Bplus e-Premium ส่วนบริหารจัดการขอลา(e-Leave) เป็นระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นเรื่องขอลา, ขอหยุดงานต่างๆ และยื่นเรื่องขอทำโอทีได้โดยไม่ต้องกรอกแบบฟอร์ม ต่างๆ ของบริษัท เพียงแค่บันทึกรายละเอียดการขอหยุดงานหรือขอทำโอทีผ่านเว็บ

เป็นระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นเรื่องขอลา, ขอหยุดงานต่างๆ และยื่นเรื่องขอทำโอทีได้โดยไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ของบริษัท เพียงแค่บันทึกรายละเอียดการขอหยุดงานหรือขอทำโอที และขอเปลี่ยนกะผ่านเว็บ เพื่อลดงานของฝ่ายบุคคลและเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่การอนุมัติ การตรวจสอบสิทธิการลาและกำลังพลก่อนการอนุมัติ การอนุมัติตามสายการบังคับบัญชาแบบ ONLINE รองรับการบันทึก การบันทึกแทน การอนุมัติ การโอนผลไปยังระบบเงินเดือน ระบบประมวลผลเวลาทำงาน และระบบสิทธิวันลาและเบี้ยขยันขั้นสูง พร้อมยังสามารถกำหนดข้อมูลหรือตั้งค่าพื้นฐานต่างๆ ได้ทั้งในโปรแกรมเงินเดือนหรือตั้งค่าในระบบเว็บ

คุณสมบัติทั่วไป

  1. สามารถแสดงข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ของพนักงานในระบบเว็บได้ เช่น รหัสพนักงาน, ชื่อพนักงาน, ตำแหน่ง, วันเกิด, วันที่เริ่มงาน เป็นต้น โดยข้อมูลส่วนนี้จะนำมาจากระบบ BUSINESS PLUS HRM เพื่อให้พนักงานตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานของตนเองได้
  2. สามารถตรวจสอบเวลาทำงานและกะการทำงานของตนเองได้ โดยข้อมูลส่วนนี้เมื่อมีการกำหนดข้อมูลในระบบ BUSINESS PLUS HRM ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องจะมาแสดงในระบบเว็บโดยอัตโนมัติ
  3. รองรับการกำหนดโลโก้และแบนเนอร์ ขององค์กรเพื่อสร้างเว็บในรูปแบบเฉพาะขององค์กร
  4. สามารถกำหนดวันที่ตัดรอบสิทธิการลาประจำปีได้ โดยเมื่อถึงวันที่ตามที่กำหนดไว้ ระบบเว็บจะล้างข้อมูลสิทธิที่ใช้ไปในหน้าเว็บ เพื่อเริ่มต้นนับจำนวนสิทธิวันลาใหม่ โดยที่ไม่จำเป็นจะต้องตรงกับรอบการจ่ายเงินเดือน และระบบจะเริ่มต้นแสดงจำนวนวันลาที่ได้รับให้แบบ Real Time
  5. รองรับการตั้งค่าเพื่อกำหนดกลุ่มผู้ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลการลา, เวลาทำงานและกะการทำงานของพนักงานได้ โดยที่ผู้ตรวจสอบไม่ได้เป็นผู้อนุมัติหรือผู้บันทึกแทน
  6. รองรับการแสดงข้อมูลในระบบเป็นแบบ Responsive ซึ่งสามารถแสดงหน้าจอผ่านทาง Mobile และ Tablet ได้ทุกรุ่น
  7. สามารถกำหนดสิทธิให้กับพนักงานบางท่านสามารถเข้ามาเรียกรายงานที่เกี่ยวข้องกับการขอเอกสารต่างๆของพนักงานในหน้าเว็บได้
  8. แบ่งการดำเนินงานเป็น 3 ส่วน
    1. ส่วนงานขอลา
    2. ส่วนงานขอโอที OT
    3. ส่วนงานขอเปลี่ยนกะ

