การลดต้นทุนด้านค่าใช้จ่ายของการดำเนินธุรกิจ

การดำเนินธุรกิจมีค่าใช้จ่ายไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไอเดียต่าง ๆ เหล่านี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายส่วนนี้ได้

1. การลดต้นทุนด้านพลังงาน

พลังงานไฟฟ้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการดำเนินธุรกิจ การลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านไฟฟ้าได้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ เครื่องใช้ไฟฟ้าจอมกินไฟอย่างเครื่องปรับอากาศแทบจะเป็นตัวเอก ยิ่งทำงานที่ออฟฟิศนานเท่าไร ค่าไฟฟ้าก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ความร้อนภายนอกมากเท่าไรค่าไฟสำหรับเครื่องปรับอากาศก็มากขึ้น การใช้การตั้งโปรแกรมหรือเวลา ในการปิดเปิดเครื่องใช้ไฟฟ้า นับเป็นวิธีหนึ่งที่สามารถตั้งเป็นนโยบายได้ (รวมถึงเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่นๆ ด้วย)
ไอเดียการลดต้นทุนด้านพลังงานทำได้โดยการวางนโยบายด้านพลังงานที่ชัดเจน ดังไอเดียข้างล่างนี้

• ตั้งเวลาเปิด-ปิดเครื่องปรับอากาศอัตโนมัติตามเวลาเข้างานในตอนเช้า และปิดก่อนเวลาเลิกงานประมาณ 10 นาทีเป็นประจำทุกวันทำการ โดยที่ไม่ต้องใช้คนเข้ามาควบคุม

• ตั้งอุณหภูมิของเครื่องปรับอากาศและล็อกเพื่อไม่สามารถปรับเปลี่ยนอุณหภูมิได้ง่าย

• กรณีของหลอดไฟ เราสามารถใช้อุปกรณ์เสริมในการควบคุมให้หลอดไฟเปิด-ปิดอัตโนมัติในเวลาที่ต้องการด้วยเช่นกัน

• องค์กรที่มีพื้นที่ขนาดใหญ่ ควรจัดให้มีการแบ่งโซนการควบคุมเครื่องปรับอากาศและหลอดไฟแยกกัน

• การติดตั้งม่านทึบแสงหรือฟิล์มกันความร้อนบริเวณหน้าต่างทางทิศตะวันตก เพื่อลดความร้อนยามบ่าย

• การลงทุนระยะยาวกับการใช้พลังงานแสงอาทิตย์ในองค์กรขนาดใหญ่ ไอเดียนี้ก็เริ่มมีให้เห็นกันมากขึ้นในปัจจุบัน

• การติดป้ายและรณรงค์การปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าเมื่อเลิกงาน เช่น เครื่องปรับอากาศ หลอดไฟ คอมพิวเตอร์ ปริ๊นเตอร์ เป็นต้น

• เปลี่ยนหลอดไฟเป็นชนิด LED ที่ให้ความสว่างเท่าเดิมด้วยการกินไฟที่ลดลง

• ใช้แสงจากธรรมชาติในบริเวณที่มีแสงแดดส่องถึง

• เปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเป็นคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป เนื่องจากแล็ปท็อปประหยัดพลังงานมากกว่า

2. การลดต้นทุนด้านพื้นที่

พื้นที่สำหรับการทำธุรกิจเป็นต้นทุนสำคัญอย่างหนึ่ง และต้นทุนของพื้นที่จะสูงขึ้นเมื่อความต้องการใช้พื้นที่มีมากขึ้น การใช้พื้นที่ในสำนักงานหรือองค์กรอย่างคุ้มค่ากว่าเดิมที่เป็นอยู่ ทำให้สามารถลดต้นทุนด้านพื้นที่การใช้งานได้ แนวคิดง่าย ๆ คือการจัดการ 5ส เป็นกระบวนปรับปรุงพื้นที่การทำงานและสิ่งแวดล้อม คือ

• สะสาง ทำให้พื้นที่ให้เป็นระเบียบ ของที่ไม่ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ สามารถกำจัดได้เพื่อลดการใช้พื้นที่ที่ไม่จำเป็น

• สะดวก การวางสิ่งของให้หยิบใช้ได้สะดวก เพราะถ้าจัดเป็นระเบียบแต่หยิบใช้ลำบาก คงทำให้การทำงานยุ่งยากกว่าเดิม

