Bplus Document Control ระบบควบคุมเอกสาร

Bplus Document Control ระบบควบคุมเอกสาร

เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารด้วยระบบ Document Control จาก Bplus ERP ในยุคดิจิทัลที่การจัดการเอกสารเป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ การใช้ระบบที่สามารถควบคุมและติดตามสถานะเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น ระบบ Document Control จาก Bplus ERP ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ทุกความต้องการ โดยมีฟีเจอร์การควบคุมที่ครอบคลุมและปลอดภัยที่สุด

จุดเด่น 3 ประการของระบบ Document Control

1. การควบคุมเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

   • ระบบ Document Control ช่วยให้สามารถกำหนดสิทธิ์การบันทึก แก้ไข อนุมัติ พิมพ์ และยกเลิกเอกสารได้ตามลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง ทำให้การจัดการเอกสารมีความราบรื่นและมั่นใจในความถูกต้อง
   • สามารถควบคุมสถานะเอกสารได้ทุกขั้นตอน ตั้งแต่การบันทึก การแก้ไข ไปจนถึงการอนุมัติและการพิมพ์ ช่วยให้การจัดการเอกสารง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น

2. การควบคุมวงเงินเครดิตที่มั่นคง

   • ระบบมีฟีเจอร์การควบคุมวงเงินเครดิตที่สามารถแบ่งย่อยได้ตาม % วงเงิน หรือระดับการอนุมัติที่กำหนด ทำให้การจัดการวงเงินเป็นไปอย่างปลอดภัยและป้องกันความเสี่ยงจากหนี้สูญ
   • สามารถตั้งค่าการอนุมัติวงเงินได้ทั้งแบบเป็นกลุ่มหรือเป็นรายบุคคล ทำให้การบริหารจัดการเครดิตมีความยืดหยุ่นและโปร่งใสมากขึ้น

3. การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless)

   • ระบบ Document Control สนับสนุนการทำงานแบบ Paperless ช่วยลดการใช้กระดาษและทรัพยากรอื่น ๆ ทำให้ธุรกิจของคุณสามารถประหยัดต้นทุนและใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
   • สามารถส่งออกรายงานดิจิทัลในรูปแบบต่าง ๆ เช่น PDF, CSV, Word และ Excel ทำให้การจัดการเอกสารเป็นไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

การทำงานร่วมกับโปรแกรมเสริม (Integration with Add-on Systems)

นอกจากความสามารถในการควบคุมเอกสารและการทำงานแบบ Paperless แล้ว ระบบ Document Control จาก Bplus ERP ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมเสริมอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น ตัวอย่างเช่น:

• E-Transaction: ช่วยเพิ่มความสามารถในการจัดการธุรกรรมออนไลน์ ให้การทำงานแบบดิจิทัลสมบูรณ์แบบและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
• Bplus Executive: ช่วยผู้บริหารในการติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญ เพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
• ระบบจัดการเอกสารเสริม: สามารถตั้งเวลาและกำหนดวิธีการส่งเอกสารอัตโนมัติถึงทีมงาน ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที ทุกที่ทุกเวลา สอดคล้องกับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยการทำงานร่วมกับโปรแกรมเสริมเหล่านี้ ระบบ Document Control จาก Bplus ERP จึงเป็นโซลูชันที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการในการจัดการเอกสาร ควบคุมวงเงินเครดิต และการดำเนินงานแบบไร้กระดาษอย่างมีประสิทธิภาพ

Bplus Document Control

ช่วยในงานควบคุมสิทธิในการบันทึกเอกสารแต่ละหมวด สิทธิแก้ไข, สิทธิอนุมัติ, สิทธิแก้ไขหลังการอนุมัติ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ และ หลังอนุมัติ ,สิทธิแก้ไขหลังการพิมพ์ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารซ้ำ เช่นการพิมพ์บิลซ้ำ สามารถทำได้หรือไม่ โดยใคร เป็นต้น ,สิทธิการยกเลิกบิล และสิทธิการเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะเอกสารได้ ตรวจติดตามได้ทุกสถานะพร้อมสามารถรายงานให้ Auditor หากมีการตรวจสอบได้อย่างชัดเจน