1.ส่วนงานขอลา

การบันทึกขอลา

  • พนักงานสามารถบันทึกใบลาผ่านเว็บได้ด้วยตนเอง
  • พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิการลาที่ได้รับ, สิทธิการลาใช้ไปและสิทธิการลาคงเหลือ ผ่านหน้าเว็บได้โดยจำนวนสิทธิวันลาที่ได้รับจะเชื่อมโยงกับการตั้งค่าตามที่กำหนดในระบบสิทธิวันลาและเบี้ยขยันขั้นสูง(BUSINESS PLUS Advanced Rights)
  • เมื่อระบุวันที่ขอลาในเอกสารใบขอลา ระบบสามารถคำนวณจำนวนวันลา หรือจำนวนชั่วโมงที่ลาให้อัตโนมัติ
  • พนักงานสามารถแนบเอกสารใบรับรองแพทย์หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลาเข้าระบบได้ เพื่อให้ผู้อนุมัติตรวจสอบเอกสารเพิ่มเติม ก่อนที่จะพิจารณาการลาให้พนักงานในแต่ละครั้ง
  • มีระบบ Auto E-mail แจ้งไปยังผู้อนุมัติ แต่ละขั้นตามสายบังคับบัญชา

พนักงานติดตามผลการอนุมัติขอลา

  • สามารถทราบปฏิทินแสดงวันที่ทำรายการขอลาของพนักงานได้
  • พนักงานสามารถตรวจสอบและติดตามการอนุมัติขอลาได้ พนักงานสามารถตรวจสอบรายการ และติดตามดูสถานะใบขอลาของตนเองได้ เช่น อนุมัติขั้นแรกแล้ว, รออนุมัติขั้นสุดท้าย เป็นต้น
การบันทึกแทน

สำหรับพนักงานบางกลุ่มไม่มีสิทธิในการใช้คอมพิวเตอร์ ระบบได้ทำการออกแบบการบันทึกแทนขึ้นมา เพื่อรองรับการทำงานเสมือนพนักงานเป็นผู้บันทึก

  • การบันทึกใบขอลาแทน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนก โดยอิงตามสายงาน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนกได้มากกว่า 1 ท่าน
  • ระบบสามารถป้องกันให้ผู้บันทึกแทนสามารถบันทึกได้เฉพาะกลุ่มตนเองรับผิดชอบเท่านั้น
  • ผู้บันทึกแทนสามารถแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขอลาในระบบ เพื่อให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนการพิจารณาได้

การอนุมัติลา

  • สามารถมีผู้อนุมัติได้หลายระดับ
  • ผู้อนุมัติสามารถทราบทันทีที่พนักงานบันทึกใบขอลาและเห็นได้เฉพาะใบขอลาของพนักงาน ตามสายบังคับบัญชาหรือตามที่โครงสร้างของแต่ละองค์กรกำหนด
  • ในกรณีที่ผู้อนุมัติติดภาระกิจไม่สามารถอนุมัติได้ สามารถกำหนดผู้อนุมัติแทนได้ ในช่วงเวลาตามที่กำหนด เมื่อเลยเวลาที่กำหนดโปรแกรมจะเปลี่ยนผู้อนุมัติคืนให้อัตโนมัติ
  • ผู้อนุมัติสามารถดูใบขอลา ของพนักงานในรูปแบบปฏิทินแต่ละเดือนได้ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและอนุมัติ
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบสิทธิการลาที่ได้รับ, สิทธิการลาใช้ไป และสิทธิการลาคงเหลือของพนักงานผ่านหน้าเว็บได้โดยจำนวนสิทธิวันลาที่ได้รับจะเชื่อมโยงกับการตั้งค่าตามที่กำหนดในระบบสิทธิวันลาและเบี้ยขยันขั้นสูง (BUSINESS PLUS Advanced Rights)
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบอัตรากำลังพลตามแผนก ในขณะพิจารณาอนุมัติใบขอลาของพนักงานได้ทันที
  • ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติใบขอลาให้พนักงานได้พร้อมกันหลายใบ
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารที่พนักงานแนบมาพร้อมกับใบขอลาได้
  • พนักงานทราบผลการอนุมัติทาง Auto E-mail โดยอัตโนมัติ และพนักงานสามารถตรวจสอบสถานะของการอนุมัติใบขอลาของตนเองได้ที่เว็บ
  • สามารถเรียกรายงานตรวจสอบจำนวนวันลาและจำนวนโอทีที่ผ่านการอนุมัติแล้ว หรือสถานะของเอกสารต่างๆ ที่พนักงานบันทึกรายการขอลาในระบบเว็บได้

