สาเหตุ
ระบบคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ปิดต้นทุน โดยเทียบข้อมูลจาก “รายงานเคลื่อนไหวสินค้า” กับ “จำนวนคงเหลือ” ซึ่งอาจไม่ตรงกันเนื่องจาก:
- มีการบันทึกรายการสต๊อกออกก่อนรับเข้า ทำให้จำนวนคงเหลือติดลบในช่วงเวลาขณะคำนวณแม้ปัจจุบันจะไม่ติดลบแล้ว
- เลขกำกับ / เลข Lot ไม่ตรงกัน ทำให้ระบบตีความว่าเป็นสินค้าคนละชุดและตัดสต๊อกจาก Lot ที่ไม่มีของอยู่จริง
วิธีปฏิบัติเพื่อแก้ไขและตรวจสอบ
หลังจากกดปิดต้นทุนแล้ว ให้ทำตามลำดับดังนี้:
1. ตรวจสอบ Log File แจ้งเตือนความผิดปกติเข้าเมนู: เครื่องมือ > อ่านแฟ้มบันทึกการใช้ฐานข้อมูล
ระบบจะแสดงรายการสินค้าและตำแหน่งเก็บที่พบความผิดปกติ
- ตรวจสอบความสัมพันธ์ของเอกสาร ในเมนูอ่านแฟ้มบันทึกการใช้ฐานข้อมูล ให้ตรวจสอบหัวข้อที่เกี่ยวกับ“เอกสารความสัมพันธ์ รายละเอียดคงเหลือ กับ รายละเอียดเคลื่อนไหวสินค้า” ใช้เพื่อดูว่ามีเอกสารใดที่จำนวนไม่สอดคล้องกัน
- ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวสินค้า (Stock Card)
ไปที่เมนูงานคลังสินค้า:
- รายงานสินค้าคงเหลือและเคลื่อนไหวทุน – เฉพาะตำแหน่งเก็บ
- รายงานสต๊อกการ์ดพร้อมทุน
- รายงานสต๊อกการ์ด พร้อมรายละเอียดเคลื่อนไหว
เพื่อดูว่ามีการตัดสต๊อกออกก่อนรับเข้า หรือมี Lot ไม่ตรงกันหรือไม่
จากเมนูงานคลังสินค้า / รายงาน / รายงานสินค้าคงเหลือและเคลื่อนไหวทุน – เฉพาะตำแหน่งเก็บ / รายงานสต๊อกการ์ด พร้อมทุน / รายงานสต๊อกการ์ดพร้อมทุน
สรุป
แม้ยอดคงเหลือปัจจุบันจะไม่ติดลบ แต่ระหว่างการคำนวณต้นทุนอาจมีช่วงเวลาที่จำนวนติดลบหรือมี Lot ไม่ตรงกัน ทำให้ระบบแจ้งเตือนความผิดปกติ จำเป็นต้องตรวจสอบ Log File และความสัมพันธ์ของเอกสาร รวมถึงความเคลื่อนไหวของสต๊อกการ์ดเพื่อแก้ไขให้ถูกต้อง การปิดต้นทุนควรปิดต้นทุนทีละ 1 วัน เพื่อให้ทราบว่าต้นทุนเริ่มผิดปกติตั้งแต่วันที่เท่าไหร่
