เพื่อให้กิจการสามารถติดตามสถานะของเช็ครับและเช็คจ่ายได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ โดยอาศัย สัญลักษณ์แสดงสถานะ ที่แสดงอยู่ในหน้ารายการทะเบียนเช็ค ช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวมได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดเอกสารแต่ละฉบับ
2. เป้าหมาย
-
เพิ่มความโปร่งใสในการควบคุมสถานะเช็ค
-
ลดความสับสน กรณีไม่แน่ใจว่าเช็คแต่ละใบถึงขั้นตอนไหนแล้ว
-
สนับสนุนฝ่ายบัญชีและการเงินให้สามารถติดตามและวางแผนการรับ-จ่ายเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-
ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการเช็ค เช่น ลืมวางเช็ค ลืมยกเลิก หรือไม่ทราบว่าเช็คเด้งแล้ว
3. ประโยชน์
-
ตรวจสอบสถานะได้ทันที โดยไม่ต้องเปิดเอกสารรายบุคคล
-
วางแผนกระแสเงินสดได้ดีขึ้น เนื่องจากสามารถรู้ล่วงหน้าว่าเช็คใดรอขึ้นเงิน หรือเช็คใดผ่านแล้ว
-
ลดความผิดพลาดในการบริหารการเงิน เช่น เช็คเด้งแล้วยังคิดว่าเงินเข้าแล้ว
-
เหมาะสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง หรือเมื่อต้องการดูภาพรวมสถานะของเช็คทั้งหมดในระบบ
4. วิธีปฏิบัติ
-
เข้าสู่ระบบบัญชี และเลือกเมนู
-
สังเกตที่หน้ารายการเอกสารจะพบ สัญลักษณ์แสดงสถานะเช็ค โดยแต่ละสัญลักษณ์มีความหมาย
คือ เตรียมเช็คจ่าย หรือ นำฝากเช็ค
คือ จ่ายชำระหนี้ หรือ รับชำระหนี้
คือ ผ่านเช็คจ่าย หรือ รับเช็คจ่าย
คือ เปลี่ยนเช็คจ่าย หรือ เปลี่ยนเช็ครับ
คือ ยกเลิกเช็คจ่าย หรือ ยกเลิกเช็ครับ
คือ เช็คเด้ง
- ใช้สัญลักษณ์เหล่านี้ประกอบการวิเคราะห์และวางแผน
-
ตรวจสอบว่ามีเช็คใดค้างสถานะ
-
เช็คใดเด้ง ต้องกลับไปตั้งหนี้ใหม่
-
เช็คใดผ่านแล้ว จะนำไปใช้บันทึกเงินสดได้
เมื่อแสดงบนหน้าจอเอกสาร จะได้สถานะตามหน้าจอดังนี้

สรุป
สัญลักษณ์เหล่านี้จะปรากฏในหน้าจอ ทะเบียนเช็ครับ หรือ ทะเบียนเช็คจ่าย ช่วยให้ทีมการเงินหรือผู้ตรวจสอบสามารถเห็นภาพรวมสถานะของเช็คแต่ละใบได้ในทันที โดยไม่ต้องเปิดเข้าไปดูรายละเอียดทีละรายการ