2. ส่วนงานขอ OT

การบันทึกขอโอที

  • พนักงานสามารถบันทึกขอโอทีผ่านเว็บ ได้ด้วยตนเอง
  • เมื่อระบุช่วงวันที่และช่วงเวลาในใบขอทำโอที ระบบสามารถคำนวณจำนวนชั่วโมงโอทีให้อัตโนมัติ
  • พนักงานสามารถแนบเอกสารขอทำโอที เพื่อให้ผู้อนุมัติตรวจสอบเอกสารเพิ่มเติมก่อนที่จะพิจารณาการอนุมัติโอที ให้พนักงานในแต่ละครั้ง
  • มีระบบ Auto E-mail แจ้งไปยังผู้อนุมัติ แต่ละขั้นตามสายบังคับบัญชา

พนักงานติดตามผลการอนุมัติขอโอที

  • สามารถทราบปฏิทินแสดงวันที่ทำรายการขอโอทีของพนักงานได้
  • พนักงานสามารถตรวจสอบและติดตามการอนุมัติขอโอทีได้ พนักงานสามารถตรวจสอบรายการและติดตามดูสถานะใบขอโอทีของตนเองได้ เช่น อนุมัติขั้นแรกแล้ว, รออนุมัติขั้นสุดท้าย เป็นต้น

การบันทึกแทน

สำหรับพนักงานบางกลุ่มไม่มีสิทธิในการใช้คอมพิวเตอร์ ระบบได้ทำการออกแบบการบันทึกแทนขึ้นมา เพื่อรองรับการทำงานเสมือนพนักงานเป็นผู้บันทึก

  • การบันทึกใบขอโอทีแทน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนก โดยอิงตามสายงาน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนกได้มากกว่า 1 ท่าน
  • ระบบสามารถป้องกันให้ผู้บันทึกแทนสามารถบันทึกได้เฉพาะกลุ่มตนเองรับผิดชอบเท่านั้น
  • เมื่อระบุช่วงวันที่และช่วงเวลาในใบขอทำโอที ระบบสามารถคำนวณจำนวนชั่วโมงโอทีให้อัตโนมัติ
  • ผู้บันทึกแทนสามารถแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขอทำโอทีในระบบ เพื่อให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนการพิจารณาได้

การอนุมัติค่าล่วงเวลา

  • สามารถมีผู้อนุมัติได้หลายระดับ
  • ผู้อนุมัติสามารถทราบทันที พนักงานบันทึกใบขอทำโอทีและเห็นได้เฉพาะใบขอโอทีของพนักงานตามสายบังคับบัญชาหรือตามที่โครงสร้าง ของแต่ละองค์กรกำหนด
  • สามารถกำหนดผู้อนุมัติแทนได้ในช่วงเวลาตามที่กำหนด เมื่อเลยเวลาที่กำหนดโปรแกรมจะเปลี่ยนผู้อนุมัติคืนให้อัตโนมัติ
  • ผู้อนุมัติสามารถดูใบขอทำโอที ของพนักงานในรูปแบบปฏิทินแต่ละเดือนได้
  • ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติใบขอทำโอทีให้พนักงานได้พร้อมกันหลายใบ
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารที่พนักงานแนบมาพร้อมกับใบขอทำโอทีได้
  • พนักงานทราบผลการอนุมัติทาง Auto E-mail โดยอัตโนมัติ และพนักงานสามารถตรวจสอบสถานะของการอนุมัติใบขอทำโอทีของตนเองได้ที่เว็บ

