Q : กระทบยอดซื้อ กับ รายงานแยกประเภทรหัสบัญชีซื้อ สามารถตรวจสอบได้จากรายงานอะไร
A : สามารถกระทบยอดซื้อสินค้า เทียบบัญชีแยกประเภทซื้อสินค้า (GL) หรืองบทดลอง โดยแนะนำให้กำหนดช่วงวันที่ให้ตรงกัน และตรวจสอบรายละเอียดรายการยอดซื้อสินค้า มีความถูกต้องและสอดคล้องกัน
สาเหตุ
* ยอดซื้อสินค้าในระบบงานซื้ออาจไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภท (GL)
* มีการบันทึกบัญชีไม่ครบถ้วน หรือบันทึกผิดรหัสบัญชี
* มีรายการปรับปรุงบัญชี (JV) ที่ไม่ได้อ้างอิงเอกสารซื้อโดยตรง
วัตถุประสงค์
เพื่อให้สามารถตรวจสอบและกระทบยอดระหว่างรายงานยอดซื้อจากระบบงานซื้อ กับบัญชีแยกประเภทรหัสบัญชีซื้อ (GL) หรือ งบทดลอง ได้อย่างถูกต้องและสอดคล้องกัน
เป้าหมาย
* ยอดซื้อสินค้าในรายงานงานซื้อตรงกับบัญชีใน GL
* ตรวจสอบความครบถ้วนของการบันทึกรายการซื้อ
* ระบุและแก้ไขความแตกต่างได้อย่างถูกต้อง
* สนับสนุนความถูกต้องของงบการเงิน
ขั้นตอนการปฏิบัติ
โดยสามารถตรวจสอบการรายงานยอดซื้อสินค้า เพื่อกระทบบัญชีแยกประเภทรหัสบัญชีซื้อสินค้า ได้ดังนี้
1) เข้าเมนู งานซื้อขาย
2) เลือกเมนู รายงาน
3) เลือก รายงานเอกสารงานซื้อ
4) เลือก รายงานซื้อ-ส่งคืน
5) เลือก รายงานใบซื้อ-ส่งคืน ตามเอกสาร
6) กำหนดเงื่อนไข เช่น ช่วงวันที่ และประเภทเอกสาร (เช่น เอกสารซื้อสินค้า หรือ เอกสารส่งคืนสินค้า)
7) แสดงรายงานเพื่อตรวจสอบยอดซื้อรวม
8) เข้าเมนู งานบัญชี และเปิด รายงานบัญชีแยกประเภท (GL) ของรหัสบัญชีซื้อ หรือ งบทดลอง ในช่วงวันที่เดียวกัน
9) เปรียบเทียบยอดซื้อจากรายงานงานซื้อกับยอดใน GL
10) หากพบความแตกต่าง ให้ตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสำคัญทั่วไป (JV) หรือเอกสารที่ยังไม่สมบูรณ์
ประโยชน์ที่ได้รับ
* ทำให้ยอดซื้อและบัญชีซื้อมีความถูกต้องสอดคล้องกัน
* ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
* เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน
* ช่วยให้การปิดงบการเงินเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว
