Q: วิธีการเรียกดูและตรวจสอบ "รายงานยอดเจ้าหนี้คงค้าง" ในระบบ Bplus ERP
-
"ต้องการดูยอดเจ้าหนี้คงค้างทั้งหมด ต้องตรวจสอบจากเมนูไหนในระบบ?"
-
"จะเช็คว่าเรามียอดค้างจ่ายซัพพลายเออร์รายไหนบ้าง จำนวนเท่าไหร่ ดูได้จากตรงไหน?"
-
"ต้องการตรวจสอบยอดก่อนทำเรื่องจ่ายเงิน ต้องดึงรายงานตัวไหน?"
A: ในการบริหารจัดการเจ้าหนี้ การตรวจสอบยอดหนี้คงค้างเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ทราบภาระผูกพันทางการเงินขององค์กรในแต่ละช่วงเวลา รวมถึงช่วยในการวางแผนการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจึงมีรายงานยอดเจ้าหนี้คงค้าง เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ปัญหาที่พบ:
-
ผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบยอดหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ แต่ไม่ทราบตำแหน่งเมนูรายงานที่ถูกต้องในหมวดงานการเงิน
-
เมื่อเข้าสู่เมนูรายงานได้แล้ว ผู้ใช้งานไม่ทราบวิธีการกำหนดเงื่อนไขการค้นหา (เช่น ช่วงวันที่ หรือรหัสเจ้าหนี้) ทำให้ดึงข้อมูลออกมาไม่ตรงกับที่ต้องการ หรืออ่านค่าในรายงานไม่เข้าใจ
วัตถุประสงค์:
เป้าหมาย:
-
ผู้ใช้งานทราบตำแหน่งเมนู เข้าใจเงื่อนไขการกรองข้อมูล และสามารถอ่านรายละเอียดในรายงานได้อย่างถูกต้อง เพื่อลดความผิดพลาดในการตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน
-
ตัวอย่างการใช้งานจริง (Use Case): ฝ่ายการเงินต้องการตรวจสอบยอดหนี้คงค้างของเดือนปัจจุบันทั้งหมด เพื่อนำข้อมูลมาสรุปยอด วางแผนกระแสเงินสด และเตรียมทำเรื่องเบิกจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แต่ละรายได้ตรงตามกำหนดเวลา
เงื่อนไขและข้อจำกัดของรายงาน (System Limitation):
ผลลัพธ์:
แนวทางปฏิบัติ (ขั้นตอนการทำงาน):
-
เข้าสู่เมนู "งานการเงิน"
-
เลือกเมนู "รายงาน"
-
เลือกหมวด "รายงานสำหรับหัวหน้างานเจ้าหนี้"
-
คลิกที่หมวดหมู่ "รายงานยอดเจ้าหนี้"
-
เลือก "รายงานยอดเจ้าหนี้คงค้าง" 
-
ที่หน้าจอระบบ ให้ กำหนดเงื่อนไขการค้นหา เพื่อตีกรอบข้อมูลให้แม่นยำขึ้น เช่น:
-
เมื่อระบุเงื่อนไขครบถ้วน กดปุ่ม "แสดงรายงาน" (เพื่อดูผลลัพธ์บนหน้าจอ) หรือกด "พิมพ์รายงาน" (เพื่อปริ้นท์หรือบันทึกเป็นไฟล์)
ประโยชน์ที่ได้รับ:
-
ตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็วและแม่นยำ: ผู้ใช้งานสามารถเห็นภาพรวมยอดหนี้ที่รอการชำระทั้งหมดโดยไม่ต้องเสียเวลารวบรวมเอกสารด้วยตนเอง
-
วางแผนการเงินได้มีประสิทธิภาพ: ฝ่ายการเงินสามารถนำข้อมูลไปบริหารกระแสเงินสด (Cash Flow) และเรียงลำดับความสำคัญในการชำระหนี้ได้ทันที
-
ลดความผิดพลาด: ป้องกันปัญหาการจ่ายเงินล่าช้ากว่ากำหนด หรือการจ่ายเงินซ้ำซ้อน
