งานบัญชีและงานธุรกิจ ต้องเก็บเอกสารบัญชี อะไรบ้าง?

ผู้ประกอบการหลายท่าน อยากจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย แต่ก็ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี ไม่รู้ว่าจะต้องมีแฟ้มอะไรบ้าง และแต่ละแฟ้มใช้เก็บเอกสารอะไร วันนี้เราไปดูกัน 

1.แฟ้มใบกำกับภาษีขาย

จัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ

2.แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ

จัดเรียงตามวันที่

3.แฟ้มใบสำคัญจ่าย

จัดทำแฟ้มใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายจ่ายเช็คตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบ ดังนี้คือ

3.1 ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของ

• เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย
• มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
• ลายเซ็นผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล
• ผู้อนุมัติการวางบิล
• วันที่รับวางบิล
• วันที่วางบิล

3.2 ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของ

• รายการสินค้า
• จำนวน
• ราคา/หน่วย
• ราคารวม
• ยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแต่ละใบ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

3.3 ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี

• เลขที่
• วันที่
• รายการ
• จำนวน
• ราคา/หน่วย
• ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

4.แฟ้มใบสำคัญรับ

จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้ คือ

4.1 สำเนาใบรับวางบิล ที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ

• วันที่วางบิล
• เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย
• ยอดเงินของบิลแต่ละใบ
• ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล
• ผู้วางบิล
• ผู้รับวางบิล
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

4.2 ใบทวงหนี้หรือใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็น

• ยอดรายการสินค้า
• ราคา/หน่วย
• ยอดรวมของบิลแต่ละใบ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ

4.3 ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ

4.4 ใบเสร็จรับเงิน

5.แฟ้มเงินสดย่อย

จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจ โดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งมีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี

*หมายเหตุ โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดังนี้

1.ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง

2.ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นผู้ขอเบิก วัตถุประสงค์ที่เบิก และผู้อนุมัติ (กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นการอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นรายๆ ไป)

6.แฟ้มรายวันทั่วไป

เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ

• การโอนเงินระหว่างธนาคาร
• การถอนเงินระหว่างธนาคาร
• การฝากเงินเข้า
• การรับเงินจากกรรมการ
• เงินยืมกรรมการ
• รายการปรับปรุงค้างจ้าง, ค้างเบิก

7.แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) –กรณียังไม่ได้ไปวางบิล

เอกสารที่เตรียมทำวางบิล

• ใบนำเนาภาษีขายถ่ายแนบแยกแต่ละบริษัท
• ใบสั่งซื้อจากลูกค้า

*ยอดเงินยังไม่ถึง เอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล

8.แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) –กรณียังไม่ได้รับวางบิล

เอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล

• ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
• ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
• ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา

*ยอดเงินยังไม่ถึงงวดรายจ่าย เอกสารยังไม่ครบ, เอกสารยังไม่เรียบร้อย

9.แฟ้มภาษีและประกันสังคม

จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น

• ภ.ง.ด. 1
• ภ.ง.ด. 3
• ภ.ง.ด. 53
• ภ.พ. 30
• ประกันสังคม

โดยจัดเรียงเป็นหมวด แต่ละหมวดเรียบเรียงเป็นเดือน โดยเรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มากทำเป็นแฟ้มๆ ไป

10.แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน

ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบ ดังนี้คือ

• สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สิน (โดยจัดเรียงตามวันที่ซื้อ เรียงจากน้อยไปหามาก)
• ใบเซ็นต์อนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน

11.แฟ้มหนังสือรับรอง

การถูกหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ

12.แฟ้มหนังสือรับรอง

การหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ

13.แฟ้มเงินทดรองจ่าย

กรณีมีการชำระเงินล่วงหน้าเงินเป็นก้อนใหญ่ และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย โดยให้มีใบปะหน้าคุมว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์

14.แฟ้มสินค้า

จัดให้มีเอกสารภายในแต่ละแฟ้ม ดังนี้คือ

1.ใบสั่งซื้อสินค้า

2.สำเนาใบกำกับภาษี โดยมีรายละเอียดของสินค้า, ราคา, ราคา/หน่วย และยอดรวมของสินค้า

3.ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า

4.ใบส่งของ

*โดยเอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นการอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง

15.แฟ้มข้อมูลกิจการ

ใช้สำหรับเก็บเอกสารสำคัญของกิจการ ที่ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย โดยเอกสารที่เก็บอยู่ในแฟ้มนี้ได้แก่

• หนังสือรับรองบริษัท
• เอกสารจดทะเบียนบริษัท
• สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
• เอกสารการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01, ภ.พ.20)
• แผนผังองค์กร
• รายงานการประชุมบริษัท
• งบการเงินของบริษัท
• แบบนำส่งภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50/ภ.ง.ด.51)
• สัญญาต่างๆ ที่สำคัญ

ทั้งนี้ บางกิจการอาจจะไม่ต้องมีแฟ้มเยอะขนาดนี้ก็ได้ ตัวอย่างแฟ้มข้างต้นให้ใช้เป็นแนวทางในการจัดเก็บเอกสารและปรับใช้ให้เข้ากับกิจการของตัวเองก็พอ

เกร็ดความรู้เพิ่มเติม

จัดเก็บเอกสารหลักฐานทางบัญชีในรูปแบบข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์

คำถาม เนื่องจากเอกสารทางบัญชีที่ต้องเก็บ 5 ปี มีจำนวนมาก ไม่มีสถานที่จัดเก็บ และต้องเช่าสถานที่เพื่อเก็บเอกสาร หากต้องการจัดเก็บเอกสารไว้ในรูปแบบข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ สามารถจัดทำได้ไหม

คำตอบ : ตามพระราชบัญญัติการบัญชี 2543 มาตรา 14 กำหนดไว้ว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าห้าปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสาร คำตามมาตรา 17 เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี มีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกินห้าปีแต่ต้องไม่เกินเจ็ดปีได้
สำหรับกรณีที่บริษัทฯ ประสงค์จะเก็บเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ บริษัทฯ ยังต้องจัดเก็บต้นฉบับเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในรูปของกระดาษตามระยะเวลาที่กำหนดตามมาตรา 14 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ที่มา เพจ ผู้ประกอบการรุ่นใหม่ใส่ใจบัญชีและภาษี

https://www.dbd.go.th/dbdweb56/index_answer.php?tid=4063969