Q : บันทึก "บิลขาย" ที่อ้างอิงจาก "ใบจอง" แล้วระบบไม่ตัดยอดสต็อกสินค้า
A : กรณีที่ บันทึก "บิลขาย" ที่อ้างอิงจาก "ใบจอง" แล้วระบบไม่ตัดยอดสต็อกสินค้า เกิดจากเอกสารดังกล่าวเกิดวงเครเงินเครดิต โปรแกรมสร้างเป็นเอกสารฉบับร่าง ระบบจึงไม่ตัดสต๊อค
ระบบจะตัดสต๊อคให้เมื่อมีการอนุมัติวงเงินเครดิต
สาเหตุ :
ผู้ใช้งานบันทึกเอกสาร บิลขาย โดยอ้างอิงจาก ใบจอง แล้วพบว่าระบบไม่ตัดยอดสินค้าคงคลัง เนื่องจากรายการดังกล่าวมียอดขายเกินวงเงินเครดิตที่กำหนดไว้สำหรับลูกค้า ทำให้ระบบสร้างเอกสารเป็น ฉบับร่าง (Draft) และรอการอนุมัติวงเงินเครดิตก่อน จึงยังไม่มีการตัดสต็อกสินค้าออกจากคลัง จนกว่าจะได้รับการอนุมัติวงเงินเครดิตและเอกสารถูกเปลี่ยนเป็นสถานะสมบูรณ์
วัตถุประสงค์ :
เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจเงื่อนไขการทำงานของระบบกรณีที่เอกสาร บิลขาย เกินวงเงินเครดิตของลูกค้า และทราบสาเหตุที่ระบบยังไม่ตัดยอดสินค้าคงคลัง ช่วยให้สามารถตรวจสอบสถานะเอกสารและดำเนินการอนุมัติวงเงินเครดิตได้อย่างถูกต้อง เพื่อให้การตัดสต็อกสินค้าและการบันทึกรายการขายเป็นไปตามขั้นตอนที่ระบบกำหนด
เป้าหมาย :
ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและเข้าใจสาเหตุที่บิลขายไม่ตัดยอดสต็อกสินค้าได้อย่างถูกต้อง พร้อมดำเนินการอนุมัติวงเงินเครดิตตามขั้นตอนของระบบ เพื่อให้เอกสารเปลี่ยนจากสถานะฉบับร่างเป็นเอกสารสมบูรณ์ และระบบสามารถตัดยอดสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องและสอดคล้องกับรายการขายที่เกิดขึ้น
แนวทางปฏิบัติ :
ตรวจสอบสถานะของเอกสาร บิลขาย ว่าอยู่ในสถานะฉบับร่าง (Draft) เนื่องจากเกินวงเงินเครดิตของลูกค้าหรือไม่ หากเอกสารอยู่ระหว่างรออนุมัติวงเงินเครดิต ให้ผู้มีสิทธิ์ดำเนินการอนุมัติวงเงินเครดิตตามขั้นตอนที่กำหนด เมื่อการอนุมัติเสร็จสมบูรณ์ เอกสารจะเปลี่ยนเป็นสถานะสมบูรณ์ และระบบจะดำเนินการตัดยอดสินค้าคงคลังให้อัตโนมัติตามรายการขายที่บันทึกไว้
ตัวอย่างฉบับร่าง
ขั้นตอนการอนุมัติวงเงินเครดิต สามารถกดปุ่มสอบ > อนุมัติวงเงินเครขายตามลูกหนี้ หรือ อนุมัติวงเงินเครขายตาผู้อนุมัติ
ผลลัพธ์ :
ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการอนุมัติวงเงินเครดิตได้อย่างถูกต้อง ทำให้เอกสารบิลขายเปลี่ยนเป็นสถานะสมบูรณ์ ส่งผลให้ระบบสามารถตัดยอดสินค้าคงคลังได้ตามปกติ ข้อมูลสต็อกและรายการขายมีความถูกต้องสอดคล้องกัน และสามารถตรวจสอบรายการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ที่ได้รับ :
- ระบบสามารถควบคุมการขายตามวงเงินเครดิตของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดความผิดพลาดของการตัดสต็อกก่อนการอนุมัติรายการ
- ข้อมูลสินค้าคงคลังและยอดขายมีความถูกต้องและสอดคล้องกัน
- เพิ่มความชัดเจนในการตรวจสอบสถานะเอกสารขาย
- ช่วยให้การบริหารความเสี่ยงด้านเครดิตของลูกหนี้ดีขึ้น
- สนับสนุนการทำงานของระบบบัญชีและสต็อกให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดอย่างเป็นระบบ
