1. วัตถุประสงค์
เพื่อยกเลิกรายการเช็คจ่ายที่ออกผิดพลาด สูญหาย ชำรุด หรือไม่สามารถนำไปใช้งานได้
เพื่อให้สถานะเช็คและเอกสารทางบัญชีถูกต้องตามความเป็นจริง
และควบคุมการจ่ายเงินและป้องกันการใช้เช็คผิดวัตถุประสงค์
2. เป้าหมาย – ให้ระบบบัญชีสามารถบันทึกข้อมูลการจ่ายเงินที่ถูกต้อง
ให้ยอดเจ้าหนี้และยอดเงินสด/เงินฝากธนาคารกลับมาอยู่ในสถานะที่ถูกต้อง
ลดความผิดพลาดในการจัดทำรายงานทางการเงินและรายงานเช็คคงค้าง
3. ประโยชน์-ช่วยเพิ่มความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางบัญชี
ช่วยควบคุมภายในด้านการจ่ายเงินได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ลดความเสี่ยงในการทุจริตหรือการใช้เช็คซ้ำซ้อน
ทำให้การตรวจสอบบัญชีและการติดตามเช็คเป็นไปอย่างสะดวกและชัดเจน
4.สาเหตุ:
A: เกิดได้จาก หลายสาเหตุ ซึ่งเรามีสาเหตุ และวิธีการตรวจสอบและแก้ไขดังนี้
- เช็คเขียนข้อมูลผิดพลาด
- เช็คสูญหายหรือชำรุด
- บันทึกเอกสารจ่ายชำระหนี้ผิดพลาด
- ยกเลิกการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้
- เช็คถูกปฏิเสธการจ่าย (เช็คเด้ง)
สาเหตุเหล่านี้เป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องดำเนินการ ยกเลิกเช็คจ่าย เพื่อให้ข้อมูลทางบัญชีและการควบคุมทางการเงินถูกต้อง
วิธีการยกเลิกเช็คจ่าย ในระบบ Business plus
การยกเลิกเช็คจ่าย จะต้องยกเลิกเอกสารที่มีการจ่ายชำระด้วยเช็คนั้นๆ เช่น เอกสารใบจ่ายชำระหนี้
ตัวอย่าง
แก้ไขรายการที่เอกสารที่จ่ายชำระ กด แฟ้ม >ยกเลิกเอกสาร พร้อมเลือกเหตุผล การยกเลิก
** เมื่อยกเลิกเอกสารแล้ว เลขที่เช็คจ่ายนั้นๆ จะถูกยกเลิกไปด้วย และเอกสารนี้ จะไม่มีผลในระบบ
ตรวจสอบสถานะเช็ค จะแสดงเป็นสถานะยกเลิก
