Q: ขั้นตอนการเรียกรายงาน เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายย่อยทั้ง 12 เดือน
A: ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายย้อนหลัง 12 เดือน เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายของกิจการ ผ่านรายงานเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายย่อย โดยมีขั้นตอนดังนี้
-
มีรายงานดูค่าใช้จ่ายย้อนหลัง 12 เดือนไหม?
-
จะดูรายงานเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายแต่ละเดือนต้องเข้าที่ไหน?
-
รายงานค่าใช้จ่าย 12 เดือนอยู่เมนูอะไร?
สาเหตุ:
-
ผู้ใช้งานมักค้นหารายงานจากหมวด "บัญชีแยกประเภท (GL)" แทน ทำให้ค้นหาเมนูไม่พบ
-
ผู้ใช้งานไม่ทราบว่ารายงานลักษณะนี้ถูกจัดหมวดหมู่ย่อยอยู่ใน "รายงานรายได้และค่าใช้จ่ายย่อย"
-
ผู้ใช้งานไม่ทราบว่าระบบสามารถดึงข้อมูลเปรียบเทียบแนวโน้ม 12 เดือนได้อัตโนมัติ หรือเมื่อเข้าเมนูได้แล้วแต่ไม่ได้ระบุเงื่อนไขที่ถูกต้อง (เช่น ปีบัญชี หรือ ช่วงเดือน) ทำให้รายงานไม่แสดงข้อมูล
วัตถุประสงค์:
เป้าหมาย:
-
ผู้ใช้งานทราบตำแหน่งเมนูที่ถูกต้องและสามารถกำหนดเงื่อนไขการดึงรายงานได้อย่างครบถ้วน
-
ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาในการค้นหารายงานผิดหมวด
-
ตัวอย่างการใช้งานจริง (Use Case): ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชีต้องการตรวจสอบแนวโน้มค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค (เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา) ย้อนหลัง 12 เดือน เพื่อนำข้อมูลไปใช้วางแผนควบคุมและปรับลดต้นทุนของกิจการในปีถัดไป
ผลลัพธ์: ผู้ใช้งานสามารถเรียกรายงานเพื่อดูข้อมูลเชิงลึกได้สำเร็จ โดยรายงานจะแสดงรายละเอียดที่สำคัญ ดังนี้:
-
แสดงหมวดค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกิจการ
-
แสดงยอดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงแยกตามรายเดือน (12 เดือน)
-
มองเห็นแนวโน้มการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของค่าใช้จ่ายในแต่ละช่วงเวลา
-
แสดงยอดรวมค่าใช้จ่ายเปรียบเทียบตลอดทั้งปีบัญชี
แนวทางปฏิบัติ (ขั้นตอนการทำงาน):
-
เข้าสู่เมนู "งานการเงิน"
-
เลือกเมนู "รายงาน"
-
เลือกหมวด "รายงานรายได้และค่าใช้จ่ายย่อย"
-
เลือกหัวข้อ "รายงานเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายย่อย"
-
คลิกที่ "รายงานเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายย่อย 12 เดือน"
-
ที่หน้าจอระบบ ให้ กำหนดเงื่อนไขรายงาน เพื่อตีกรอบข้อมูลให้รายงานแสดงผลได้อย่างถูกต้อง โดยระบุข้อมูลที่จำเป็น เช่น:
-
ปีบัญชี: ระบุปีที่ต้องการตรวจสอบค่าใช้จ่าย
-
ช่วงเดือนเริ่มต้น: กำหนดเดือนเริ่มต้นเพื่อให้นับไปอีก 12 เดือน
-
รหัสหมวดค่าใช้จ่าย: สามารถเลือกดูค่าใช้จ่ายทั้งหมด หรือระบุเฉพาะเจาะจงบางหมวด
-
สาขา: เลือกระบุสาขาที่ต้องการดูข้อมูล (หากมี)
-
เมื่อระบุเงื่อนไขครบถ้วน ให้กดปุ่ม "แสดงรายงาน" (เพื่อดูผลลัพธ์บนหน้าจอ) หรือกด "พิมพ์รายงาน" (เพื่อสั่งพิมพ์หรือส่งออกเป็นเอกสาร
ประโยชน์ที่ได้รับ:
-
วิเคราะห์แนวโน้มได้ชัดเจน: ช่วยให้เห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายแต่ละเดือน รวมถึงทราบว่าช่วงเวลาใดที่ค่าใช้จ่ายปรับตัวสูงขึ้นหรือลดลง
-
ใช้ประกอบการตัดสินใจและวางแผน: ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลจากรายงานไปใช้วางแผนทางการเงิน จัดทำงบประมาณ และควบคุมต้นทุนขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-
ทำงานได้รวดเร็วและตรงจุด: ผู้ใช้งานไม่ต้องเสียเวลาเปรียบเทียบข้อมูลด้วยตนเอง ระบบสามารถดึงยอดสรุป 12 เดือนมาให้ในหน้าเดียว
