การ "ฝากงาน" แต่เป็นกระบวนการที่ต้องใช้ทั้งการ วางแผน สื่อสาร และทำเอกสารประกอบอย่างรอบคอบ เพื่อให้ผู้รับงานใหม่สามารถทำงานต่อได้โดยไม่สะดุด สำหรับ HR การสร้างระบบ Handover ที่ดี จะช่วยลดความเสี่ยงขององค์กร และเพิ่มความต่อเนื่องของงานในระยะยาว
ที่มา teachme-biz
