1. ชื่อเรื่อง
ใบสำคัญทั่วไป (GV), ใบลงรายวันทั่วไป (JV) ใช้สำหรับอะไร และผู้ใช้งานมีขั้นตอนการบันทึกอย่างไร?
2. สาเหตุ
ผู้ใช้งานต้องการบันทึกรายการทางบัญชีที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับ–จ่ายเงินโดยตรง แต่ไม่ทราบว่าใช้เอกสารประเภทใดในระบบ
3. วัตถุประสงค์
เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจการใช้งานใบสำคัญทั่วไป (GV), ใบลงรายวันทั่วไป (JV) และสามารถบันทึกรายการบัญชีได้ถูกต้องตามหลักบัญชี
4. เป้าหมาย
-
ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้เอกสารได้เหมาะสมกับรายการบัญชี
-
บันทึกบัญชีได้ถูกต้องตามหลักเดบิต–เครดิต
-
ข้อมูลในบัญชีแยกประเภท (GL) มีความถูกต้องครบถ้วน
5. ผลลัพธ์
-
รายการบัญชีที่ไม่เกี่ยวกับเงินสด/ธนาคารถูกบันทึกอย่างถูกต้อง
-
งบการเงินสะท้อนข้อมูลที่เป็นจริง
-
สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจน
6. แนวทางปฏิบัติ
เอกสารใบสำคัญทั่วไป (General Voucher : GV), เอกสารใบลงรายวันทั่วไป (Journal Voucher: JV) ใช้สำหรับบันทึกรายการทางบัญชีที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับ-จ่ายเงินโดยตรง โดยมีการใช้งานดังนี้
ตัวอย่างการใช้งาน
-
บันทึกรายการปรับปรุงบัญชี (Adjustment)
-
บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย / รายได้ค้างรับ
-
บันทึกค่าเสื่อมราคา
-
บันทึกรายการโอนบัญชี (Reclass)
-
บันทึกรายการแก้ไขบัญชี
ขั้นตอนการบันทึกเอกสาร
ใบสำคัญทั่วไป
-
เข้าเมนู งานการเงิน > งานใบสำคัญรับจ่าย > ใบสำคัญทั่วไป (GV)
-
กด “เพิ่มเอกสารใหม่”
-
ระบุวันที่ และรายละเอียดรายการ
-
เลือกบัญชี “เดบิต / เครดิต” ให้ถูกต้อง
-
ตรวจสอบยอดรวม เดบิต = เครดิต
-
บันทึกเอกสาร
ใบลงรายวันทั่วไป
-
เข้าเมนู งานบัญชี > เพิ่มเติม >เพิ่มเอกสารรายวัน>JVใบลงรายวัน
-
ระบุวันที่ และรายละเอียดรายการ
-
เลือกบัญชี “เดบิต / เครดิต” ให้ถูกต้อง
-
ตรวจสอบยอดรวม เดบิต = เครดิต
-
บันทึกเอกสาร
หมายเหตุ:
-
ใบสำคัญทั่วไป (GV) ใบลงรายวันทั่วไป(JV) ไม่เกี่ยวข้องกับเงินสดหรือธนาคารโดยตรง
-
มีผลต่อบัญชีแยกประเภท (GL) ใช้สำหรับปรับปรุงบัญชี
-
ใช้บันทึกรายการที่ไม่สามารถทำผ่านงานซื้อ–ขาย หรือเมนูการเงินปกติได้
-
สามารถใช้บันทึกภาษีซื้อ, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือรายการปรับปรุงอื่น ๆ ได้
-
หลังบันทึก สามารถนำรายการไปใช้ประกอบการรับหรือจ่ายในระบบได้ (ตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง)
7. ประโยชน์ที่ได้รับ
-
ผู้ใช้งานสามารถบันทึกรายการบัญชีได้ครบทุกประเภท
-
เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลบัญชีและงบการเงิน
-
รองรับการปรับปรุงบัญชีตามรอบบัญชี
-
ช่วยให้การตรวจสอบบัญชีและการปิดงบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