• สามารถกำหนดผู้รับผิดชอบงานได้ตามประเภทเอกสาร สร้างกลุ่มเลขที่เอกสาร ไม่จำกัดกลุ่มเอกสาร โดยแต่ละกลุ่มเอกสารสามารถกำหนดวิธีการ Running กลุ่มเอกสารได้
• เลือกรูปแบบพิมพ์บิล
• แบ่งกลุ่มผู้รับผิดชอบเอกสารแยกตามประเภทได้
• กำหนดช่วงวันที่จำกัดการแก้ไขเอกสารได้
• สามารถกำหนดสิทธิและกำหนดช่วงเวลาที่จะสามารถบันทึกย้อนหลังได้
• ควบคุมสิทธิการพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารหลังอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการพิมพ์, สิทธิการพิมพ์บิลซ้ำ, สิทธิการยกเลิกบิล และสิทธิการเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะบิลได้ เช่น
  • บันทึก,เปลี่ยนบิล,ยกเลิก
  • รออนุมัติ,แก้ไข,อนุมัติแล้ว
  • พิมพ์บิลแล้ว
  • เอกสารใบส่งของไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์
  • รับหรือส่งสินค้า ไม่ครบตามใบสั่งซื้อ หรือใบจอง
• เอกสารใบกำกับภาษีไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์ สามารถกำหนดเลขที่เริ่มต้นเอกสารได้ เช่น กรณีใช้เอกสารไปก่อนใช้โปรแกรม และต้องการให้โปรแกรม Running ต่อจากเอกสารชุดเดิม เป็นต้น

เครื่องมือช่วยควบคุมงานเอกสารขาย การขายเกินวงเงินเครดิต ปิดช่องทางทุจริต และหนี้สูญ

Bplus ERP Document Control ช่วยได้

1. ป้องกันความลับ ควบคุมให้พนักงานเข้าถึงเพียงข้อมูลตามหน้าที่ ด้วยการควบคุมการออกเอกสารของพนักงานได้ถึงหน่วยงานย่อย เช่น ฝ่ายจัดซื้อ เอกสารจากฝ่ายจัดซื้อสามารถแบ่งย่อย เช่น จัดซื้อต่างประเทศ จัดซื้อในประเทศ จัดซื้ออุปกรณ์ครุภัณฑ์ แยกเอกสารตามความรับผิดชอบของพนักงาน ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารของหน่วยงานอื่น แม้จะอยู่ในฝ่ายหรือแผนกเดียวกัน
2. ป้องกันการผิดพลาด ป้องกันการแก้ไข และการสูญเสียของกิจการ ด้วยเอกสารที่ออกจากทุกแผนกมั่นใจได้ว่ามีการตรวจสอบและการอนุมัติผ่านจากผู้มีอำนาจทุกฉบับ ไม่ทำให้บริษัทเกิดความเสียหายจากการออกเอกสารที่ผิดพลาดจากเหตุผลไม่ผ่านการอนุมัติได้
3. ป้องกันการสูญเสียจากการออกเอกสารที่มีมูลค่าสูงผิดปกติ หากไม่มีการควบคุมเกิดความผิดพลาดนั้นกิจการต้องรับผิด โปรแกรมมีกระบวนการช่วยควบคุมมูลค่าในการออกเอกสาร ซื้อ ขายและ การอนุมัติออกเอกสาร ได้หลายรูปแบบ
4. ป้องกันการสูญเสียจากหนี้สูญและกระแสเงินสดที่จะลดลงจากการควบคุมวงเงินเครดิตไม่ดีพอ โปรแกรมป้องกันการขายเกินวงเงินเครดิต และควบคุมการปล่อยวงเงินด้วยการอนุมัติวงเงินที่แบ่งย่อยได้เป็น % วงเงิน หรือ มีอำนาจสูงสุดอนุมัติท่านเดียว หรืออนุมัติหลายท่าน หรือ ท่านหนึ่งท่านใดที่กำหนดได้
5. ป้องกันการทุจริต เอกสารที่อนุมัติแล้วทุกฉบับ แยกความสำคัญได้ ทำให้สามารถเลือกที่จะทำการป้องกันได้ในหลายวิธี เช่น อนุมัติแล้วพิมพ์ได้ครั้งเดียว ทั้งแบบออกกระดาษหรือเป็นไฟล์แบบ Paperless เช่น e-Taxinvoice จะไม่สามารถพิมพ์ซ้ำได้ หากพิมพ์ครั้งที่ 2 ต้องการให้ทำให้ทราบว่าเป็นการพิมพ์ซ้ำ ป้องกันการทุจริตได้เป็นอย่างดี
6. ท่านกังวลใจใช่ไหมหากต้องไปต่างประเทศ หรือต้องหยุดพักผ่อนทำภารกิจส่วนตัว แล้วใครจะจัดการควบคุมเอกสารให้ธุรกิจเดินต่อไปไม่หยุดรอ Bplus ERP ERP ให้ท่านเลือกได้จะมอบหมายให้ใครทำแทนชั่วคราวได้