3. ส่วนงานขอเปลี่ยนกะ

การบันทึกขอเปลี่ยนกะ

  • พนักงานสามารถบันทึกขอเปลี่ยนกะผ่านเว็บ ได้ด้วยตนเอง
  • พนักงานสามารถตรวจสอบกะการทำงานของตนเองในแต่ละวันผ่านเว็บ ได้ด้วยตนเอง
  • พนักงานสามารถแนบเอกสารขอเปลี่ยนกะ เพื่อให้ผู้อนุมัติตรวจสอบเอกสารเพิ่มเติมก่อนที่จะพิจารณาการอนุมัติขอเปลี่ยนกะ ให้พนักงานในแต่ละครั้ง
  • มีระบบ Auto E-mail แจ้งไปยังผู้อนุมัติ แต่ละขั้นตามสายบังคับบัญชา พนักงานติดตามผลการอนุมัติขอโอที
  • สามารถทราบปฏิทินแสดงวันที่ทำรายการขอเปลี่ยนกะของพนักงานได้
  • พนักงานสามารถตรวจสอบและติดตามการอนุมัติขอเปลี่ยนกะได้ พนักงานสามารถตรวจสอบรายการ และติดตามดูสถานะใบขอเปลี่ยนกะของตนเองได้ เช่น อนุมัติขั้นแรกแล้ว, รออนุมัติขั้นสุดท้าย เป็นต้น

การบันทึกแทน

สำหรับพนักงานบางกลุ่มไม่มีสิทธิในการใช้คอมพิวเตอร์ ระบบได้ทำการออกแบบการบันทึกแทนขึ้นมา เพื่อรองรับการทำงานเสมือนพนักงานเป็นผู้บันทึก

  • การบันทึกใบขอเปลี่ยนกะแทน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนก โดยอิงตามสายงาน
  • สามารถกำหนดผู้บันทึกแทนของแต่ละแผนกได้มากกว่า 1 ท่าน
  • ระบบสามารถป้องกันให้ผู้บันทึกแทนสามารถบันทึกได้เฉพาะกลุ่มตนเองรับผิดชอบเท่านั้น
  • ผู้บันทึกแทนสามารถแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขอเปลี่ยนกะในระบบ เพื่อให้ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารก่อนการพิจารณาได้

การอนุมัติเปลี่ยนกะการทำงาน

  • สามารถมีผู้อนุมัติได้หลายระดับ
  • ผู้อนุมัติสามารถทราบทันทีเมื่อพนักงานบันทึกใบขอเปลี่ยนกะ และเห็นได้เฉพาะใบขอเปลี่ยนกะของพนักงานตามสายบังคับบัญชาหรือตามที่โครงสร้างของแต่ละองค์กรกำหนด
  • สามารถกำหนดผู้อนุมัติแทนได้ในช่วงเวลาตามที่กำหนด เมื่อเลยเวลาที่กำหนดโปรแกรมจะเปลี่ยนผู้อนุมัติคืนให้อัตโนมัติ
  • ผู้อนุมัติสามารถดูใบขอเปลี่ยนกะ ของพนักงานในรูปแบบปฏิทินแต่ละเดือนได้
  • ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติใบขอขอเปลี่ยนกะให้พนักงานได้พร้อมกันหลายใบ
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารที่พนักงานแนบมาพร้อมกับใบขอขอเปลี่ยนกะได้
  • เมื่อผู้อนุมัติลำดับสุดท้าย ทำการอนุมัติเอกสารขอเปลี่ยนกะในระบบเว็บแล้ว กะการทำงานจะเข้าไปเปลี่ยนในโปรแกรมเงินเดือนให้อัตโนมัติ
  • พนักงานทราบผลการอนุมัติทาง Auto E-mail โดยอัตโนมัติ และพนักงานสามารถตรวจสอบสถานะของการอนุมัติใบขอขอเปลี่ยนกะของตนเองได้ที่เว็บ