• สะอาด นอกจากเป็นระเบียบและสะดวกแล้ว ความสะอาดเป็นปัจจัยที่้ต้องคำนึงถึงเช่นกัน เพื่อสุขอนามัยของทุกคนในองค์กร

• สุขลักษณะ เมื่อทำความสะอาดแล้ว การรักษาให้สะอาดแบบนั้นอย่างสม่ำเสมอจะทำให้ความสกปรกที่เกิดขึ้นได้ทุกวันมีน้อยลง

• สร้างนิสัย 4 ข้อข้างต้น จะหายไปถ้าองค์กรไม่ได้ทำให้สิ่งเหล่านี้เป็นวัฒนธรรมหรือนิสัยขององค์กร

ลองพิจารณาดูพื้นที่สำนักงานหรือองค์กรในปัจจุบัน มีพื้นที่ใดที่ผู้คนแทบไม่เคยย่างกรายและเก็บแต่สิ่งของที่ผ่านมาเป็นปีก็ไม่เคยถูกใช้ จุดนั้นเป็นจุดที่ควรพิจารณาสะสางให้เรียบร้อยแล้วบริหารพื้นที่ให้สามารถใช้งานได้มีประโยชน์มากขึ้น อาจจะใช้พื้นที่นั้นสร้างหน่วยย่อย ๆ ในการสร้างผลกำไรของบริษัทหรือเป็นพื้นที่ร่วมกันคิดเพื่อหาไอเดียลดต้นทุนก็ไม่เลวครับ

3. ลดต้นทุนด้านเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในองค์กร แต่ในสิ่งที่ขาดไม่ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องใช้ที่เลิศหรู หรือใหม่เอี่ยม หากมีอุปกรณ์ใดที่สามารถใช้แทนกันได้ในราคาที่เหมาะสมกว่า ย่อมลดต้นทุนได้ไม่มากก็น้อย ดังไอเดียต่อไปนี้

การซื้อเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดี: เฟอร์นิเจอร์ เช่นโต๊ะ เก้าอี้ โซฟา ที่เป็นมือสอง สภาพดี ๆ ในปัจจุบันหาง่ายกว่าเมื่อราว 10 กว่าปีก่อนมากนัก พื้นที่ใดในองค์กรที่ไม่จำเป็นต้องดูหรูหราใหม่เอี่ยมตลอดเวลา การเลือกเฟอร์นิเจอร์มือสองสภาพดีเป็นทางเลือกที่ลดต้นทุนได้มากทีเดียว

การใช้เครื่องเขียน เกรดปานกลาง: การใช้เครื่องเขียนเกรดกลาง ๆ ไม่แย่เกินไป และก็ไม่หรูหราเกินไป ก็นับว่าเป็นนโยบายที่ดีอย่างหนึ่ง ปกติเอกสารต่าง ๆ ส่วนที่เป็นปากกา มักเป็นส่วนที่ใช้ลงลายมือชื่อ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นหมึกเจลอย่างดีด้ามละหลายร้อยบาทก็ได้ เป็นต้น

จำกัดปริมาณการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์: แม้ Paperless จะมีบทบาทมากในปัจจุบันแต่เอกสารบางอย่างก็ยังต้องพิมพ์ออกมา ดังนั้นเครื่องพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นสีหรือขาวดำ หากมีการกำหนดนโยบายหรือปริมาณการพิมพ์ (จำนวนแผ่น) ต่อคนได้ จะสามารถลดต้นทุนทั้งกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าบำรุงรักษาได้ ลองเก็บข้อมูลของแต่ละแผนก แต่ละคน ว่ามีการใช้งานเฉลี่ยต่อเดือนจำนวนเท่าใด และตั้งเป็นนโยบายว่าจะใช้ไม่เกินเท่านั้นในเดือนต่อไป เป็นต้น

ทั้งหมดนี้เป็นไอเดียในการลดต้นทุนโดยไม่จำเป็นต้องรอให้มีวิกฤตเกิดขึ้นก่อนก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที โดยแบ่งออกเป็น 3 มิติ คือมิติการลดต้นทุนด้านการดำเนินธุรกิจ ลดต้นทุนด้านแรงงาน และลดต้นทุนด้านการตลาด หวังว่าแนวคิดการลดต้นทุนเหล่านี้จะสามารถทำให้ผู้อ่านนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มา teachme-biz.com