Q : เอกสารขาดหรือข้ามเลขเช็กยังไง
A : ในการควบคุมเอกสารทางบัญชีและงานขาย–ซื้อของกิจการ การตรวจสอบลำดับเลขที่เอกสาร (Running Number) ถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารมีความต่อเนื่อง ถูกต้อง และไม่มีการตกหล่นหรือผิดปกติ เช่น เลขที่เอกสารขาด เลขซ้ำ หรือมีการยกเลิกเอกสารโดยไม่ทราบสาเหตุ ซึ่งอาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลและการตรวจสอบภายใน
ผู้ใช้งานจึงควรมีการตรวจสอบทะเบียนเอกสารอย่างสม่ำเสมอ โดยสามารถตรวจสอบได้ทั้งในระดับลำดับเลขที่เอกสารโดยตรง เพื่อดูความต่อเนื่องของเลขเอกสาร รวมถึงตรวจสอบภาพรวมของเอกสารในแต่ละประเภทและแต่ละช่วงเวลา นอกจากนี้ ยังสามารถตรวจสอบรายละเอียดเชิงลึกของเอกสารแต่ละรายการได้ เช่น การสร้าง แก้ไข ลบ หรือการพิมพ์เอกสาร เพื่อช่วยให้การควบคุมและตรวจสอบเอกสารเป็นไปอย่างรัดกุมและโปร่งใส
สาเหตุ:
- เอกสารขาดหรือเลขที่เอกสารข้าม อาจทำให้การตรวจสอบเอกสารไม่ครบถ้วน
- อาจเกิดกรณีเลขขาด เลขซ้ำ หรือเอกสารถูกยกเลิก
- หากไม่ตรวจสอบให้ชัดเจน อาจกระทบต่อความถูกต้องและการติดตามเอกสารย้อนหลัง
วัตถุประสงค์:
เพื่อตรวจสอบความต่อเนื่องของเลขที่เอกสาร และยืนยันสถานะของเอกสารแต่ละรายการว่าเป็นเอกสารที่ออกจริง ถูกยกเลิก ซ้ำ หรือขาดหาย รวมทั้งใช้ตรวจสอบภาพรวมเอกสารในแต่ละประเภทและแต่ละเดือนให้ครบถ้วน
เป้าหมาย:
- ตรวจสอบว่าเลขที่เอกสารมีความต่อเนื่องตาม Running Number
- ตรวจสอบและแยกได้ว่าเป็นเลขขาด เลขซ้ำ หรือเอกสารถูกยกเลิก
- ตรวจสอบภาพรวมจำนวนเอกสารตามประเภทเอกสารและแต่ละเดือน
- ตรวจสอบประวัติเอกสารในระดับรายละเอียดได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ:
1) ตรวจสอบเลขที่เอกสารตาม Running Number
พิมพ์ทะเบียนเอกสารตาม Running Number ของประเภทเอกสารนั้นโดยตรง เพื่อตรวจสอบว่าเลขที่เอกสารมีเลขขาด เลขซ้ำ หรือมีเอกสารถูกยกเลิกหรือไม่
ตัวอย่าง
- รายงานใบขาย-รับคืนสินค้า ตามเอกสาร
- งานซื้อขาย > รายงาน > รายงานเอกสารงานขาย > รายงานขาย-รับคืน > รายงานขาย-รับคืน > รายงานใบขาย-รับคืนสินค้า ตามเอกสาร
2) ตรวจสอบภาพรวมเอกสารตามประเภทและช่วงเวลา
ใช้รายงานสรุปเอกสารทั้งหมด - ตามประเภทเอกสาร เพื่อตรวจสอบภาพรวมเอกสารในแต่ละประเภทและแต่ละเดือน ว่ามีความครบถ้วนและต่อเนื่องหรือไม่
- รายงานการเปลี่ยน/ยกเลิกเอกสาร
- รายงานผู้บริหาร > รายงาน > รายงานสรุปเอกสารประจำวัน > รายงานสรุปเอกสารเข้าออกรายวัน
- รายงานสรุปเอกสารทั้งหมด-ตามประเภทเอกสาร
- รายงานผู้บริหาร > รายงาน > รายงานสรุปเอกสารประจำวัน > รายงานสรุปเอกสารทั้งหมด-ตามประเภทเอกสาร
3) ตรวจสอบรายละเอียดสถานะเอกสาร
หากต้องการตรวจสอบเชิงลึกในระดับเอกสาร ให้ใช้รายงานสภาพเอกสาร เพื่อตรวจสอบว่าเอกสารถูกสร้าง แก้ไข ลบ หรือพิมพ์เมื่อใด และใช้ประกอบการวิเคราะห์กรณีที่พบเลขที่ผิดปกติ
- รายงานสภาพเอกสาร (AUDIT TRAIL)
- งานบัญชี > รายงาน > รายงานสภาพเอกสาร > รายงานสภาพเอกสาร (AUDIT TRAIL)
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ช่วยตรวจพบเอกสารขาด เลขซ้ำ และเอกสารถูกยกเลิกได้ชัดเจน
- ทำให้ติดตามสถานะเอกสารย้อนหลังได้สะดวก
- เพิ่มความครบถ้วนและความถูกต้องของข้อมูลเอกสารในระบบ
- ลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารไม่ครบในการตรวจสอบและปิดงวด