การกำหนดสิทธิ การตั้งค่าระบบ และระบบป้องกันการใช้งาน

  • รองรับก่อนการเริ่มใช้งานด้วยการลงทะเบียนของพนักงาน เพื่อระบบสามารถตรวจสอบสิทธิการเข้าใช้งานของพนักงานได้
  • การกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละระดับ
  • รองรับการเข้าสู่ระบบโดยชื่อผู้ใช้และรหัสลับของพนักงาน / การลืมรหัสผ่าน / การแจ้งเปลี่ยนรหัสผ่านของพนักงาน
  • ป้องกันการใช้งาน โดยสามารถกำหนดระยะเวลา Time out และกรณีผู้ใช้งานออกจากระบบไม่ถูกต้อง
  • ระบบสามารถระงับการใช้งานของพนักงานที่ลาออกหรือพักงานได้
  • ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบเอกสารที่พนักงานแนบมาพร้อมกับใบขอขอเปลี่ยนกะได้
  • ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างรหัสผ่านของพนักงาน กรณีพนักงานลืมรหัสผ่าน เพื่อให้พนักงานกำหนดรหัสผ่านใหม่ได้
  • รองรับการบันทึกแทนพนักงาน โดยสามารถกำหนดสิทธิการบันทึกแทนได้

การโอนผลให้ระบบเงินเดือนและระบบประมวลผลเวลาทำงาน

  • ระบบเงินเดือนและระบบประมวลผลเวลาทำงาน ทำการดึงข้อมูลการลาและข้อมูลจำนวนค่าล่วงเวลา โดยโปรแกรมจะส่งให้เฉพาะรายการที่ผ่านการอนุมัติลำดับสุดท้ายเรียบร้อย เพื่อนำผลไปคำนวณต่อไป ซึ่งเป็นการลดงาน ลดขั้นตอนการเดินเอกสาร และลดการใช้กระดาษของฝ่ายบุคคล

ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรม

  • ระบบเงินเดือนและระบบประมวลผลเวลาทำงาน ทำการดึงข้อมูลการลาและข้อมูลโอที โดยโปรแกรมจะส่งให้เฉพาะรายการที่ผ่านการอนุมัติลำดับสุดท้ายเรียบร้อย เพื่อนำผลไปคำนวณต่อไป ซึ่งเป็นการลดงาน ลดขั้นตอนการเดินเอกสาร และลดการใช้กระดาษของฝ่ายบุคคลอย่างมาก
  • เพิ่มความสะดวกในการเปลี่ยนกะการทำงาน โดยเมื่อผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารครบทุกระดับแล้ว กะการทำงานที่พนักงานบันทึกขอจากหน้าเว็บจะเข้าไป Update ในกะการทำงานที่ประกาศใช้พนักงานในระบบประมวลผลบันทึกเวลาทันที โดยที่ฝ่ายบุคคลไม่ต้องเข้าไปเปลี่ยนให้พนักงานใหม่อีกครั้ง
  • ช่วยเพิ่มความสะดวกและลดการใช้กระดาษในการบันทึกแบบฟอร์ม ลดเวลาการทำงานของฝ่ายบุคคลที่ต้องเดินเรื่องขออนุมัติตามสายบังคับบัญชาของพนักงานที่ขอลาและขอโอทีซึ่งสามารถนำเวลานั้น มาเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
  • สำหรับบริษัทที่มีพนักงานทำงานไม่ประจำที่บริษัท เช่น ผู้ตรวจสอบ, รับจ้างงานเป็น JOB หรือเป็นไซด์งาน เป็นต้น
  • สามารถทำรายการผ่าน Internet ได้ทุกที่ทุกเวลา และเป็น Real Time
  • มีการบริการพนักงานแบบ Self Service สะดวก รวดเร็ว ทันสมัย
  • มีระบบการแจ้งรายละเอียดการขอเอกสารของพนักงานไปยังผู้อนุมัติ และแจ้งผลการอนุมัติของผู้อนุมัติไปยังพนักงาน ผ่านทาง Line Notify ซึ่งเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วได้มากขึ้น
  • สามารถโอนผลเข้าระบบเงินเดือน (Payroll) และระบบประมวลผล เวลาทำงาน (Time Attendance) ได้โดยไม่ต้องทำงานซับซ้อน

