หากกิจการมีการควบคุมทะเบียนเช็ครับและเช็คจ่าย แล้วพบว่ามีบางเช็คไม่ทราบสถานะหรือไม่แน่ใจว่าเช็คฉบับนั้นถึงขั้นตอนไหนแล้ว กิจการสามารถตรวจสอบจากระบบ ที่แสดงสัญลักษณ์ต่างๆได้ดังนี้

1. วัตถุประสงค์

เพื่อให้กิจการสามารถติดตามสถานะของเช็ครับและเช็คจ่ายได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ โดยอาศัย สัญลักษณ์แสดงสถานะ ที่แสดงอยู่ในหน้ารายการทะเบียนเช็ค ช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวมได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดเอกสารแต่ละฉบับ

 

2. เป้าหมาย

  • เพิ่มความโปร่งใสในการควบคุมสถานะเช็ค

  • ลดความสับสน กรณีไม่แน่ใจว่าเช็คแต่ละใบถึงขั้นตอนไหนแล้ว

  • สนับสนุนฝ่ายบัญชีและการเงินให้สามารถติดตามและวางแผนการรับ-จ่ายเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • ป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการเช็ค เช่น ลืมวางเช็ค ลืมยกเลิก หรือไม่ทราบว่าเช็คเด้งแล้ว

 

3. ประโยชน์

  • ตรวจสอบสถานะได้ทันที โดยไม่ต้องเปิดเอกสารรายบุคคล

  • วางแผนกระแสเงินสดได้ดีขึ้น เนื่องจากสามารถรู้ล่วงหน้าว่าเช็คใดรอขึ้นเงิน หรือเช็คใดผ่านแล้ว

  • ลดความผิดพลาดในการบริหารการเงิน เช่น เช็คเด้งแล้วยังคิดว่าเงินเข้าแล้ว

  • เหมาะสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง หรือเมื่อต้องการดูภาพรวมสถานะของเช็คทั้งหมดในระบบ

 

4. วิธีปฏิบัติ

  1. เข้าสู่ระบบบัญชี และเลือกเมนู

    • ทะเบียนเช็ครับ (สำหรับเช็คที่ได้รับจากลูกค้า)

    • ทะเบียนเช็คจ่าย (สำหรับเช็คที่กิจการจ่ายออก)

  2. สังเกตที่หน้ารายการเอกสารจะพบ สัญลักษณ์แสดงสถานะเช็ค โดยแต่ละสัญลักษณ์มีความหมาย

    1.         คือ เตรียมเช็คจ่าย หรือ นำฝากเช็ค
    2.       คือ จ่ายชำระหนี้ หรือ รับชำระหนี้
    3.       คือ ผ่านเช็คจ่าย หรือ รับเช็คจ่าย
    4.        คือ เปลี่ยนเช็คจ่าย หรือ เปลี่ยนเช็ครับ
    5.        คือ ยกเลิกเช็คจ่าย หรือ ยกเลิกเช็ครับ
    6.         คือ เช็คเด้ง
  3. ใช้สัญลักษณ์เหล่านี้ประกอบการวิเคราะห์และวางแผน
    • ตรวจสอบว่ามีเช็คใดค้างสถานะ

    • เช็คใดเด้ง ต้องกลับไปตั้งหนี้ใหม่

    • เช็คใดผ่านแล้ว จะนำไปใช้บันทึกเงินสดได้

เมื่อแสดงบนหน้าจอเอกสาร จะได้สถานะตามหน้าจอดังนี้

 

สรุป

  สัญลักษณ์เหล่านี้จะปรากฏในหน้าจอ ทะเบียนเช็ครับ หรือ ทะเบียนเช็คจ่าย ช่วยให้ทีมการเงินหรือผู้ตรวจสอบสามารถเห็นภาพรวมสถานะของเช็คแต่ละใบได้ในทันที โดยไม่ต้องเปิดเข้าไปดูรายละเอียดทีละรายการ