ในกระบวนการจัดซื้อสินค้า กรณีที่เกิดจากการขายล่วงหน้าหรือมีการตกลงรายการสินค้ากับลูกค้าก่อน องค์กรอาจต้องอ้างอิงจาก ใบขายของ เพื่อสร้าง ใบสั่งซื้อ (Supplier) ให้สอดคล้องกัน ระบบที่สามารถ “ดึงข้อมูลจากใบขายสินค้า” มายังใบสั่งซื้อได้โดยตรง จะช่วยลดภาระในการบันทึกข้อมูลซ้ำ ลดความผิดพลาด และเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่ายขายกับฝ่ายจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปปัญหาที่เกิดขึ้นในการตรวจสอบ
- การคีย์ข้อมูลใบสั่งซื้อซ้ำจากใบขายของ ทำให้เสี่ยงพิมพ์ผิด
เช่น ใส่จำนวน, ราคา หรือรหัสสินค้าไม่ตรงกับที่ตกลงกับลูกค้า
- ใช้เวลานานในการจัดทำเอกสารซ้ำซ้อน
โดยเฉพาะในธุรกิจที่มีรายการขายต่อก่อนซื้อ (Make-to-Order หรือ Pre-Order)
วัตถุประสงค์
-
เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากฝ่ายขายไปยังฝ่ายจัดซื้อได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
-
ลดภาระการกรอกข้อมูลซ้ำ ลดความผิดพลาดในการจัดทำใบสั่งซื้อ
-
ทำให้กระบวนการจัดซื้อสอดคล้องกับคำสั่งจากลูกค้าอย่างเป็นระบบ
เป้าหมาย
-
เพิ่มความแม่นยำในการจัดซื้อสินค้าตามที่ลูกค้าสั่ง
-
ลดเวลาและขั้นตอนการทำงานระหว่างแผนก
-
สร้างระบบตรวจสอบย้อนกลับที่ชัดเจนว่าการสั่งซื้อมีที่มาจากใบขายใด
-
รองรับการบริหารจัดการในระบบ Make-to-Order หรือ Pre-Order
วิธีปฏิบัติ
-
ใช้งานใน โปรแกรม BPlus ERP โดยเลือกเมนู:
งานซื้อขาย > งานซื้อสินค้า > สั่งซื้อสินค้า > สร้างใบสั่งซื้อ > อ่านจากใบขาย
-
เลือกใบขายที่ต้องการนำข้อมูลมาใช้งาน
-
ระบบจะดึงข้อมูลสินค้า, จำนวน, ราคา มาใส่ในใบสั่งซื้ออัตโนมัติ
-
ตรวจสอบความถูกต้อง และบันทึกเอกสารใบสั่งซื้อได้ทันที
-
ใช้รายงานและการอ้างอิงใบขายเพื่อจัดทำการตรวจสอบและวางแผนจัดซื้อได้สะดวก
ประโยชน์ของฟังก์ชั่นดึงข้อมูลจากใบขาย
- ลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลด้วยการดึงรายการสินค้าอัตโนมัติ
เพิ่มความถูกต้อง ลดงานซ้ำซ้อน
- สร้างความเชื่อมโยงระหว่างแผนกขายและจัดซื้อ
ทำให้การดำเนินงานรวดเร็วและเป็นระบบ
- ตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย ว่าการสั่งซื้อเกิดจากใบขายของใด
สะดวกสำหรับ Audit ความถูกต้อง
- ช่วยบริหารคำสั่งซื้อที่เกิดจากการขายล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