Management system Leave, OT and Change shift On Web (Compatible with Bplus HRM v7.1 Or than)

The system allows employees to apply for all type of leave and overtime request without having to fill in a company paper forms. Only fill and save the details for leave, overtime and change shift through the web. Beneficially, to reduce and more flexible for personal and operation process for HR. For example, an approval, check for an Authentication and manpower before approve and also online approval by the organization level. Additionally both ERS systems also transfer the result to both Business Plus payroll and Time Attendance. Moreover, also define your basic settings. Either on the payroll or on the Web

General Features

  • To define basic information on the web such as set up branch, department, position, some necessary employees data are required to record on the web, Eligibility leave, organization chart and manpower, work schedule and annual holiday etc. (Specific set up only part that compatible with Business plus payroll system). The process would be recorded only once time but the result would be displayed in both system automatically either on the web or payroll system.
  • Support for customs logo and banner to create the unique form of company.
  • To set up Cutoff date for the annual leave entitlement. On the date specify, web-based will clear all previous transaction then start up with the new count. Unnecessary to comply with the salary payment. The system will also display the number of leave as real time.
  • There are consisted to 2 parts;
    1. Leave Request
    2. Overtime (OT) Request
    3. Change shift Request

Part1 : Leave Request

Record for Leave Request

  • Employees can request transaction through the web by your own.
  • Employees can check their current leave eligibility, leave used up to date and leave balance based on salary period for real time (compatible to Business plus Advanced Right)
  • When specify the date request, the system can calculate the number of day and hours automatically.
  • Employees can attach a medical certificate or other references document for the approver to clarify and consider before approve.
  • Auto E-mail notification system direct to the approver based on organization level.
 


 
 

Substitute record for Leave Request

For some employees who have no authorize to access the computer. The system would be designed the substitute for Leave Request to support as a virtual employees record.

  • Substitute record for Leave Request
  • Applicable to set up more than one substitute user for each department by referring the payroll system.
  • System can prevent for the group authorize only their own specific responsibilities.
  • Substitute can attach a medical certificate or other reference document instead for the approver to clarify and consider before approve.

Enquiry for the Leave Request status

 

Employees can enquire and follow up the status as following;

  • Enquiry for their own annual holiday in the calendar.
  • Enquiry for their own leave status Eg. First step approved and waiting for the final approval etc.

Substitute for Leave Request

For some employees who have no authorize to access the computer. The system would be designed the substitute for Leave Request to support as a virtual employees record.

Substitute record for Leave Request

  • Applicable to set up more than one substitute user for each department by referring the payroll system.
  • System can prevent for the group authorize only their own specific responsibilities.
  • Substitute can attach a medical certificate or other reference document instead for the approver to clarify and consider before approve.

Approve for Leave Request

  • Applicable to specify many level of approval.
  • Applicable to view the leave request form only under the supervisory level by the structure of each organization.
  • Applicable to determine substitute for approval instead. In case of approver to approve.
  • Applicable to view the leave request form in the calendar for each month.
  • Authorized Approver can check their current leave eligibility, leave used up to date and leave balance based on salary period for real time (compatible to Business plus Advanced Right).
  • Applicable to check manpower of each department during leave request consideration.
  • Applicable to approve many request forms each time.
  • Applicable to check and view for the reference document as attachment.
  • Auto E-mail notification system direct to the employees and also check for the approval status through the web.
 

Part 2 : Overtime (OT) Request

Record for OT Request

  • Employees can request OT through the web by your own.
  • When specify for date time in the request form, the system can calculate the number of OT automatically.
  • Employees can attach a medical certificate or other references document for the approver to clarify and consider before approve.
  • Auto E-mail notification system direct to the approver based on organization level.

