การใช้วงเงินเครดิตและการจำกัดยอดเงินในเอกสาร

สภาพคล่องของกิจการเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความมั่นคงทางธุรกิจ โดยนอกจากการควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังและการจัดเก็บหนี้ให้เหมาะสมแล้ว สิ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ

✅ การควบคุม วงเงินเครดิตของลูกค้า

✅ การจำกัด ยอดเงินในเอกสารการซื้อหรือขายแต่ละฉบับ

หากไม่มีการควบคุม อาจส่งผลให้เกิดความเสี่ยงด้านหนี้เสียหรือการขาดสภาพคล่อง

📌 แนวทางควบคุมโดยโปรแกรม Bplus

โปรแกรม Bplus มีฟังก์ชันที่ช่วยควบคุมด้านลูกหนี้และเจ้าหนี้ได้ 2 รูปแบบ

1. การควบคุมวงเงินเครดิต

สามารถกำหนดวงเงินเครดิตรายลูกหนี้/เจ้าหนี้ได้ หากเกินวงเงิน ต้องมีผู้อนุมัติ และสามารถกำหนดจำนวนผู้อนุมัติที่ต้องอนุมัติครบหรือบางส่วนได้ตามช่วงยอดเงิน

2. การจำกัดยอดเงินในเอกสาร

ควบคุมยอดเงินในเอกสารแต่ละใบ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบขายสินค้า เป็นต้น เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดหนี้ก้อนใหญ่ในครั้งเดียว ซึ่งอาจกระทบสภาพคล่องของกิจการ 

📌 คุณสมบัติของระบบการอนุมัติ

1. กำหนดช่วงวงเงิน เช่น

• ตั้งแต่ 100,000 ถึง 200,000 บาท
• 200,000 ถึง 500,000 บาท เป็นต้น

2. กำหนดผู้อนุมัติ

• สามารถมีได้ตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป
• ระบุได้ว่าต้องอนุมัติครบทุกคน หรืออนุมัติเพียงบางส่วน เช่น “3 จาก 5 คน”

📌 ขั้นตอนการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดว่าในระบบลูกหนี้/เจ้าหนี้ ต้องการควบคุมวงเงินเครดิตหรือไม่ ถ้าควบคุม ต้องระบุช่วงวงเงิน และรายชื่อผู้อนุมัติในแต่ละช่วง

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเอกสารที่ต้องควบคุมวงเงิน ระบุประเภทเอกสาร เช่น

• ใบสั่งซื้อ

• ใบรับสินค้า

• ใบขาย

• ใบจอง

• ใบรับคืนสินค้า

แล้วกำหนดว่าจะควบคุมวงเงินหรือไม่ หากควบคุม ต้องระบุเงื่อนไขผู้อนุมัติในแต่ละช่วงยอดเงิน

ขั้นตอนที่ 3: ผูกเอกสารกับนโยบายควบคุมในระบบเอกสาร ให้เลือกประเภทเอกสาร แล้วกำหนดนโยบายที่ใช้ว่าต้องเช็ควงเงินหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดวงเงินเครดิตให้ลูกหนี้/เจ้าหนี้ เข้าไปที่ประวัติลูกหนี้/เจ้าหนี้ที่ต้องการควบคุม และระบุวงเงินเครดิตที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 5: การตรวจสอบเมื่อบันทึกเอกสาร เมื่อผู้ใช้งานบันทึกเอกสาร ระบบจะตรวจสอบอัตโนมัติว่า

• ต้องควบคุมวงเงินเครดิตหรือไม่

• ต้องจำกัดยอดเงินหรือไม่
  หากใช่ เอกสารนั้นจะถูกตั้งสถานะเป็น รออนุมัติ

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบกรณีวงเงินซ้อนกัน หากเอกสารนั้นเกินทั้งยอดในบิลและวงเงินเครดิต จะต้องมีผู้อนุมัติ 2 กลุ่ม:

• กลุ่มอนุมัติยอดในบิล

• กลุ่มอนุมัติวงเงินเครดิต

ขั้นตอนที่ 7: สถานะแสดงผลเอกสาร

• เอกสารที่ยังไม่อนุมัติจะแสดงรูปคน 2 คน

• ถ้าอนุมัติครบจะแสดงรูปคนพร้อมเครื่องหมายถูก
  สามารถคลิกขวาเพื่อดูว่า “ใครยังไม่ได้อนุมัติ”

ขั้นตอนที่ 8: การแสดงผลในจอยอดหนี้

ในหน้ารายงานยอดหนี้ จะมีคอลัมน์พิเศษแสดง “ยอดรออนุมัติ” แยกชัดเจนจากยอดหนี้จริง

ขั้นตอนที่ 9: รายงานสถานะการอนุมัติ ระบบจะแสดงสถานะเอกสารที่ยัง “รออนุมัติ” พร้อมระบุว่าเป็น

• การอนุมัติวงเงินเครดิต

• หรือการจำกัดยอดในบิล
  รวมถึงชื่อผู้อนุมัติที่ยังไม่ดำเนินการ

10. วิธีการอนุมัติเอกสาร

🚀 10.01 อนุมัติแบบระบุลูกหนี้/เจ้าหนี้รายเดียว

• เข้าหน้าเมนู “อนุมัติตามลูกหนี้/เจ้าหนี้”
• ระบุชื่อตนเอง
• ระบุรหัสลูกหนี้/เจ้าหนี้
• เลือกเอกสาร → ดำเนินการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ

🚀 10.02 อนุมัติเอกสารทั้งหมดในคราวเดียว

• เข้าหน้าเมนู “อนุมัติตามผู้อนุมัติ”
• ระบุชื่อผู้อนุมัติ
• ระบบจะแสดงเอกสารทั้งหมดที่สามารถอนุมัติได้
• เลือกเอกสาร → อนุมัติ/ไม่อนุมัติ
   

เขียนโดย AI

ปรึกษาฟรี! ทีมผู้เชี่ยวชาญ Bplus

พร้อมแนะนำโซลูชันคลาวด์ที่เหมาะกับคุณ