ความหมายของการจัดซื้อ!! หมายถึงการดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ
โดยวัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ ก็คือ
- เพื่อให้มีสินค้า ไว้ใช้ดำเนินกิจการโดยไม่ขาดมือ
- เพื่อให้กิจการได้รับสินค้าในเวลาอันสมควรคุณภาพถูกต้อง ปริมาณเหมาะสม
- เพื่อเป็นการบริหารเกี่ยวกับการเงิน ไม่ให้จมอยู่กับสินค้าคงเหลือมากเกินไป และไม่ต้องเสี่ยงภัยกับสินค้าค้างสต๊อกด้วย
ดังนั้น การจะซื้อสินค้าไม่ควรสนใจอยู่ที่ราคาเพียงอย่างเดียวแต่ต้องสนใจประเด็นอื่นๆประกอบกันไปด้วยอย่างรอบด้าน จึงจะถือว่ารอบคอบและมีความฉลาด โดยเฉพาะสินค้าที่มียอดค่าใช้จ่ายสูง และมีความเสี่ยงหรือผลกระทบต่อธุรกิจสูง ซึ่งนักจัดซื้อที่ดีควรแสวงหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพในด้านต่างๆ เพื่อเป็นข้อพิจารณาในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้งด้วย โดยใช้หลักดังนี้
- Q-Quality (คุณภาพสินค้า) การจัดซื้อที่ดีต้องเปรียบเทียบคุณสมบัติและคุณภาพของสินค้าในการนำไปใช้งานที่ต่างกัน ราคาถูกกว่าไม่ได้แปลว่าดีกว่าเสมอไป แต่ต้องพิจารณาความคุ้มค่าหรือคุณภาพที่ได้รับ พราะหากมีปัญหาเรื่องความด้อยคุณภาพ ถึงแม้จะมีการรับรองหรือรับประกันก็ตาม ซึ่งสุดท้ายปัญหาก็ตกกับเราอยู่ดีโดยอาจจะทำให้เราเสียโอกาสในการขายได้
- C-Cost or Price (ราคาหรือต้นทุน) แน่นอนว่าถ้าซื้อของที่เหมือนกัน 100% ก็ต้องคิดถึงราคาเป็นหลักโดยจะต้องดูประเด็นอื่นประกอบกันไปด้วย เช่น การบริการหลังการขาย เป็นต้น
- D-Delivery (ระยะเวลาการส่งมอบ) นักจัดซื้อมักเรียกกันติดปากว่า Lead Time ซึ่งสามารถนำข้อนี้มาประกอบการพิจารณากับข้อ 2 เพราะหากราคาแพงกว่า แต่สามารถส่งของได้ทันทีกับความต้องการ ก็จะทำให้เราไม่พลาดโอกาสที่จะขายทำให้เกิดรายได้ แต่ในทางกลับกันหากเราพิจารณาแต่เพียงราคาหรือต้นทุนที่ต่ำกว่าแต่การส่งมอบไม่ตรงเวลา ทำให้ต้องมีการติดตามทวงถาม ซึ่งบางกรณีก็อาจทำให้ได้รับสินค้าไม่ทันเวลาก็อาจจะส่งผลเสียต่อกิจการได้
ซึ่งสำหรับโปรแกรม Business Plus ERP นั้นก็มีรายงานรองรับเพื่อเป็นการประกอบการพิจารณาสำหรับการจัดสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมและบริหารสต๊อกได้อย่างมีคุณภาพ ให้กับฝ่ายจัดซื้อ พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ได้อีกด้วย เช่น รายงานแนะนำการสั่งซื้อ รายงานวิเคราะห์สต๊อกเรโซ รายงานประสิทธิภาพ Supplier เป็นต้น
