เอกสารทางบัญชีและภาษีมีความสำคัญต่อการดำเนินกิจการเป็นอย่างยิ่งเพราะต้องใช้ในการบันทึกบัญชี เก็บหนี้ และบันทึกเหตุการณ์ต่างๆในการทำธุรกรรมไว้เป็นหลักฐานและยืนยันการทำรายการทางบัญชีได้ ซึ่งทุกกิจการมีหน้าที่ต้องรักษาเอกสารบัญชีและภาษีของตัวเองไว้เป็นอย่างดี แต่ถึงแม้จะมีการเก็บรักษาเป็นอย่างดีอยู่แล้ว หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้น เช่น น้ำท่วมฉับพลัน ไฟไหม้ ปลวก หรือเหตุการณ์อื่นๆที่ไม่สามารถควบคุมได้ ทางกิจการต้องดำเนินการต่ออย่างไรบ้าง บทความนี้จะให้ข้อมูลการดำเนินการเผื่อในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ลักษณะดังกล่าวดังต่อไปนี้
สาเหตุที่ทำให้เกิดกรณีเอกสารสูญหายหรือชำรุดได้
- น้ำท่วมฉับพลัน
- ไฟไหม้สถานที่เก็บเอกสารหรือสำนักงาน
- เอกสารเสียหายจากการทำลายของปลวก
- เอกสารสูญหายจากการย้ายสำนักงาน
- สำนักงานบัญชีที่เข้าดูแลทำเอกสารสูญหาย
ขั้นตอนการดำเนินการกรณีเอกสารเสียหาย/สูญหาย
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ต้องมีการสำรวจก่อนว่าเอกสารที่สูญหายหรือเสียหายเป็นเอกสารชนิดใด ของปีไหนและเดือนใด พร้อมถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน (กรณีที่เอกสารสูญหาย) เช่น สถานที่จัดเก็บเอกสารที่ถูกไฟไหม้ เป็นต้น รวมไปถึงจดบันทึกเพื่อทำสรุปข้อมูลเอกสารที่สูญหายหรือได้รับความเสียหาย
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งความกับตำรวจ เพื่อลงบันทึกประจำวันและออกใบแจ้งความ เนื่องจากเอกสารทางบัญชีถือว่าเป็นเอกสารสำคัญของกิจการ และจะต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบการแจ้งความ ดังนี้
- สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
- ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ กรณีบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีเสียหาย
- หลักฐานที่แสดงได้ว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง
- หนังสือมอบอำนาจ กรณีที่ผู้มีอำนาจลงแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน
- ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบถึงความเสียหายหรือสูญหายนั้น
- หลังจากที่ได้แจ้งต่อกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว เราอาจจะให้ที่ปรึกษาบัญชีช่วยติดต่อประสานงานขอเอกสารต่าง ๆ มาใช้แทนเอกสารที่สูญหายไปแล้วได้ เช่น ใบกำกับภาษีขาย, ใบกำกับภาษีซื้อ, สำเนาใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น
การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีจะต้องเก็บไว้ไม่ต่ำกว่า 5 ปี หากเกิดกรณีสูญหายด้วยเหตุอันสุดวิสัยก็ไม่ต้องกังวลใจจนมากมาย เพียงแต่ดำเนินการให้ถูกต้องตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เอกสารทางบัญชีของกิจการนั้น ๆ ก็จะกลับมาสมบูรณ์ พร้อมเป็นหลักฐานในการดำเนินกิจการได้ในปีต่อ ๆ ไป
