Bplus ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพบริหารเงินทดรองจ่าย
เงินทดรองจ่าย คือ วงเงินที่กิจการสำรองไว้ให้กับพนักงาน สำหรับการใช้จ่ายต่างๆ ภายใต้กรอบข้อตกลง ไม่ว่าจะเป็น ค่าเดินทาง ค่าบริการอื่นๆ หรือ ใช้ซื้อสินค้าตามความจำเป็นให้ทันเหตุการณ์ เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานของผู้รับผิดชอบ ซึ่งต่างจากเงินสดย่อยที่ใช้ในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ
Bplus ERP ช่วยท่านได้
- บริหารเงินทดรองจ่าย ตรวจสอบเงินทดรองจ่ายกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และเงินทดรองจ่ายคงเหลือของพนักงานผู้รับผิดชอบ
- ควบคุมเงินทดรองจ่ายต่อบุคคลได้หลายวงเงินตามประเภทของงานได้อย่างดีสมุดเงินสดแยกตามพนักงานผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบยอดตั้งเบิก และยอดเงินคงเหลือของผู้ถือเงิน
- ปิดช่องทางทุจริต ทั้งการอนุมัติจ่ายตาม Document control และการตรวจสอบกระทบยอด Reconcile
การเบิก/เคลียร์เงินทดรองจ่าย สะดวก ง่าย ควบคุมได้
- เบิกเงินทดรองจ่ายโดย โดยเลือกประเภทเงินสดตามการรับผิดชอบของพนักงาน และเลือกประเภทการจ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งจากตัวอย่างเป็นการจ่ายโดยถอนเงินจากบัญชีให้กับพนักงาน จำนวน 10,000 บาท
พนักงานเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อจ่ายค่าใช้จ่าย
เมื่อพนักงานดำเนินการใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว นำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ มาเคลียร์กับทางบริษัท สามารถบันทึกเคลียร์เงินทดรองจ่ายได้ เช่น ด้วยการบันทึกใบสำคัญจ่าย ระบุค่าใช้จ่าย จำนวนเงินที่จ่าย และจ่ายด้วยวงเงินทดรองจ่ายของหน่วยงานหรือพนักงานท่านใดที่ดูแล
เคลียร์เงินทดรองจ่าย
ตรวจสอบเงินทดรองจ่ายคงเหลือ สามารถคืน และ เติมเงิน ได้อย่างสะดวก ง่าย และตรวจสอบได้ ลดความผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เงินทดรองจ่ายไม่หมดให้ทำการคืนเงินทดรองจ่ายให้กับบริษัท บันทึกคืนได้จาก GV.ใบสำคัญทั่วไป
- แสดงการลงบัญชีให้อัตโนมัติตามประเภทการชำระ ลดงานฝ่ายบัญชี
หากเงินทดรองจ่ายคงเหลือ ทำการคืนเงินทดรองจ่ายให้กับบริษัท บันทึกคืนได้
- ายละเอียดชำระนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานจะจ่ายเงินคืนให้แก่บริษัทในรูปแบบใด แต่สำหรับเงินทดรองจ่ายพนักงานนั้นจะเลือกรายละเอียดการจ่ายชำระด้วยสมุดเงินสด-พนักงาน
- ลงบัญชีให้อัตโนมัติตามรายละเอียดชำระ
**ในกรณีที่เงินทดรองจ่ายเบิกไปใช้จ่ายไม่เพียงพอ การเบิกเงินทดรองจ่ายเพิ่มเติมให้กับพนักงานสามารถได้เช่นกัน
ตรวจสอบเงินทดรองจ่ายที่ยังไม่เคลียร์กับบริษัท
1. รายงานเคลื่อนไหวสมุดเงินสด
2. งานบัญชีครบถ้วน ในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองจ่าย
3.สามารถกระทบยอดสมุดเงินสด และ กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconcile)
เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือ เงินที่ออกจากธนาคาร กับเงินที่รับเข้าในเงินสดย่อย เงินทดรองจ่าย ตรงกันจริงหรือไม่ เป็นต้น การกระทบยอดเงินสดในมือ และเงินฝากธนาคารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง อย่างน้อยการกระทบยอดเคลื่อนไหวเงินสดควรทำทุก ๆ เดือน เช่น
- กำหนดให้ผู้รับผิดชอบเงินสดย่อยต้องตรวจนับเงินสดย่อยคงเหลือกระทบยอดกับเอกสาร ที่มีการเบิกเงินสดย่อยตามระยะเวลาที่ กำหนด
- การสุ่มตรวจนับ (Surprise check) เช่น ทุกเดือน สำหรับการสุ่มตรวจนับ (Surprise check) เป็นแนวปฏิบัติที่สามารถตรวจสอบได้ว่าเกิดการทุจริต ในการเบิกใช้วงเงินสดย่อยหรือไม่ เพราะผู้รับผิดชอบเงินสดย่อยไม่ทราบการเข้าตรวจนับในแต่ละครั้ง
25 December 2023
View
14,499
