ข้อมูลที่ควรใช้ประกอบการตัดสินใจสั่งซื้อสินค้า
1. ประวัติสินค้าคงเหลือย้อนหลัง
- ตรวจสอบข้อมูลสต็อกย้อนหลัง (เช่น 3 เดือน, 6 เดือน, 1 ปี) เพื่อดูแนวโน้มการหมุนเวียนของสินค้า
- วิเคราะห์ปริมาณขั้นต่ำและสูงสุดที่เคยมี เพื่อกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)
2. ประวัติการซื้อสินค้า
- ตรวจสอบจำนวนและความถี่ในการสั่งซื้อจากอดีต เพื่อประเมินความสม่ำเสมอและปริมาณที่เหมาะสม
- พิจารณาราคาซื้อย้อนหลัง เพื่อดูแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงราคาและวางแผนเจรจาต่อรอง
3. ประวัติการขายสินค้า
- วิเคราะห์ยอดขายในช่วงเวลาที่ผ่านมา เพื่อคาดการณ์ความต้องการในอนาคต
- ระบุช่วงที่มียอดขายสูง (Peak Season) และยอดขายต่ำ (Off Season)
4. จำนวนการขายต่อวัน (Average Daily Sales)
- คำนวณอัตราการขายเฉลี่ยต่อวัน เพื่อใช้ในการประมาณปริมาณที่จะใช้จนกว่าสินค้าล็อตใหม่จะมาถึง
- ใช้ข้อมูลนี้ในการคำนวณ Lead Time Demand (ปริมาณที่ต้องใช้ระหว่างรอสินค้า)
5. ปริมาณการสั่งซื้อน้อยที่สุดต่อครั้ง (Minimum Order Quantity: MOQ)
- รู้ข้อกำหนดของผู้ขายว่าต้องสั่งขั้นต่ำกี่หน่วย เพื่อวางแผนให้ไม่เกินความจำเป็นในการเก็บ
6. ขนาดบรรจุที่ต้องซื้อ (Packaging Unit)
- พิจารณาขนาดกล่องหรือแพ็คที่ผู้ขายจัดส่ง เพื่อคำนวณให้ตรงกับความต้องการจริง ลดการเหลือสต็อกเกิน
7. ระยะเวลาในการส่งของ (Lead Time)
- ตรวจสอบเวลาตั้งแต่สั่งซื้อจนสินค้าถึงคลัง เพื่อคำนวณเวลาสั่งล่วงหน้า
- หากเป็นสินค้านำเข้าควรเผื่อเวลาเรื่องศุลกากรและขนส่งระหว่างประเทศ
8. ปริมาณขั้นต่ำที่ควรมี (Safety Stock)
- กำหนดสต็อกขั้นต่ำเพื่อรองรับความผันผวนของยอดขาย หรือความล่าช้าในการส่งมอบ
9. ปริมาณสูงสุดที่ควรมี (Maximum Stock Level)
- จำกัดจำนวนสูงสุดเพื่อป้องกันเงินทุนจม และไม่เกินพื้นที่จัดเก็บที่มีอยู่
- พิจารณาความสามารถในการชำระเงิน เพื่อไม่ให้กระทบกระแสเงินสด
หลักการคำนวณจุดสั่งซื้อ (Reorder Point)
สูตรทั่วไป: จุดสั่งซื้อ = (ปริมาณขายเฉลี่ยต่อวัน × ระยะเวลานำส่ง) + สต็อกเพื่อความปลอดภัย
ตัวอย่าง
- ปริมาณขายเฉลี่ยต่อวัน = 50 หน่วย
- ระยะเวลานำส่ง = 7 วัน
- สต็อกเพื่อความปลอดภัย = 100 หน่วย
จุดสั่งซื้อ = (50 × 7) + 100 = 450 หน่วย
การบริหารจัดซื้ออย่างเป็นระบบ
1. วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก : ใช้ข้อมูลจาก ERP หรือระบบจัดซื้อ–ขาย เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มการซื้อและขาย
2. เชื่อมโยงกับฝ่ายการเงิน : ให้มั่นใจว่าการสั่งซื้ออยู่ในกรอบวงเงินที่บริษัทสามารถจ่ายได้
3. วางแผนล่วงหน้า : โดยเฉพาะช่วงโปรโมชั่นหรือเทศกาลที่มียอดขายสูง
4. ตรวจสอบผู้ขาย (Vendor Management) : เลือกผู้ขายที่มีความน่าเชื่อถือ ส่งของตรงเวลา และคุณภาพตรงตามมาตรฐาน
5. ใช้เทคโนโลยีช่วยตัดสินใจ เช่น ระบบ Replenishment, MRP, หรือ AI Forecast เพื่อคาดการณ์ความต้องการ
ข้อควรระวัง
- อย่าใช้ความรู้สึกส่วนตัวแทนข้อมูลจริง
- หลีกเลี่ยงการสั่งซื้อเกินจากความสามารถในการขายและเก็บรักษา
- พิจารณาสภาพตลาดและแนวโน้มราคาเป็นปัจจัยประกอบ
- คำนึงถึงอายุการเก็บรักษาของสินค้า โดยเฉพาะสินค้าที่มีวันหมดอายุ
สรุป
การสั่งซื้อสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัย ข้อมูลที่ครบถ้วน + การวิเคราะห์ที่แม่นยำ + การวางแผนที่เป็นระบบ เพื่อให้สต็อกเพียงพอต่อการขาย ไม่ขาดจนเสียโอกาส และไม่เกินจนเงินทุนจม ซึ่งทั้งหมดนี้ไม่เพียงช่วยเพิ่มยอดขาย แต่ยังช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่องทางการเงินและลดความสูญเสียจากการบริหารสต็อกที่ผิดพลาด