Enquiry for the OT Request status

  • Enquiry for date of OT in the calendar for each employees.
  • Enquiry for their OT status Eg. Approved for the first step and waiting for the final approval etc.

Substitute for Leave Request

For some employees who have no authorize to access the computer. The system would be designed the substitute for Leave Request to support as a virtual employees record.

Substitute record for Leave Request

  • Applicable to set up substitute for each department by referring the organization level.
  • Applicable to set up more than one substitute for each department.
  • System can prevent for the group authorize only their own specific responsibilities.
  • When specify for date and time in the request form, the system can calculate the number of OT automatically.
  • Applicable to attach OT request form or other references document for the approver to clarify and consider before approve.

Approve for Leave Request

  • Applicable to specify many level of approval.
  • Applicable to view the OT request form only under the supervisory level by the structure of each organization immediately.
  • Applicable to determine substitute for approval In case of approver unable to approve.
  • Applicable to view the leave request form based on calendar each month.
  • Applicable to approve many request forms each time.
  • Applicable to check and view for the reference document as attachment
  • Auto E-mail notification system direct to the employees and also check for the approval status through the web.

Part 3 : Change shift Request

Record for change shift request

  • Employees and officers can record directly through the web themselves
  • Employees and officers can check their daily schedule from the web themselves
  • Employees and officers can attach files or documents so that the supervisor or approver can check them before consider approving each requests.
  • There’s auto e-mail replying back to the approver in each step of the line approval.
  • The employees who make records can track their own results via the web.
  • The employees can acknowledge the scheduledisplaying their own records.
  • Employees can check and track the records they make which step the records are being in.

Substitute for Change shift Request

For some officer or employee who can’t access computer themselves, the web is already designed for them to have an agent employee who can record for them as well.

  • The agent employee records the request for other employees according to the admin setting.
  • The agent employee records the shift alteration for other specific employee.
  • The request will be sent to the approver according to the designated line approval.
  • The agent employee can be more than 1 person.
  • The system limits the agent employee to record only for employees within their own right.
  • Applicable to attach files or documents relating to the shift alteration requests.

Approve for shift alteration request

  • There can be many approver level.
  • Approver can know ASAP when employees request the shift alteration according to the designated approval line.
  • Applicable to define the substitute approver at a designated time. Once the time is over, the approver will be converted back to the original one.
  • Approver can check the requests from every employee in schedule form within a month.
  • Approver can select and approve many requests altogether at once.
  • Approver can check the attachments of the requests from employees.
  • When the requests were approved by the last approver, the result would be automatically transferred into the Bplus HRM payroll program.
  • The employee acknowledges the approval result via auto e-mail. Also, they can check their own result via web page.

Severability, Set up and Protection system

  • The first step would be Registration before access to the program. To check for the eligible user.
  • Assign the eligible usage for each user level.
  • Security access control by using User ID and Password to log in / Forgot Password / Change Password notification.
  • Applicable to set up period of Log in Time out to prevent in case users unable to log out properly.
  • Applicable to disable for employees who already resigned or be suspended.
  • Administrator can create once time new password in case of forgot the password for employees.
  • Substitute user can record transaction for eligibility user.

Transfer to the Payroll System and Time Attendance processing system

  • Automatic transfer only the final approved leave and OT transaction from the Payroll and Time attendance system for further calculation. Basically, to reduce work process and paperless for HR.

Benefits of the system

  • Auto transfer only the final approved leave and OT transaction from the Payroll and Time attendance system for further calculation. Basically, to reduce work process and paperless for HR.
  • To increase more effective, reduce paper used and working process for HR which can then be optimized to provide efficiency HR Administration.
  • For Part time or Contract employees such as Auditor or freelance job etc. there can record their request through the internet access as real time.
  • Self Service offer as a convenience and up to date approach for employees.
  • Automatic transfer transaction to Payroll and Time Attendance system for reducing the complexity process.
 

ดาวน์โหลดไฟล์