Q : เอกสารซ้ำ เอกสารหาย เอกสารถูกยกเลิกแต่ไม่กลับรายการ
A : การจัดการเอกสารในระบบให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากปัญหา เช่น เอกสารซ้ำ เอกสารหาย หรือเอกสารถูกยกเลิกแต่ไม่กลับรายการ อาจทำให้ข้อมูลทางบัญชีคลาดเคลื่อนได้ ดังนั้นผู้ใช้งานควรตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารและประวัติการดำเนินการอย่างรอบคอบ พร้อมทั้งวิเคราะห์ผลกระทบก่อนดำเนินการแก้ไข
สาเหตุ:
- เอกสารซ้ำอาจทำให้เกิดการบันทึกรายการซ้ำในระบบ
- เอกสารหายอาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วนและตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้
- เอกสารถูกยกเลิกแต่ไม่กลับรายการ อาจทำให้ยอดบัญชียังคงค้างผิดจากข้อเท็จจริง
- ความผิดปกติเหล่านี้มักเกิดจากการสร้าง แก้ไข ลบ หรือยกเลิกเอกสารโดยดำเนินการไม่ครบขั้นตอน
วัตถุประสงค์:
เพื่อตรวจสอบสถานะและประวัติของเอกสารแต่ละรายการ ว่ามีการสร้างซ้ำ สูญหาย ถูกลบ หรือถูกยกเลิกโดยไม่กลับรายการหรือไม่ และใช้ข้อมูลดังกล่าวประกอบการตรวจสอบความถูกต้องของรายการในระบบ
เป้าหมาย:
- ตรวจพบเอกสารซ้ำ เอกสารหาย และเอกสารถูกยกเลิกแต่ไม่กลับรายการ
- ตรวจสอบผู้ดำเนินการและวันเวลาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารได้
- ยืนยันสาเหตุของความผิดปกติในแต่ละเอกสาร
- ใช้ผลการตรวจสอบเพื่อแก้ไขข้อมูลก่อนปิดงวดหรือปิดงบ
ขั้นตอนการปฏิบัติ:
1) ตรวจสอบจากรายงานสภาพเอกสาร
ใช้รายงานสภาพเอกสารเป็นรายงานหลักในการตรวจสอบ โดยรายงานจะแสดงรายละเอียดของเอกสารแต่ละใบที่สามารถตรวจสอบได้
- รายงานสภาพเอกสาร (AUDIT TRAIL)
- งานบัญชี > รายงาน > รายงานสภาพเอกสาร > รายงานสภาพเอกสาร (AUDIT TRAIL)
- รายงานการเปลี่ยน/ยกเลิกเอกสาร
- งานบัญชี > รายงาน > รายงานสภาพเอกสาร > รายงานการเปลี่ยน/ยกเลิกเอกสาร
2) ตรวจสอบประวัติการดำเนินการของเอกสาร
ตรวจสอบข้อมูลผู้สร้าง ผู้แก้ไข ผู้ลบ ผู้ยกเลิก และผู้พิมพ์เอกสาร พร้อมวันเวลาที่ดำเนินการ เพื่อวิเคราะห์ว่าเอกสารถูกสร้างซ้ำ ถูกลบ ถูกยกเลิก หรือมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
ตัวอย่าง รายงานสภาพเอกสาร (AUDIT TRAIL)
3) วิเคราะห์ผลกระทบและแก้ไขรายการ
หากพบเอกสารซ้ำ เอกสารหาย หรือเอกสารถูกยกเลิกแต่ไม่กลับรายการ ให้ตรวจสอบผลกระทบต่อยอดในระบบ และดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้องก่อนนำข้อมูลไปใช้ในการปิดงวดหรือปิดงบ
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ช่วยตรวจสอบความผิดปกติของเอกสารได้ชัดเจน
- ติดตามประวัติการดำเนินการย้อนหลังได้ครบถ้วน
- ลดความเสี่ยงจากการบันทึกรายการผิดหรือไม่ครบ
- เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลก่อนปิดงวดและปิดงบ
