สำหรับผู้ประกอบการร้านค้าหลายๆ ท่านที่เปิดร้านค้า ร้านอาหาร หรือร้านขายปลีกต่างๆ ทั้งที่ทำอยู่และที่กำลังจะเปิดกิจการ เครื่องบันทึกเงินสดคงเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่กำลังมองหาใช่ไหมคะ แต่ก่อนที่เราจะซื้อเครื่องบันทึกเงินสดไปใช้ ลองมาทำความเข้าใจหลักเกณฑ์ในการใช้งานกันดีกว่า เพราะหลายคนมักจะสงสัยว่า ถ้าเราจะซื้อเครื่องบันทึกเงินสด หรือเครื่อง POS หรือเครื่องคิดเงินมาใช้ จะต้องแจ้งต่อกรมสรรพากรก่อน จริงรึป่าว?
ฟังก์ชั่นเครื่องบันทึกเงินสด
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า เครื่องบันทึกเงินสดสามารถทำอะไรได้ เครื่องบันทึกเงินสดเป็นอุปกรณ์เครื่องมือชนิดหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อการทำกิจการร้านค้าทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหาร ร้านขายของชำ ขายเสื้อผ้าและอื่นๆ โดยเฉพาะธุรกิจค้าปลีก หรือมองภาพง่ายๆ คือการขายสินค้าให้กับผู้บริโภคโดยตรง เครื่องบันทึกเงินสดจึงมีหน้าที่เป็นผู้ช่วยในการเก็บเงิน คิดเงินตามรายการสินค้าที่ขายไป นอกจากนี้เครื่องบันทึกเงินสดยังมีประโยชน์ต่อกิจการของเราอีกหลายด้าน
ข้อดีในการใช้เครื่องบันทึกเงินสด
เป็นตัวช่วยในการดูรายรับต่อวัน ทำให้เราสามารถเห็นผลประกอบการได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง
ลดปัญหาการขโมยเงิน หรือเงินสูญหายซึ่งอาจจะเกิดจากข้อผิดพลาดของคนในร้าน
มี Report ด้านการเงินที่ดึงได้ง่าย ไม่ซับซ้อน และอยู่ในรูปแบบไฟล์ข้อมูลที่นำไปใช้ต่อได้สะดวก
สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ สะดวกต่อผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ใครบ้างที่ต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสด
การใช้เครื่องบันทึกเงินสดจะต้องได้รับการอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรหรือไม่ ให้ดูที่การเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ Vat หากคุณไม่ได้เป็นผู้ประกอบการที่มีหน้าที่ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือไม่ได้ไปจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ ก็ไม่ต้องกังวลอะไร เพราะไม่มีอะไรต้องเกี่ยวข้องกับกรมสรรพากร
ในทางกลับกันหากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเอาไว้ ทางกฎหมายแล้วผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อ และถ้าหากร้านค้าของคุณที่มีคนซื้อเป็นจำนวนมากต่อวัน จะต้องมานั่งเขียนนั่งพิมพ์เอกสารเพื่อออกใบกำกับภาษีแบบเต็มคงไม่สะดวก เครื่องบันทึกเงินสดจึงเป็นตัวช่วยในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ หากกิจการของคุณเป็นไปตามที่กล่าวมา ก่อนการใช้เครื่องบันทึกเงินสด จำเป็นต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสดต่ออธิบดีกรมสรรพากรก่อนนั่นเอง
ขั้นตอนการยื่นคำร้องขอใช้เครื่องบันทึกเงินสด เพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ
สำหรับผู้ประกอบการคนไหน ที่เข้าข่ายต้องนำเครื่องบันทึกเงินสดไปขออนุมัติใช้งานจากกรมสรรพากร มาดูขั้นตอนต่างๆ ในการ “ขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ” มีอะไรบ้าง
- ระบุตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกเงินสดให้ตรงกับการใช้งานจริง
หลังจากซื้อเครื่องบันทึกเงินสดมาแล้ว ให้วางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการใช้งานจริงๆ เพราะการขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจะต้องแสดงแผนผังการวางเครื่องบันทึกเงินสดและแผนผังการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดกับอุปกรณ์อื่นๆ ในร้านด้วย
- เตรียมเอกสารต่างๆ ให้พร้อม เพื่อยื่นต่ออธิบดีกรมสรรพากร
เอกสารที่ต้องเตรียม
เอกสารแบบภ.พ.06
คุณสมบัติของเครื่องบันทึกเงินสด
แผนผังการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องปริ้นท์ เครื่องยิงบาร์โค้ด
ตัวอย่างใบกำกับภาษี และรายงานต่างๆ ที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินสดนั้นๆ ในส่วนนี้ให้พิมพ์เอกสารออกจากเครื่องเพื่อเป็นตัวอย่าง และระหว่างรอการอนุมัติ แนะนำให้หยุดใช้เครื่องไปก่อน เนื่องจากเลขกำกับเอกสารที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินสดจะมีเรียงลำดับกันไป หากใช้เครื่องบันทึกเงินสดออกเอกสารก่อนการอนุมัติ ก็จะมีความผิดทางกฎหมาย
แผนผังระบุตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกเงินสดในร้าน (ตามที่ใช้จริง)
- ยื่นเอกสารต่อกรมสรรพากรในท้องที่ที่กิจการตั้งอยู่
หากมีหลายสาขา ให้ยึดสาขาใหญ่เป็นหลัก และในกรณีที่ธุรกิจของคุณถูกกำกับโดยสำนักบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่ ก็ให้ยื่นที่นั่นได้เลย และอีกหนึ่งช่องทางที่สะดวกสบายมากขึ้นสำหรับผู้ประกอบการ คือการยื่นขออนุมัติผ่านช่องทางออนไลน์ได้ที่เว็บไซต์ กรมสรรพากร
- รอผลการอนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสด
เมื่อยื่นเอกสารไปแล้ว กรมสรรพากรจะพิจารณาเอกสารทั้งหมด และคุณสมบัติของเครื่องคิดเงิน หลังจากนั้นจะส่งผลและเลขรหัสประจำเครื่องคิดเงินมาให้ 1 เครื่อง 1 รหัส หากธุรกิจมีหลายสาขา หลายเครื่อง ก็ให้ยื่นขออนุมัติแยกไปตามจำนวนเครื่อง
- ติดตั้งเลขรหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสด
เมื่อได้เลขรหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสดมาแล้ว ให้ระบุเลขรหัสไว้ในจุดต่างๆ ของเอกสารใบกำกับภาษีหรือรายงานอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
- แจ้งสรรพากรเข้ามาตรวจสอบและติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องบันทึกเงินสด
เมื่อดำเนินการแล้ว ให้ผู้ประกอบการแจ้งไปที่กรมสรรพากรอีกครั้ง เพื่อให้เจ้าหน้าที่กรมสรรพากรเข้ามาติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องบันทึกเงินสด เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้น
ข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสด
อย่างที่ทราบว่าการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อมีความเกี่ยวเนื่องกับกรมสรรพากร ดังนั้นเราจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่างๆ อย่างถูกต้อง โดยข้อกำหนดหลักๆ คือ
- ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษี จะต้องมีการออกสำเนาควบคู่เสมอ
- ในใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ออกให้ลูกค้า จะต้องมีการระบุคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือ “TAX INV(ABB)” หรือ “TAX INVOICE(ABB)”
- จะต้องระบุรหัสเครื่องบันทึกเงินสดที่ได้จากกรมสรรพากรในใบกำกับภาษีอย่างย่อ สำเนาใบกำกับภาษี และในกระดาษต่อเนื่อง
- เครื่องบันทึกเงินสดจะต้องสามารถออกรายงานสรุปประจำวันได้
- สำหรับร้านที่มีรายการสินค้าจำนวนมาก และต้องการใช้ “รหัส” แทนสินค้าและบริการนั้นๆ ให้ทำรายการรหัสสินค้าและบริการพร้อมคำอธิบายให้เสร็จก่อนวันเริ่มใช้งานเครื่อง และเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่ร้าน
- ในกรณีที่แถบสติ๊กเกอร์รหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสดเสียหาย ให้รีบแจ้งต่อกรมสรรพากรในทันที
- จะต้องเก็บกระดาษต่อเนื่องที่ระบุรายงานการขายไว้เป็นระยะเวลา 5 ปี โดย 2 ปีแรกเก็บในรูปแบบกระดาษ และหลังจากนั่นสามารถเก็บในรูปแบบข้อมูลที่บันทึกในสื่ออื่นๆ ได้
- ห้ามเคลื่อนย้าย ทำลาย ขายต่อ หรือใช้เครื่องบันทึกเงินสดที่ไม่เป็นไปตามที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรตั้งแต่แรก หากจะเปลี่ยนแปลงใดๆ จะต้องยื่น ภ.พ.1 ให้กรมสรรพากรล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วันก่อนดำเนินการ
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่สามารถนำไปคิดเป็นภาษีซื้อได้ ดังนั้นลูกค้าบางรายอาจต้องการใบกำกับภาษีฉบับเต็ม ผู้ประกอบการมีหน้าที่ในการออกใบกำกับภาษีฉบับเต็มเมื่อลูกค้าร้องขอทุกครั้ง
บทลงทางกฎหมาย หากไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับ
สำหรับบทลงโทษในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสด หรือใช้ไปในทางที่ไม่ตรงกับที่แจ้งไว้ จะต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือปรับไม่เกินห้าพันบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
ดังนั้นผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบ Vat ท่านไหน ที่ประสงค์จะใช้เครื่องคิดเงิน ก็รีบดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมาย จะได้ไม่ต้องกังวลเรื่องโทษทางกฎหมาย แถมเป็นการแสดงออกถึงความรับผิดชอบอีกด้วย
