Q : ไม่ต้องการสร้างแฟ้มลูกหนี้ในระบบ แต่จำเป็นต้องออกเอกสารให้กับลูกหนี้ สามารถดำเนินการได้หรือไม่อย่างไร
สาเหตุ
-
ยังอยู่ในขั้นตอนเจรจาหรือเปรียบเทียบราคา
ลูกค้าบางรายยังไม่ได้ตัดสินใจซื้อจริง จึงยังไม่ต้องการให้มีข้อมูลทางบัญชีหรือต้องเปิดรหัสลูกหนี้ ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอน “ก่อนการขายจริง”
-
มีลูกค้าชั่วคราวหรือลูกค้า walk-in จำนวนมาก
ในบางธุรกิจ เช่น งานโครงการหรืองานบริการ ลูกค้ามักขอใบเสนอราคาหลายรายโดยไม่ได้สั่งซื้อจริง การเปิดรหัสลูกหนี้ทุกครั้งจึงสิ้นเปลืองเวลาและทำให้ระบบรก
-
ต้องการออกใบเสนอราคาเพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงเบื้องต้นเท่านั้น
เช่น เพื่อแนบในขั้นตอนเสนอราคาให้ผู้บริหารอนุมัติ หรือเพื่อประกอบการยื่นประมูลงาน โดยยังไม่ต้องเชื่อมโยงเข้าระบบบัญชีเต็มรูปแบบ
-
ลดความซับซ้อนของข้อมูลลูกหนี้ในระบบ
หากเปิดรหัสลูกหนี้ทุกครั้ง จะทำให้ทะเบียนลูกหนี้มีจำนวนมากเกินไป และยากต่อการบริหารจัดการในภายหลัง
วัตถุประสงค์
เพื่อแนะนำแนวทางการใช้งานระบบในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการออกเอกสาร ใบเสนอราคา (Quotation)
โดยยัง ไม่ต้องการตั้งรหัสลูกหนี้ ภายในระบบ ซึ่งมักเกิดขึ้นในขั้นตอนการเสนอขายเบื้องต้น
ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจสั่งซื้อจริง
เป้าหมาย
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถ
-
ออกเอกสาร ใบเสนอราคา (Quotation) ได้แม้ยังไม่ได้ตั้งรหัสลูกหนี้ในระบบ
-
เข้าใจแนวทางการใช้ รหัสลูกหนี้กลาง ในการจัดทำเอกสารเสนอราคา
-
ลดขั้นตอนการทำงานในช่วงเริ่มต้นการขาย และป้องกันการสร้างรหัสลูกหนี้ซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น
-
สนับสนุนการทำงานของฝ่ายขายให้สามารถตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
-
วางแนวทางมาตรฐานให้ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องใช้งานเอกสารเสนอราคาได้ในรูปแบบเดียวกัน
ขั้นตอนการปฎิบัติ
1.ทำการสร้างลูกค้าเป็นรหัสดัมมี่ไว้ 1 รหัส
2.ทำใบเสนอราคาโดยสามารภทำการคลิกขวา แก้ไขที่อยู่ได้ ท่านสามารถเพิ่มเติมหรือแก้ขชื่อที่อยู่ได้ตามต้องการ
ประโยชน์ที่ได้รับ
-
เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานของฝ่ายขาย
สามารถออกใบเสนอราคาได้ทันที โดยไม่ต้องรอฝ่ายทะเบียนลูกหนี้ตั้งรหัสใหม่
-
ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลลูกหนี้ในระบบ
ป้องกันการสร้างรหัสลูกหนี้ซ้ำหลายรายการสำหรับลูกค้าที่อาจไม่ได้สั่งซื้อจริง
-
ประหยัดเวลาและขั้นตอนการดำเนินงาน
ทำให้การออกใบเสนอราคาในช่วงเริ่มต้นเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และลดภาระของเจ้าหน้าที่บัญชี
-
เพิ่มความยืดหยุ่นในการบริหารข้อมูลลูกค้า
สามารถเพิ่มรายละเอียดชื่อ–ที่อยู่ของลูกค้าเฉพาะรายในเอกสารใบเสนอราคาได้โดยตรง
-
สนับสนุนการจัดทำรายงานวิเคราะห์การขายได้อย่างต่อเนื่อง
แม้ยังไม่เปิดรหัสลูกหนี้ ระบบยังสามารถนำข้อมูลจากใบเสนอราคามาใช้วิเคราะห์แนวโน้มการขายในอนาคตได้
