1.ชื่อเรื่อง
ระบบแจ้งเตือนว่า “ยอดจ่ายชำระเกินกว่ายอดค้างชำระ” ต้องทำอย่างไร?
2.สาเหตุ
เกิดจากผู้ใช้งานกรอกจำนวนเงินชำระมากกว่ายอดค้างชำระของเอกสารที่เลือกในระบบ หรือมีการเลือกเอกสารไม่ครบถ้วนเมื่อทำรายการชำระเงิน
3.วัตถุประสงค์
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกการรับชำระเงินได้อย่างถูกต้อง และลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลทางการเงิน
4.เป้าหมาย
ผู้ใช้งานสามารถปรับยอดชำระให้สอดคล้องกับยอดค้างชำระ หรือเลือกวิธีการบันทึกที่เหมาะสมในกรณีมีการชำระเกิน
5.ผลลัพธ์
ระบบสามารถบันทึกรายการรับชำระได้สำเร็จ โดยไม่เกิดข้อความแจ้งเตือน และข้อมูลทางบัญชีมีความถูกต้อง
6.แนวทางปฏิบัติ
หากต้องการชำระเกินยอดจริง ให้ตรวจสอบการตั้งค่า "วิธีการบันทึกรับชำระเกิน"
1. ถ้า"พิมพ์ตัวเลขผิด" (ไม่ได้ตั้งใจรับเกิน)
เลือก: แก้ไขรายการบันทึก (ตัวเลือกแรก)
ผลลัพธ์: ระบบน่าจะพากลับไปหน้าจอเดิม เพื่อให้คุณแก้ตัวเลขยอดเงินให้ถูกต้อง (ให้เท่ากับยอดหนี้เป๊ะๆ) แล้วค่อยบันทึกใหม่ครับ
2. ถ้าลูกค้า "ตั้งใจจ่ายเกิน" เพื่อเก็บไว้ใช้รอบหน้า
เลือก: บันทึกเป็นใบลดหนี้ครั้งหน้า (ตัวเลือกล่างสุด)
ผลลัพธ์: เงินส่วนที่เกินจะถูกเก็บเป็น "เงินมัดจำ/เครดิต" ในชื่อลูกค้ารายนี้ ไว้ใช้ตัดหนี้บิลใบต่อไปได้ครับ
3. กรณีอื่นๆ
บันทึกเป็นเศษทอนไม่ได้: ใช้กรณีเกินมาเป็นเศษสตางค์เล็กน้อยๆ ที่ไม่คุ้มจะทอนหรือเก็บไว้
บันทึกเป็นธรรมเนียมโอน: กรณีส่วนที่เกินเป็นค่าธรรมเนียมธนาคารที่ลูกค้าช่วยออกให้
สาเหตุ:ใส่ตัวเลขยอดเงินจ่าย มากกว่า หนี้จริงในบิลแก้ไข: ปรับยอดเงินจ่ายให้ "เท่ากับ" หรือ "น้อยกว่า" ยอดหนี้รวม
วัตถุประสงค์:เพื่อตรวจสอบงระบบที่กำหนดให้ ยอดจ่ายชำระ ต้องไม่เกินยอดค้างชำระรวมของเอกสารที่เลือก และสอบถามวิธีปรับแก้ไข ยอดจ่ายชำระ ให้เป็นไปตามเงื่อนไขดังกล่าว
7.ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกยอดชำระ
- ช่วยให้ข้อมูลบัญชีและรายงานมีความถูกต้อง
- เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการใช้งานระบบของผู้ใช้งาน
