9 ระบบควบคุมภายใน ช่วยให้เงินกิจการไม่รั่วไหล
• ก่อนทำรายจ่ายควรตรวจสอบเอกสารหลักฐานว่ากิจการได้รับสินค้าหรือบริการนั้นแล้วจริง โดยตรวจสอบกับเอกสารต่างๆว่าถูกต้องตรงกันเช่นใบสั่งซื้อใบรับของใบแจ้งหนี้เป็นต้น
• ควรมีลายเซ็นผู้จัดทำและผู้อนุมัติในใบจ่ายสำคัญจ่ายเพื่อให้มีผู้ตรวจสอบข้อมูลอีกรอบก่อนทำจ่าย
• ควรแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างฝ่ายการเงิน (ผู้รับผิดชอบในการทำรายการรับ-จ่ายเงิน) และฝ่ายบัญชี (ผู้รับผิดชอบในการบันทึกบัญชีเพื่อให้มีการสอบยันกัน)
• ควรมีการจัดทำงบกระทบยอดขายเงินฝากธนาคาร เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีรายการผิดปกติใดๆ ที่ทำให้ยอดเงินใน Bank statement ไม่ตรงกับระบบบัญชีของบริษัท
• ควรมีผู้สอบทานว่างบกระทบยอดเงินฝากธนาคารนั้นทำอย่างถูกต้อง และ ไม่มีรายการผิดปกติใดๆ ที่ทำให้ยอดเงินใน Bank statement ไม่ตรงกับระบบบัญชีของบริษัท
• เมื่อทำรายการจ่ายเสร็จแล้วควรมีการประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในเอกสารประกอบการแจ้งหนี้ทุกใบ เพื่อป้องกันการนำเอกสารชุดดังกล่าวมาทำการจ่ายซ้ำ จากการทุจริตหรือข้อผิดพลาด
• รายการจ่ายเช็คที่มีความสำคัญหรือที่มีมูลค่าสูงๆควรกำหนดให้กรรมการผู้มีอำนาจของกิจการเซ็นร่วมกัน เพื่อให้ช่วยกันตรวจสอบรายการจ่ายนั้น
• ควรเก็บสมุดเช็คไว้ในที่ปลอดภัย ไม่ให้ผู้ที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้
• ควรระบุชื่อ Supplier ลงในเช็คจ่ายและขัดฆ่า “หรือผู้ถือ” ออกด้วย
ที่มา ผู้ประกอบการรุ่นใหม่ใส่ใจบัญชีและภาษี
