1.ชื่อเรื่อง
ต้องการยกเลิกเอกสารที่ไม่ต้องการใช้งาน ต้องดำเนินการอย่างไร และมีเงื่อนไขสิทธิ์อย่างไรบ้าง ?
2.สาเหตุ
- มีการบันทึกเอกสารผิดพลาด
- เอกสารไม่ต้องการใช้งานแล้ว
- ต้องการหยุดการใช้งานเอกสารโดยไม่ลบข้อมูล
- ผู้ใช้งานไม่มีสิทธิ์แก้ไขเอกสาร ทำให้ไม่สามารถยกเลิกได้
3.วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถยกเลิกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
- เพื่อรักษาประวัติเอกสารในระบบโดยไม่ต้องลบข้อมูล
- เพื่อควบคุมสิทธิ์การยกเลิกเอกสารให้เหมาะสมกับหน้าที่
4.เป้าหมาย
- ผู้ใช้งานสามารถยกเลิกเอกสารได้ตามขั้นตอน
- ระบบแสดงสถานะเอกสารถูกต้อง (ยกเลิก)
- การกำหนดสิทธิ์เป็นไปตามโครงสร้างองค์กร
5.ผลลัพธ์
- เอกสารถูกเปลี่ยนสถานะเป็น “ยกเลิก” ทันที
- ไม่สามารถนำเอกสารไปใช้งานต่อได้
- มีการบันทึกเหตุผลในการยกเลิกเพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง
6.แนวทางปฏิบัติ
การยกเลิกเอกสารกรณีที่ไม่ต้องการใช้งานเอกสารนั้นๆแล้ว สามารถทำได้ดังนี้
คลิก แก้ไขเอกสารที่ต้องการ > คลิกเมนู แฟ้ม > เลือก ยกเลิก > เลือกเหตุผลในการยกเลิกเอกสาร > กดปุ่มบันทึก หลังจากนั้นสถานะเอกสารจะถูกยกเลิกทันที ตามภาพประกอบ
กำหนดสิทธิการยกเลิก
ทั้งนี้ท่านสามารถกำหนดสิทธิการยกเลิกได้ ไปที่หน้ากำหนดสิทธิ > คลิกขวาที่ ตำแหน่งหน้าที่ที่ต้องการ > เลือกกำหนดสิทธิตามตำแหน่งหน้าที่ > กรณีถ้าท่านติ๊กเครื่องหมายถูกออกที่ช่องลบ จะไม่สามารถยกเลิกเอกสารได้ ตามภาพประกอบ
7.ประโยชน์ที่ได้รับ
- ผู้ใช้งานสามารถจัดการเอกสารที่ไม่ใช้งานได้อย่างเป็นระบบ
- ลดความผิดพลาดจากการใช้งานเอกสารผิดรายการ
- สามารถตรวจสอบประวัติการยกเลิกย้อนหลังได้
- เพิ่มความปลอดภัยในการควบคุมสิทธิ์การใช้งานระบบ
