Q : กระทบเช็คจ่ายที่ยังไม่ขึ้นเงิน กับ รายงานแยกประเภทรหัสบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า สามารถตรวจสอบได้จากรายงานอะไร
A: สามารถกระทบยอดเปรียบเทียบเช็คจ่ายล่วงหน้า เทียบบัญชีแยกประเภทเช็คจ่ายล่วงหน้า (GL) หรืองบทดลอง โดยแนะนำให้กำหนดช่วงวันที่ให้ตรงกัน และตรวจสอบรายละเอียดรายการเพื่อให้ยอดคงเหลือมีความถูกต้องและสอดคล้องกัน
โดยสามารถตรวจสอบการเคลื่อนไหวบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า เพื่อกระทบบัญชีแยกประเภทรหัสบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า ได้ดังนี้
สาเหตุ
* รายการเช็คจ่ายล่วงหน้ายังบันทึกไม่ครบถ้วนในระบบ
* มีการบันทึกบัญชีผิดรหัสบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า (GL)
* ช่วงวันที่ของรายงานไม่ตรงกัน
* มีเอกสารค้างขั้นตอน หรือยังไม่ผ่านการบันทึกบัญชี (เช่น JV)
วัตถุประสงค์
* เพื่อให้ยอดเช็คจ่ายล่วงหน้าในระบบตรงกับเช็คจ่ายที่ยังไม่ขึ้นเงินจริง
* เพื่อให้ยอดบัญชีแยกประเภทเช็คจ่ายล่วงหน้า (GL) ถูกต้องและสอดคล้องกับรายงาน
เป้าหมาย
* ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายงานเช็คจ่ายล่วงหน้าได้ถูกต้อง
* สามารถเปรียบเทียบยอดกับบัญชีแยกประเภท (GL) หรืองบทดลองได้
* สามารถค้นหาความแตกต่างและปรับปรุงข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนการปฏิบัติ
1) เข้าเมนู งานการเงิน
2) เลือก เมนูรายงาน → รายงานเอกสารเกี่ยวกับธนาคาร → รายงานเช็คจ่าย
3) เลือก รายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า (ยังไม่ได้ขึ้นเงิน)
4) กำหนดเงื่อนไข เช่น ช่วงวันที่ ให้ตรงกับช่วงที่ต้องการตรวจสอบ
5) ตรวจสอบยอดคงเหลือและรายละเอียดจากรายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า (ยังไม่ได้ขึ้นเงิน)
6) เปรียบเทียบยอดคงเหลือและรายละเอียดรายการระหว่างรายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า กับรายงาน GL/งบทดลอง
7) หากพบความแตกต่าง ให้ตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น JV หรือเอกสารที่ยังไม่สมบูรณ์
8) ดำเนินการปรับปรุง/บันทึกรายการให้ถูกต้อง
9) ตรวจสอบซ้ำจนยอดคงเหลือสอดคล้องกัน
ประโยชน์ที่ได้รับ
* ยอดเช็คจ่ายล่วงหน้าถูกต้องและตรวจสอบได้
* ลดความคลาดเคลื่อนของบัญชีแยกประเภท
* สนับสนุนการปิดงบการเงินได้อย่างถูกต้อง
* เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางบัญชี
