Q : เกิดการทุจริตของพนักงาน โดยมีการเปิดบิลขายไปเก็บเงินลูกค้าแล้ว จากนั้นกลับมาแก้ไขเอกสารลดจำนวนเงินภายหลัง เงินที่ทุจริตไปแบ่งกันกับธุรการ โปรแกรม Business Plus มีทางปัองกันหรือช่วยอย่างไรได้บ้าง
A : โปรแกรมมีการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ควบคู่กับระบบควบคุมเอกสาร DOCUMENT CONTROL โดยแต่ละสิทธิ์กำหนดได้ว่า ใครมีหน้าที่เพิ่มข้อมูล แก้ไข ลบ ข้อมูลที่บันทึกได้ รวมถึงในสิทธิ์เดียวกัน ยังเพิ่มเติมสิทธิ์การอนุมัติเอกสาร เอกสารทีอนุมัติแล้ว ไม่มีสิทธิ์แก้ไขได้อีกก็ทำได้ ทำให้เป็นการป้องกันการแก้ไขกรณีดังกล่าวได้
ระบบยังควบคุมสิทธิ์การพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ ,สิทธิ์การพิมพ์เอกสารหลังอนุมัติ, สิทธิ์การแก้ไขหลังการอนุมัติ, สิทธิ์การแก้ไขหลังการพิมพ์, สิทธิ์การพิมพ์บิลซ้ำ, สิทธิ์การยกเลิกบิล และสิทธิ์การเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะบิลได้ เช่น
- บันทึก,เปลี่ยนบิล,ยกเลิก
- รออนุมัติ,แก้ไข,อนุมัติแล้ว
- พิมพ์บิลแล้ว
- เอกสารใบส่งของไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์
- รับหรือส่งสินค้า ไม่ครบตามใบสั่งซื้อ หรือใบจอง
นอกจากนั้นระบบมีรายงานตรวจสอบสภาพเอกสาร จะระบุคนบันทึกเอกสาร แก้ไขเอกสาร ลบเอกสาร โดยแจ้งให้ทราบได้ทั้ง User ที่ทำ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ดำเนินการ วัน เวลา ที่ดำเนินการ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
