Q : ไม่สามารถบันทึกส่งคืนได้ มีแจ้งเตือน “เอกสารนี้โปรแกรมสร้างขึ้นตามการรับสินค้าจากใบสั่งซื้อ”
สาเหตุ
เกิดจากการที่โปรแกรมได้ทำการสร้างเอกสาร DBA.ใบส่งคืนสินค้าอัตโนมัติ ขึ้นอัตโนมัติ หลัง จากกระบวนการบันทึกใบรับสินค้า (IBP) ที่อ้างอิงใบสั่งซื้อ (PO)
ตัวอย่างเช่น
- ใบสั่งซื้อมีจำนวน 100 ชิ้น
- สินค้ามาส่งจริงเพียง 95 ชิ้น
เมื่อบันทึกใบรับสินค้า IBP โปรแกรมจะถือว่ารับครบ 100 ชิ้นก่อน แล้วทำการสร้างเอกสารใบส่งคืนสินค้าอัตโนมัติ (DBA) จำนวน 5 ชิ้น เพื่อปรับยอดให้ตรงกับจำนวนรับสินค้าจริง
ดังนั้น หากพยายามบันทึกใบส่งคืนด้วยตนเอง โปรแกรมจะไม่อนุญาต เพราะเอกสารนี้ถูกสร้างโดยระบบอัตโนมัติอยู่แล้ว
วัตถุประสงค์
เพื่อควบคุมการบันทึกเอกสารให้สอดคล้องกับกระบวนการรับสินค้าและใบสั่งซื้อ ป้องกันการซ้ำซ้อนของข้อมูลการส่งคืนสินค้า และให้ระบบสามารถจัดการยอดสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องอัตโนมัติ
เป้าหมาย
- ให้เอกสารรับสินค้าและส่งคืนสินค้าเชื่อมโยงกันอย่างถูกต้องตามใบสั่งซื้อ
- ลดความผิดพลาดจากการบันทึกใบส่งคืนซ้ำหรือผิดจำนวน
- ทำให้ยอดรับจริงตรงกับความเป็นจริงทางบัญชีและคลังสินค้า
ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดภาระการทำงานของผู้ใช้ ไม่ต้องสร้างใบส่งคืนเอง
- ป้องกันความผิดพลาดของจำนวนสินค้ารับและส่งคืน
- ระบบสามารถควบคุมสต็อกสินค้าได้อย่างแม่นยำ
- ช่วยให้การตรวจสอบย้อนหลังทำได้ง่าย เพราะเอกสารทุกใบมีการอ้างอิงสัมพันธ์กันอัตโนมัติ