เพิ่มศักยภาพและประสิทธิภาพองค์กรด้วย Bplus ERP Paperless

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกแง่มุมของการดำเนินธุรกิจ การก้าวเข้าสู่ระบบการทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนและเวลาในการดำเนินงาน แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพขององค์กรให้ก้าวไกลอย่างยั่งยืน Bplus ERP Paperless คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจัดการเอกสารดิจิทัลทุกประเภท ที่พร้อมตอบโจทย์ทุกความต้องการของธุรกิจคุณ

การจัดการรายงานและเอกสารดิจิทัลที่ครบวงจร
ด้วย Bplus ERP Paperless คุณสามารถจัดทำและจัดการเอกสารดิจิทัลในรูปแบบ PDF, CSV, Word, Excel, XML, Rich text และ TXT ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นการส่งรายงานผ่านมือถือหรืออีเมล คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารจะถูกจัดส่งไปยังปลายทางได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย คุณสมบัติการตั้งเวลาในการส่งรายงานยังช่วยให้คุณสามารถวางแผนการจัดส่งเอกสารได้ล่วงหน้า ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด

ความปลอดภัยที่คุณวางใจได้
ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในยุคดิจิทัล Bplus ERP Paperless มาพร้อมกับฟีเจอร์การกำหนดรหัสผ่านสำหรับการเปิดไฟล์ และการเพิ่มข้อความลายน้ำหรือภาพพื้นหลังเพื่อป้องกันการนำไปเผยแพร่โดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าการเข้าถึงเอกสารได้ตามระดับความสำคัญของข้อมูล ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและช่วยรักษาความลับขององค์กร

ประหยัดเวลาและทรัพยากร ลดต้นทุนการดำเนินงาน
การใช้เอกสารดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ เช่น ตู้เอกสาร หรือพื้นที่ในการจัดเก็บ ทำให้ธุรกิจของคุณสามารถประหยัดต้นทุนและใช้ทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่าที่สุด

การส่งอัตโนมัติและการกำหนดผู้รับเอกสารที่ยืดหยุ่น
Bplus ERP Paperless ไม่เพียงแต่รองรับการจัดส่งเอกสารในรูปแบบ PDF ผ่านมือถือหรืออีเมล แต่ยังสามารถตั้งเวลาในการส่งรายงานแบบอัตโนมัติได้ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถกำหนดช่วงเวลาส่งที่เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท ไม่ว่าจะเป็นการส่งรายงานรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ทำให้ผู้รับเอกสารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้ทันเวลาและไม่มีการตกหล่น

ที่สำคัญ คุณสามารถกำหนดผู้รับเอกสารได้อย่างยืดหยุ่น โดยสามารถเลือกส่งไปยังบุคคลเฉพาะกลุ่มหรือทุกคนในทีมที่ต้องรับทราบข้อมูล ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะถูกส่งตรงถึงผู้ที่เกี่ยวข้องโดยไม่มีข้อผิดพลาด และสามารถตรวจสอบการจัดส่งได้ตลอดเวลา

รองรับการทำงานกับระบบเสริม
Bplus ERP Paperless ยังสามารถส่งออกรายงานไปยังระบบเสริมอื่น ๆ เช่น E-transaction, Bplus Executive ฯลฯ เพื่อเพิ่มศักยภาพในการดำเนินงานขององค์กรคุณ นอกจากนี้ยังรองรับการตั้งเวลาการจัดเก็บเอกสารและการสร้างแฟ้มข้อมูลในรูปแบบ PDF และ CSV ซึ่งช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ติดต่อเราวันนี้เพื่อเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่สำหรับองค์กรของคุณ!