มีขั้นตอน ดังนี้
1.ให้ทำเป็นลดหนี้เจ้าหนี้ โดยลงบัญชีเป็น
Dr. เจ้าหนี้
Cr. บัญชีพักเจ้าหนี้ลูกหนี้ (ด้วยยอดหัก ณ ที่จ่าย)
2.ทำ GV เพื่อล้างบัญชีพักเพื่อให้สามารถพิมพ์หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายได้
Dr. บัญชีพักเจ้าหนี้ลูกหนี้
Cr. ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
3.เมื่อถึงกำหนดรับชำระเงิน ในกรณีถ้ามีเอกสารตั้งหนี้สามารถนำไปหักล้างที่จ่ายชำระเจ้าหนี้ได้เลย แต่กรณีที่ไม่มีเอกสารตั้งหนี้ที่จะนำไปหักล้างให้ทำดังนี้
- บันทึกยอดยกมาเจ้าหนี้ลงวันที่เดียวกับเอกสารใบลดหนี้เจ้าหนี้ด้วยยอดหัก ณ ที่จ่าย
- บันทึกเอกสารใบชำระเงินเจ้าหนี้เพื่อล้างบัญชียอดเงินออก แต่ในการทำใบชำระเงินเจ้าหนี้กรณีนี้จะไม่มีการบันทึกบัญชี และเพื่อให้ได้การ์ดเจ้าหนี้
- จากนั้นให้ทำการบันทึกรับชำระด้วยเช็คที่เอกสาร GV เพื่อล้างบัญชีเจ้าหนี้ออก และบันทึกรับชำระเงิน
Dr. เช็ครับล่วงหน้า
Cr. เจ้าหนี้
